เคยเดินเข้าออฟฟิศแล้วเจอปัญหาชวนปวดหัวแบบนี้ไหมคะ ฝ่ายขายยืนยันว่าของในสต็อกมีพร้อมส่ง แต่พอฝ่ายจัดส่งเดินไปดูที่โกดังกลับพบว่าของหมดเกลี้ยง หรือช่วงสิ้นเดือนที่น้องๆ ทีมบัญชีต้องทำโอทีดึกดื่นเพียงเพื่อตามหาบิลที่หายไปและพยายามรวบรวมตัวเลขจากหลายๆ แผนกให้ตรงกัน
หากความวุ่นวายเหล่านี้กลายเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นทุกวันในบริษัท นั่นอาจไม่ใช่เพราะทีมงานทำงานไม่เก่งหรอกค่ะ แต่อาจเป็นเพราะระบบหลังบ้านที่ใช้อยู่กำลังรับภาระหนักเกินไป เมื่อยอดขายเพิ่มขึ้น ข้อมูลมหาศาลก็หลั่งไหลเข้ามา การใช้โปรแกรมตารางคำนวณหรือซอฟต์แวร์ที่แยกส่วนกันมักจะเริ่มรวนและกลายเป็นอุปสรรคที่ทำให้ธุรกิจเติบโตต่อไปได้ยาก
ลองมาสำรวจดูบรรยากาศการทำงานในออฟฟิศกันนะคะว่า ตอนนี้องค์กรของเรากำลังส่งสัญญาณเตือนอะไรอยู่บ้าง และถึงเวลาหรือยังที่เราควรขยับไปใช้ระบบที่ครอบคลุมอย่าง ERP เพื่ออุดรอยรั่วและยกระดับการทำงานให้เป็นมืออาชีพมากขึ้นค่ะ
ทำไมระบบหลังบ้านที่เคยใช้งานได้ดีถึงเริ่มกลายเป็นตัวถ่วง
ในช่วงเริ่มต้นธุรกิจ เอกสารของเราอาจจะมีแค่ไม่กี่ใบ การใช้กระดาษจดหรือใช้โปรแกรมบันทึกข้อมูลทั่วไปก็ถือว่าตอบโจทย์และประหยัดต้นทุนได้ดีเยี่ยม แต่พอธุรกิจเริ่มขยายตัว มีการจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น มีการเพิ่มหมวดหมู่สินค้า หรือเปิดช่องทางการขายใหม่ๆ ความซับซ้อนก็เพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
การที่แต่ละแผนกต่างคนต่างใช้โปรแกรมที่ตัวเองถนัด ทำให้ข้อมูลถูกเก็บแยกกันเป็นเกาะเล็กเกาะน้อย เมื่อถึงเวลาที่ต้องนำข้อมูลมาประกอบร่างกันเพื่อดูภาพรวม จึงเกิดความล่าช้าและเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด ซึ่งสิ่งเหล่านี้แหละค่ะที่ค่อยๆ กัดกินกำไรและลดทอนประสิทธิภาพการทำงานของทุกคนในบริษัทลงไปทีละนิด
เช็กด่วน 7 สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาต้องอัปเกรดมาใช้ระบบ ERP
สัญญาณที่ 1 ข้อมูลแต่ละแผนกไม่ตรงกันแถมต้องคีย์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
ลองสังเกตดูนะคะว่า ข้อมูลลูกค้าหนึ่งคนหรือออเดอร์หนึ่งใบ ต้องถูกนำไปพิมพ์ซ้ำลงในคอมพิวเตอร์กี่รอบ ฝ่ายขายคีย์ข้อมูลเพื่อเปิดบิล ฝ่ายคลังสินค้าคีย์ข้อมูลเพื่อตัดสต็อก ส่วนฝ่ายบัญชีก็ต้องเอาบิลใบเดิมมาคีย์ลงโปรแกรมบัญชีอีกครั้ง การทำงานซ้ำซ้อนแบบนี้นอกจากจะทำให้พนักงานเหนื่อยล้าแล้ว โอกาสที่จะพิมพ์ตัวเลขตกหล่นหรือพิมพ์ผิดก็มีสูงมาก ซึ่งระบบ ERP จะเข้ามาแก้ปัญหานี้ด้วยการให้คีย์ข้อมูลเพียงครั้งเดียว แล้วระบบจะส่งต่อข้อมูลนั้นไปยังทุกแผนกที่เกี่ยวข้องทันทีค่ะ
