หนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการบริหารเงินสำหรับธุรกิจ คือ การแยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจอย่างชัดเจน ซึ่งช่วยให้จัดการรายรับ-รายจ่ายได้ดี ทำให้เห็นภาพรวมของธุรกิจ รู้ต้นทุนจริง และควบคุมงบประมาณได้แม่นยำ เมื่อแยกบัญชีออกจากกันทั้งค่าใช้จ่ายส่วนตัวและรายรับธุรกิจ ข้อมูลทางการเงินก็จะไม่ปะปนกัน ส่งผลให้ประเมินกำไร-ขาดทุนง่ายขึ้น ช่วยจัดสรรเงินได้อย่างเป็นระบบ และง่ายต่อการส่งข้อมูลบัญชีเพื่อยื่นภาษีด้วย
ขั้นตอนในการแยกบัญชี แบบมืออาชีพ
การแยกบัญชีช่วยให้เห็นรายได้จากธุรกิจชัดเจน และไม่ถูกนำมาใช้กับค่าใช้จ่ายส่วนตัวโดยไม่ตั้งใจ ขั้นตอนในการแบกบัญชีส่วนตัวและบัญชีธุรกิจ สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
1. เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับธุรกิจ
เริ่มจากเปิดบัญชีใหม่โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจ ใช้รับเงินจากยอดขาย และจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีเดียวกันกับรายจ่ายส่วนตัวเพื่อความโปร่งใสในการบริหารเงิน
2. ใช้บัญชีเดิมสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัว
เก็บบัญชีเดิมไว้ใช้จ่ายเฉพาะเรื่องส่วนตัว เช่น ค่าครองชีพ ค่าบ้าน ค่าท่องเที่ยว หรือค่าใช้จ่ายประจำวันอื่น ๆ วิธีนี้ช่วยไม่ให้เงินจากธุรกิจไหลไปสู่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวโดยไม่ตั้งใจ
3. จ่ายเงินส่วนตัวจากธุรกิจให้เป็นระบบ
หากจำเป็นต้องใช้เงินจากธุรกิจ ให้ถอนในรูปแบบเงินเดือนหรือเบี้ยเลี้ยงอย่างสม่ำเสมอ ไม่ควรโอนเงินเข้าออกตามใจ เพื่อให้กระแสเงินมีระเบียบ และง่ายต่อการตรวจสอบในภายหลัง
4. จดบันทึกรายรับรายจ่ายให้ละเอียด
ไม่ว่าจะเป็นเงินเข้าหรือออก ต้องจดบันทึกแยกตามหมวดหมู่ ระบุวันที่ รายการ และจำนวนเงินอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถติดตามได้ว่าเงินแต่ละก้อนมาจากไหนและใช้ไปกับอะไร
5. แยกรายจ่ายให้เป็นหมวดหมู่ชัดเจน
รายจ่ายบางรายการอาจจะแยกประเภทหรือจัดกลุ่มยาก เช่น ค่ารถเดินทางไปพบลูกค้า หรือค่าวัสดุที่อาจใช้ในบ้านและงานธุรกิจ เราควรแยกแต่ละรายการเก็บไว้ต่างหาก พร้อมจดโน้ตเหตุผลประกอบ วิธีนี้จะช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย และไม่ต้องกลัวค่าใช้จ่ายปนกันจนคำนวณต้นทุนไม่ถูก
ประโยชน์ของการแยกบัญชี
การแยกบัญชีทำให้ประเมินสถานะการเงินของธุรกิจได้ชัดเจน ช่วยให้วิเคราะห์กำไรขาดทุน วางแผนลงทุน หรือสำรองเงินฉุกเฉินได้เหมาะสม เมื่อมีข้อมูลทางการเงินแยกกัน ก็จะช่วยให้เตรียมเอกสารยื่นภาษีได้สะดวก และลดความเสี่ยงจากการตรวจสอบย้อนหลัง หรือหากต้องติดต่อกับคู่ค้า นักลงทุน หรือสถาบันการเงิน ธุรกิจที่มีบัญชีเป็นระบบจะสร้างความน่าเชื่อถือมากขึ้นอีกด้วย
เครื่องมือช่วยให้การแยกบัญชีง่ายขึ้น
โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง AccCloud ERP ช่วยให้การจัดการบัญชีเป็นเรื่องง่ายขึ้น เพราะเป็นโปรแกรมบัญชี ERP ที่มีระบบเชื่อมโยง รายรับ รายจ่าย การโอนเงินเข้าบัญชีธุรกิจ และรายการถอนเงินส่วนตัว จึงช่วยให้บันทึกรายการจ่างๆ ได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน ระบบสามารถออกเอกสาร บันทึกรายการ และสร้างรายงานการเงินให้ทันที ช่วยให้ผู้ใช้เห็นภาพกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์ และแยกหมวดหมู่เป็นสัดส่วนได้ชัดเจนโดยไม่ซ้อนปะปนกัน
การแยกบัญชีไม่ใช่เรื่องยุ่งยากหรือเทคนิคขั้นสูงอย่างที่หลายคนกังวล แต่เป็นวินัยทางการเงินพื้นฐาน ที่ช่วยสร้างความมั่นคงให้กับธุรกิจและชีวิตส่วนตัวของเราได้ เพียงเริ่มต้นการทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เท่านี้ก็จะช่วยสร้างพื้นฐานที่ดีในการทำธุรกิจ และช่วยให้เราจัดการชีวิตประจำวันง่ายขึ้นทุกก้าวต่อไปในอนาคต
