โปรแกรมบัญชีคืออะไร ?

ปัจจุบันโปรแกรมบัญชีได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญทางการเงินของนักบัญชีและนักธุรกิจ ด้วยระบบการใช้งานที่ครอบคลุมตั้งแต่การซื้อ-ขาย จัดเก็บข้อมูล ประมวลผล ติดตาม ไปจนถึงการออกรายงาน ช่วยลดความยุ่งยากและข้อผิดพลาดในการทำบัญชี ทำให้คุณสามารถจัดการงานบัญชีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ซอฟต์แวร์บัญชี หรือ โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อจัดการและประมวลผลทางบัญชีโดยเฉพาะ ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลทางธุรกรรมต่างๆ เช่น การซื้อ-ขายสินค้า/บริการ รายรับ-รายจ่าย ต้นทุน สินค้าคงคลัง เงินเดือน ภาษี ฯลฯ ข้อมูลที่ได้จะถูกนำไปประมวลผลตามระบบภายในตัวโปรแกรม เช่น ระบบเจ้าหนี้-ลูกหนี้ ระบบบันทึกประจำวัน บัญชีแยกประเภท เป็นต้น

โปรแแกรมบัญชีนั้นมีหลายแบบ อย่าง โปรแกรมบัญชี ERP เป็นโปรแกรมบัญชีที่ครอบคลุมการทำงานของทั้งองค์กร อย่างไรงั้นเหรอ โดยปกติโปรแกรมบัญชีมีการบันทึกข้อมูลธุรกรรมทางบัญชีจากแต่ละฝ่าย แล้วนำข้อมูลเหล่านั้นไปประมวลผล ซึ่งการทำอย่างนี้อาจทำให้เกิดความล่าช้า ความคลาดเคลื่อนของข้อมูลได้ ส่วนโปรแกรม ERP มีการเชื่อมโยงระบบการทำงานกับทุกฝ่ายในองค์กรอยู่แล้ว ทำให้ไม่ต้องรอแต่ละฝ่ายส่งข้อมูลมา ช่วยลดความซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาด พร้อมเพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการจัดการบัญชีอีกด้วย

โปรแกรมบัญชี (ERP Software) มีระบบอะไรบ้าง?

1. ระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM)
ช่วยจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่างๆ ของลูกค้า แล้วนำมาวิเคราะห์แนวทางการทำงาน การตลาด การขาย และการดูแลลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีความรู้สึกดีๆ กับสินค้า/บริการ เพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะกลับมาซื้อซ้ำ
2. ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)
ระบบจะควบคุมทั้งปริมาณและมูลค่าของสินค้า โดยใช้วิธีการบันทึกการเคลื่อนไหวตามหลัก FIFO (First In, First Out) ระบบสินค้าจะเชื่อมโยงการรับสินค้าจากใบรับสินค้า และการตัดสต็อกจากใบส่งของ ที่จะช่วยให้การบริหารจัดการสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าได้อย่างละเอียด
3. ระบบบริหารจัดการการผลิต (Manufacturing Management)
โปรแกรมบัญชี เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาอย่างละเอียดเพื่อรองรับกระบวนการผลิตในหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การกำหนดสูตรการผลิต การจัดการวัสดุตามแผน MRP การกำหนดขั้นตอนและรายละเอียดการผลิต ไปจนถึงการติดตามสถานะการผลิตผ่านระบบ Android และการควบคุมต้นทุนการผลิตแบบเรียลไทม์
4. ระบบบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance)
ระบบงานบัญชีสามารถเชื่อมโยงข้อมูลบัญชี และลงข้อมูลบัญชีแยกประเภทได้อัตโนมัติ เรียกรายงานและออกเอกสารแยกประเภท รายงานกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน งบกระแสเงินสด วิเคราะห์งบการเงิน การปิดงวดปัญชี และอื่นๆ ระบบตรวจสอบความถูกต้องของการลงบัญชี รวมถึงระบบ Pivot Accounting Balance ข้อมูลทุกรายงานสามารถ Export ไปยัง Excel ได้ทั้งหมด
ระบบบริหารการเงินองค์กรที่ทันสมัย ช่วยให้ธุรกิจและองค์กรของคุณสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ด้วยการลดกระบวนการทำงานและใช้ระบบ AI ประมวลผลแบบ Real Time และระบบงานภายนอกผ่านระบบ API ทำให้คุณสามารถดึงข้อมูลทางการเงินได้อย่างครบถ้วน ทั้งการรับ การจ่าย และรองรับการซื้อ-ขายหลากหลายสกุลเงิน
5. ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management)
ระบบบริหารจัดการพนักงานของเรานั้น ได้รับการออกแบบอย่างครบวงจร เพื่อตอบสนองความต้องการของทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเวลาทำงาน การคำนวณเงินเดือน ประกันสังคม และการออกสลิปเงินเดือนอัตโนมัติ
6. ระบบบริหารจัดการโครงการ (Project Management)
ระบบควบคุมงานก่อสร้างอัจฉริยะ ด้วยระบบนี้ คุณจะสามารถจัดการการเงินและงบประมาณของโครงการก่อสร้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควบคุมรายรับ-รายจ่ายได้อย่างละเอียด ติดตามต้นทุนการก่อสร้างแบบเรียลไทม์ ด้วยคุณสมบัติครบครันและการใช้งานที่ใช้ง่าย ระบบนี้จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารโครงการก่อสร้างของคุณ
7. ระบบภาษี (Tax)
สามารถเรียกดูรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย ของกิจการเป็นไปตามข้อกำหนดของสรรพากร และยังสามารถพิมพ์ ภ.ง.ด 3, ภ.ง.ด 53 รวมทั้งหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย และการรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้อีกด้วย
8. ระบบซื้อ-ขายหน้าร้าน
การซื้อ-ขายสินค้าหน้าร้านดด้วยระบบ POS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการขายสินค้า มีการรวบรวมประวัติลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ สามารถคิดเงินการซื้อ-ขายได้อย่างรวดเร็ว หมดห่วง เรื่องการขาย เพราะระบบพร้อมช่วยจำนวยสะดวกทุกขั้นตอนให้กลายเป็นเรื่องง่าย เหมือนมีผู้ช่วยคอยดูแลหน้าร้านให้ตลอดเวลา