สัญญาณที่ 2 การปิดงบการเงินล่าช้าเพราะมัวแต่ตามหาเอกสาร
ถ้าทุกๆ สิ้นเดือนคือฝันร้ายของแผนกบัญชีที่ต้องวิ่งวุ่นขอเอกสารจากแผนกต่างๆ กว่าจะรวบรวมครบและตรวจสอบความถูกต้องได้ก็ปาเข้าไปกลางเดือนหน้า นี่คือสัญญาณเตือนที่ชัดเจนมากค่ะ การที่ตัวเลขรายได้และค่าใช้จ่ายไม่ได้ถูกบันทึกแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถรู้สถานะการเงินที่เป็นปัจจุบันได้เลย การเปลี่ยนมาใช้ระบบส่วนกลางจะช่วยให้ทุกการเคลื่อนไหวทางการเงินถูกบันทึกไว้ในที่เดียว ทำให้ปิดงบได้เร็วและแม่นยำขึ้นมากค่ะ
สัญญาณที่ 3 ไม่รู้เลยว่าในโกดังมีสินค้าเหลืออยู่จริงๆ เท่าไร
การจัดการคลังสินค้าเป็นจุดที่สร้างความเสียหายได้มากที่สุดหากไม่มีระบบที่ดี หากเราไม่สามารถตอบได้ทันทีว่าตอนนี้มีสินค้าตัวไหนเหลือเท่าไร สินค้าตัวไหนกำลังจะหมดอายุ หรือยอดในระบบกับของจริงในโกดังไม่เคยตรงกันเลย นั่นแปลว่าเรากำลังเสียโอกาสในการขายและเอาเงินทุนไปจมกับสต็อกที่มากเกินความจำเป็น ระบบ ERP จะช่วยตัดสต็อกทันทีที่มีการขายและแจ้งเตือนเมื่อถึงจุดที่ต้องสั่งซื้อของเพิ่มค่ะ
สัญญาณที่ 4 ใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวเกินไปจนทำงานร่วมกันไม่ได้
บางบริษัทฝ่ายขายใช้โปรแกรมหนึ่ง ฝ่ายผลิตใช้อีกโปรแกรม ส่วนฝ่ายบัญชีก็มีซอฟต์แวร์เฉพาะของตัวเอง พอถึงเวลาที่ต้องนำข้อมูลมาเชื่อมโยงกันกลับทำไม่ได้ ต้องใช้วิธีส่งไฟล์ข้ามไปมา ซึ่งเสี่ยงต่อข้อมูลสูญหายและมีช่องโหว่มากมาย การจ่ายค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์หลายๆ ตัวแยกกันก็อาจจะมีต้นทุนรวมที่แพงกว่าการลงทุนในระบบ ERP ที่รวบรวมทุกฟังก์ชันไว้ในแพลตฟอร์มเดียวเสียอีกค่ะ
สัญญาณที่ 5 พนักงานหมดเวลาไปกับงานแอดมินมากกว่าการสร้างยอดขาย
ลองประเมินดูว่าพนักงานที่มีความสามารถของคุณต้องหมดเวลาในแต่ละวันไปกับการทำเอกสาร กรอกข้อมูล หรือตอบคำถามข้ามแผนกมากแค่ไหน แทนที่ฝ่ายขายจะได้เอาเวลาไปดูแลลูกค้าหรือคิดกลยุทธ์ใหม่ๆ กลับต้องมานั่งทำรายงานส่งผู้บริหาร การมีระบบที่ดีจะช่วยทำงานแอดมินเหล่านี้แทนคน ช่วยดึงศักยภาพที่แท้จริงของพนักงานออกมาใช้ประโยชน์ให้คุ้มค่ากับเงินเดือนที่จ่ายไปค่ะ
สัญญาณที่ 6 ลูกค้าร้องเรียนบ่อยขึ้นเพราะส่งของผิดพลาดหรือล่าช้า
