เคยเป็นไหมครับ? ดูรายงานยอดขายแล้วตัวเลขสวยงาม กำไรน่าจะทะลุเป้า แต่พอถึงสิ้นเดือนต้องจ่ายเงินเดือนพนักงานหรือจ่ายค่าของให้ซัพพลายเออร์ กลับเพิ่งมารู้ตัวว่า “เงินในบัญชีมีไม่พอจ่าย” ปัญหาคลาสสิกของคนทำธุรกิจที่เรียกว่า “มีกำไร แต่ไม่มีกระแสเงินสด” ซึ่งสาเหตุหลักมักมาจากการที่เราเห็นตัวเลขช้าเกินไปครับ
ทำไมการรอคูงบการเงินตอนสิ้นเดือนถึงไม่ทันกิน?
กระแสเงินสด (Cash Flow) ก็เหมือนสายป่านของธุรกิจ ปัญหาของบริษัทส่วนใหญ่คือข้อมูลเงินเข้า-ออกมักจะเดินทางช้า ฝ่ายขายส่งของวันนี้ กว่าบัญชีจะตั้งหนี้ กว่าจะเช็คยอดกับธนาคาร ก็ปาเข้าไปสัปดาห์หน้าหรือเดือนถัดไป
การบริหารธุรกิจโดยรอให้นักบัญชีมาสรุปยอดตอนปลายเดือน จึงเหมือนการขับรถแล้วมองแต่กระจกหลัง กว่าผู้บริหารจะรู้ว่าเงินกำลังจะช็อต…บางทีก็เตรียมหาเงินหมุนไม่ทันแล้ว
ระบบบัญชีออนไลน์ช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร?
ถ้าเป็นเมื่อก่อน เราอาจจะต้องทำใจยอมรับข้อจำกัดนี้ แต่เดี๋ยวนี้ระบบ ERP หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง AccCloud ถูกพัฒนาให้ผู้บริหารเห็นความเคลื่อนไหวของเงินได้ทันที (Real-Time) ทันทีที่มีการซื้อขายเกิดขึ้น ฟีเจอร์หลักๆ ที่เข้ามาช่วยเปลี่ยนชีวิตคนทำธุรกิจก็คือ
- Dashboard สรุปตัวเลขแบบเรียลไทม์ เปิดมือถือหรือคอมพิวเตอร์ปุ๊บ เห็นปั๊บเลยว่าตอนนี้มีเงินสดเหลือเท่าไหร่ ลูกหนี้ค้างจ่ายกี่บาท ไม่ต้องโทรไปถามฝ่ายบัญชีให้วุ่นวาย
- เช็คยอดตรงกับธนาคาร (Bank Integration) พอลูกค้าโอนเงินเข้า หรือบริษัทสั่งจ่ายเงินออก ระบบสามารถดึงข้อมูลจากธนาคารมากระทบยอดได้แบบวันต่อวัน ทำให้เงินในระบบบัญชีกับเงินในแบงก์ตรงกันเป๊ะ
- รู้ล่วงหน้าว่าเงินจะขาดมือไหม ระบบสามารถดึงรอบดิวจ่ายเงินของลูกค้าและรอบที่เราต้องจ่ายเจ้าหนี้ มาทำเป็นกราฟคาดการณ์ล่วงหน้า (Forecast) ให้ดูเลยว่า อาทิตย์หน้า หรือเดือนหน้า ช่วงไหนเงินจะตึงมือ จะได้เตรียมตัวทัน
- ตั้งเตือนเมื่อเงินเหลือน้อย สามารถตั้งค่าให้ระบบแจ้งเตือนได้ทันทีที่เงินสดสำรองลดลงถึงจุดที่อันตราย
ประโยชน์ที่เจ้าของธุรกิจจะได้ไปเต็มๆ
เมื่อคุณมีข้อมูลกระแสเงินสดที่แม่นยำและอัปเดตตลอดเวลา สิ่งที่ตามมาคือ
- ตัดสินใจเด็ดขาดขึ้น จะขยายสาขา ซื้อเครื่องจักร หรือจ้างคนเพิ่ม ก็ตัดสินใจได้จาก “เงินที่มีอยู่จริง” ไม่ใช่จากการเดา
- ไม่สะดุดกะทันหัน เห็นสัญญาณเตือนล่วงหน้า ทำให้ไปตามทวงหนี้ลูกค้า หรือไปคุยเรื่องสินเชื่อสำรองได้ทันเวลา
- ต่อรองกับซัพพลายเออร์ได้ดีกว่า ถ้ารู้รอบเงินเข้าชัดเจน เราก็ไปเจรจาขอต่อเวลาจ่ายเงิน หรือขอส่วนลดเงินสดจากคู่ค้าได้ง่ายขึ้น
การปล่อยให้เงินขาดมือบ่อยๆ เป็นเรื่องอันตรายสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต การใช้ระบบบัญชีออนไลน์ที่ได้มาตรฐานอย่าง AccCloud ERP ไม่ใช่แค่ช่วยลดงานเอกสาร แต่คือการติดเรดาร์ให้ผู้บริหารมองเห็นทางข้างหน้าได้ชัดเจนขึ้น
