ถึงแม้ยอดขายจะดี เงินหมุนเวียนไม่มีปัญหา แต่ทำไมสุดท้ายธุรกิจกลับไม่เหลือเงินสด หรือมีค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่สามารถอธิบายได้ชัดเจน นั่นอาจเป็นเพราะระบบควบคุมภายในทางการเงินของธุรกิจของคุณยังไม่แข็งแรงพอ การมีระบบควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องที่องค์กรขนาดใหญ่ควรมีเท่านั้น แต่ธุรกิจขนาดเล็กเองก็สามารถวางระบบที่เหมาะสมกับตัวเองได้ เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากการทุจริต ความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และช่วยให้เจ้าของกิจการมองเห็นสถานะทางการเงินที่แท้จริงของธุรกิจได้
เหตุผลที่ทุกธุรกิจต้องมีระบบควบคุมภายใน
- ลดความเสี่ยงจากการทุจริต ไม่ว่าจะจากพนักงานภายในหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง
- ตรวจสอบความถูกต้องของธุรกรรม ป้องกันข้อผิดพลาดจากการจดบันทึกไม่ตรงหรือเอกสารไม่ครบ
- สนับสนุนการยื่นภาษีอย่างถูกต้อง เพราะมีเอกสารและรายการบันทึกที่เป็นระบบ
- เพิ่มความโปร่งใสในการบริหารจัดการเงิน ทำให้ผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
- เสริมความน่าเชื่อถือ ทั้งต่อลูกค้า คู่ค้า และธนาคารหากต้องการเครดิตหรือสินเชื่อ
หลักการควบคุมภายในที่นำไปใช้ได้จริง
ระบบควบคุมภายในเปรียบเหมือนกลไกป้องกันไม่ให้ความผิดพลาดเล็กน้อยกลายเป็นปัญหาใหญ่ โดยประโยชน์หลักๆ ที่เห็นได้ชัดมี ดังนี้
การควบคุมภายในไม่ได้มีโครงสร้างซับซ้อน หากเริ่มต้นจากพื้นฐานที่ดี ก็ช่วยให้ธุรกิจปลอดภัยมากขึ้นอย่างชัดเจน เช่น
- แบ่งหน้าที่การทำงานให้ชัดเจน เช่น คนที่เบิกจ่าย ไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้อนุมัติหรือผู้ตรวจสอบ
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล พนักงานแต่ละแผนกควรเข้าถึงข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น
- มีระบบอนุมัติและบันทึกหลักฐานครบถ้วน เช่น ใบเสร็จ, เอกสารอนุมัติ หรือหลักฐานโอนเงิน
- ตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอ เช่น สัปดาห์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง เพื่อหาความผิดปกติ
- ใช้เทคโนโลยีช่วยลดข้อผิดพลาด เช่น โปรแกรมบัญชีที่สามารถเตือนความผิดปกติ หรือป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง
โปรแกรมบัญชีช่วยวางระบบควบคุมภายในได้อย่างไร
การใช้ โปรแกรมบัญชี ช่วยให้การจัดการข้อมูลทางการเงินเป็นระบบ ลดภาระของคน และช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานซ้ำๆ โดยเฉพาะในเรื่องที่ต้องการความแม่นยำ เช่น การอนุมัติใบสั่งซื้อ การเบิกเงิน หรือการสรุปงบการเงิน
ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดจากการใช้โปรแกรมบัญชี
- บันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้แต่ละผู้ใช้งาน ทำให้ข้อมูลไม่ถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
- สร้างรายงานอัตโนมัติ เช่น งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และรายงานลูกหนี้
- แจ้งเตือนรายการผิดปกติ เช่น การเบิกจ่ายเกินวงเงิน หรือการจ่ายเงินซ้ำรายการ
- ปิดช่องโหว่จากระบบเอกสารที่ใช้คนตรวจเองทั้งหมด
ถึงไม่ใช่องค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ก็เริ่มการวางระบบควบคุมภายในได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เงินมาก เพียงแค่เริ่มต้นจากการมี “วินัย” และเลือกใช้ “เครื่องมือ” ที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจ เช่น ตั้งงบประมาณรายเดือนให้แต่ละแผนก หรือใช้ระบบอนุมัติเอกสารภายในก่อนจ่ายจริง การมีการประชุมตรวจสอบรายสัปดาห์โดยดูจากรายงานในโปรแกรมบัญชี ก็ช่วยให้เจ้าของธุรกิจรับรู้สถานะการเงินได้แบบทันเหตุการณ์ และลดปัญหาทางบัญชีที่มักจะตามมาภายหลังแม้จะเป็นธุรกิจเล็ก แต่การควบคุมภายในทางการเงินที่ดีจะช่วยให้ทุกบาททุกสตางค์และถูกใช้อย่างมีวินัยเป็นประจำ ป้องกันความผิดพลาด จะช่วยทำให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จากฐานของข้อมูลที่เชื่อถือได้ และการใช้เครื่องมืออย่าง โปรแกรมบัญชี ร่วมกับการวางระบบที่ชัดเจน ก็ยิ่งช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมั่นใจ ไม่ต้องกลัวความผิดพลาดจากระบบบัญชีอีกต่อไป