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกใช้โปรแกรมบัญชี

การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีไม่ใช่ว่าเป็นโปรแกรมดังหรือยอดนิยมแล้ว จะเหมาะกับคนทุกกลุ่มหรือทุกธุรกิจ ด้วยปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชีอยู่มากมาย ทั้งแบบออนไลน์-ออฟไลน์ โปรแกรมบนคราวน์ โปรแกรม ERP และอื่นๆ ก่อนตัดสินใจคุณควรพิจารณาปัจจัยหลายๆ อย่างก่อน เพื่อให้ได้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจหรือความต้องการของคุณ สิ่งที่นำมาใช้ประกอบการพิจารณามีดังนี้

1. ขนาดและประเภทของธุรกิจ

ธุรกิจมีหลายขนาดตั้งแต่ขนาดเล็ก ไปจนถึงขนาดใหญ่ ทั้งยังมีหลายประเภทไม่ว่าจะธุรกิจซื้อมาขายไป บริการ หรือผลิต โปรแกรมบัญชีสามารถรองรับธุรกิจได้หลายขนาด  แต่งบประมาณที่ใช้ก็สูงตามไปด้วย นอกจากนี้ บางโปรแกรมยังมีฟีเจอร์เฉพาะสำหรับธุรกิจประเภทนั้นๆ จึงควรเลือกให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ 

2. ฟีเจอร์

อย่างแรกควรดูว่าโปรแกรมบัญชีมีฟีเจอร์พื้นฐานหรือไม่ ได้แก่ ระบบบันทึกรายรับ-รายจ่ายประจำวัน ระบบการเงินและการบัญชี ระบบจัดการสินค้าคงคลัง การออกรายงาน ระบบบัญชีเจ้าหนี้-ลูกหนี้ หลังจากนั้นค่อยดูฟีเจอร์เพิ่มเติม

3. งบประมาณ

เลือกโปรแกรมให้เหมาะสมกับงบประมาณและธุรกิจของคุณ ด้วยแต่ละโปรแกรมก็มีราคาต่างกันไปตามฟีเจอร์ที่มีและขนาดธุรกิจที่รองรับ ยิ่งมีความหลากหลายเท่าไหร่ ราคายิ่งสูงขึ้นตามไปด้วย นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม อย่างค่าติดตั้งโปรแกรม ค่าฝึกอบรม ค่าดูแล ค่าธรรมเนียมรายเดือน รายปี เป็นต้น

4. ความง่ายในการใช้งาน

ตรวจสอบหน้าอินเตอร์เฟสของโปรแกรมว่า ง่ายต่อการทำความเข้าใจและการใช้งานหรือไม่ หรือหากยากต่อการใช้งาน อาจมองหาโปรแกรมที่มีบริการดูแล และให้คำปรึกษาฟรี เพื่อสนับสนุนการใช้งานโปรแกรม

5. ความปลอดภัย 

เลือกโปรแกรมที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เข้มงวด เพื่อกันข้อมูลสูญหายหรือถูกขโมย

6. รีวิว อ่านรีวิวจากผู้ใช้จริงเพื่อดูว่าคนส่วนใหญ่คิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับตัวโปรแกรม

7. ทดลองใช้งานฟรี 

หลายโปรแกรมมีบริการทดลองใช้งานฟรี ช่วยให้คุณรู้ได้คร่าวๆ ว่า โปรแกรมใช้งานง่ายหรือไม่ มีระบบอะไรบ้าง ให้ข้อมูลอะไรบ้าง เป็นต้น ทำให้คุณสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

โปรแกรมบัญชี AccCloud เรียนรู้ฟังก์ชันเพิ่มเติม

AccCloud โปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป แบบ ERP ที่มีความสามารถเทียบเท่ากับโปรแกรมบัญชีขนาดใหญ่ เชื่อมโยงระบบการทำงานทุกฝ่ายในองค์กร รองรับธุรกิจหลายขนาด ช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถบริหารจัดการงานได้ครอบคลุม ทั้งการเงินการบัญชี การซื้อ-ขาย การผลิต การจัดการคลังสินค้า การจัดการทรัพยากรบุคคล และอื่นๆ อีกมากมาย ตอบสนองทุกความต้องการ ให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

หากคุณสนใจโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป สามารถปรึกษา หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ acccloud.co.th หรือติดต่อได้ที่ Line: @acccloud