ความผิดพลาดหลังบ้านมักจะสะท้อนออกมาในรูปแบบของความไม่พึงพอใจจากลูกค้าค่ะ หากช่วงนี้บริษัทเริ่มได้รับคำติชมเรื่องการส่งสินค้าผิดรุ่น ส่งของช้ากว่ากำหนด หรือพนักงานขายตอบคำถามเรื่องสถานะการจัดส่งไม่ได้ นั่นเป็นเพราะข้อมูลในบริษัทไม่มีความเชื่อมโยงกัน ระบบ ERP จะช่วยให้ทุกคนเห็นสถานะของงานตั้งแต่รับออเดอร์ไปจนถึงมือลูกค้า ทำให้สามารถติดตามงานและแจ้งข้อมูลที่ถูกต้องให้กับลูกค้าได้อย่างมั่นใจค่ะ
สัญญาณที่ 7 ผู้บริหารตัดสินใจยากเพราะไม่มีรายงานข้อมูลแบบเรียลไทม์
การทำธุรกิจในยุคที่มีการแข่งขันสูง ข้อมูลคืออาวุธที่สำคัญที่สุด หากเจ้าของธุรกิจต้องรอรายงานสรุปยอดขายหรือรายงานต้นทุนนานเป็นสัปดาห์ การตัดสินใจปรับกลยุทธ์ก็จะช้าเกินไป ระบบ ERP สามารถสร้างหน้าปัดข้อมูลที่ประมวลผลให้ดูได้ทันที ผู้บริหารสามารถกดดูยอดขาย รายรับรายจ่าย หรือประสิทธิภาพการผลิตได้จากทุกที่ทุกเวลา ทำให้ตัดสินใจเรื่องสำคัญได้อย่างเฉียบขาดและมีข้อมูลรองรับค่ะ
ภาพรวมการทำงานที่เปลี่ยนไปเมื่อองค์กรมีระบบส่วนกลางที่แข็งแกร่ง
เพื่อให้เห็นภาพความแตกต่างที่ชัดเจนขึ้น ลองมาดูว่าหากเรานำระบบ ERP เข้ามาใช้งาน กระบวนการที่เคยซับซ้อนและยุ่งยากจะถูกจัดการให้เป็นระเบียบได้อย่างไรบ้างนะคะ กระบวนการทำงานที่ไหลลื่นตั้งแต่รับออเดอร์จนถึงส่งมอบ
- ฝ่ายขายเปิดใบสั่งซื้อในระบบ ข้อมูลจะถูกส่งตรงไปที่ฝ่ายคลังสินค้าทันทีโดยไม่ต้องเดินถือเอกสารไปให้
- ระบบทำการจองสินค้าชิ้นนั้นไว้ เพื่อป้องกันไม่ให้ฝ่ายขายคนอื่นมาแย่งขายซ้ำ
- ฝ่ายคลังสินค้าเห็นรายการในระบบ ก็สามารถจัดเตรียมของและกดบันทึกการส่งออกได้เลย สต็อกจะถูกตัดยอดลงอัตโนมัติ
- ข้อมูลต้นทุนขายจะถูกส่งไปยังฝ่ายบัญชี พร้อมกับการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
- เมื่อลูกค้าชำระเงิน ฝ่ายบัญชีกดรับเงินในระบบ ยอดรายได้จะเข้าไปอัปเดตในรายงานกำไรขาดทุนให้ผู้บริหารดูได้ทันที
หากพบว่าบริษัทของคุณมีสัญญาณเตือนว่าถึงเวลาเวลาที่ควรจะเริ่มมองหาและศึกษาเกี่ยวกับโปรแกรม ERP อย่างจริงจังแล้วล่ะค่ะ การเปลี่ยนแปลงระบบหลังบ้านอาจจะดูเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องใช้เวลาในการปรับตัวและต้องมีการวางแผนงานอย่างรัดกุม
แต่ความเหนื่อยล้าในการเริ่มต้นติดตั้งระบบและเรียนรู้การทำงานใหม่ จะถูกชดเชยด้วยผลลัพธ์ที่คุ้มค่ามหาศาลในระยะยาวค่ะ การที่เรามีเครื่องมือที่ช่วยจัดการข้อมูลได้อย่างแม่นยำ จะช่วยคืนเวลาให้กับพนักงาน ลดความกดดันในที่ทำงาน และสร้างรากฐานที่มั่นคงแข็งแรง เพื่อให้ธุรกิจของคุณพร้อมทะยานไปสู่การเติบโตในขั้นต่อไปได้อย่างมั่นใจและยั่งยืนค่ะ
