สำหรับเจ้าของธุรกิจมือใหม่ โดยเฉพาะธุรกิจ SME หรือผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มต้น หนึ่งในข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดคือการ ใช้บัญชีส่วนตัวและบัญชีธุรกิจร่วมกัน ถึงแม้จะดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ในระยะยาว การไม่แยกบัญชีอาจนำไปสู่ปัญหาทางการเงิน การเสียโอกาสลดหย่อนทางภาษี หรือแม้แต่ทำให้ไม่เห็นภาพรวมการเงินของกิจการจริงๆ จนธุรกิจอาจต้องปิดตัวลง เราจะพาไปทำความเข้าใจว่าทำไม “การแยกบัญชี” จึงเป็นสิ่งที่ธุรกิจทุกขนาดไม่ควรมองข้าม พร้อมวิธีจัดการบัญชีแต่ละประเภทให้ถูกต้อง และแนะนำ โปรแกรมบัญชี ที่จะช่วยให้จัดการได้ง่ายขึ้น
ปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อไม่มีการแยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจ
การรวมทุกอย่างไว้ในบัญชีเดียว อาจสะดวกในช่วงแรก แต่ผลเสียที่ตามมานั้นมีมากกว่าที่คิด:
- รายจ่ายส่วนตัวกลืนรายจ่ายธุรกิจ ทำให้ไม่สามารถแยกวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของกิจการได้
- ทำบัญชีและยื่นภาษียาก ไม่สามารถคำนวณต้นทุนหรือกำไรสุทธิได้แม่นยำ อาจจ่ายภาษีมากเกินหรือผิดพลาดจนเสี่ยงโดนตรวจสอบ
- ขาดภาพรวมทางการเงิน มองไม่เห็นกำไรที่แท้จริง หรือเงินสดที่เหลืออยู่ในธุรกิจ
- ส่งผลต่อเครดิตทางธุรกิจ เมื่อขอสินเชื่อจากธนาคารหรือยื่นขอเงินลงทุน นักลงทุนจะไม่สามารถแยกแยะเงินของกิจการออกจากเงินส่วนตัวได้อย่างชัดเจน
เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต รายได้หมุนเข้ามาเรื่อย ๆ การมีระบบจัดการบัญชีที่ชัดเจนจึงสำคัญมากกว่าที่คิด
ประโยชน์ของการแยกบัญชีอย่างชัดเจน
เจ้าของกิจการที่จัดระบบบัญชีแยกเป็นสัดส่วนตั้งแต่เนิ่น ๆ จะได้รับข้อดีหลายประการ เช่น:
1. มองเห็นผลกำไรที่แท้จริง
เมื่อไม่มีรายการส่วนตัวมาปะปนกับธุรกิจ การดูงบการเงินก็จะตรงไปตรงมา ทำให้สามารถวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน และวางแผนธุรกิจได้อย่างแม่นยำ
2. ควบคุมกระแสเงินสดได้ง่ายขึ้น
เงินเข้าออกแต่ละบัญชีสามารถติดตามได้ชัดเจน ไม่สับสนว่ารายการไหนเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจ และรายการไหนเป็นเรื่องส่วนตัว
3. เตรียมยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง
ทั้งภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีเงินได้นิติบุคคล หากมีข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น จะช่วยลดความเสี่ยงในการคำนวณผิดหรือขาดเอกสารสำคัญ
4. เสริมความน่าเชื่อถือทางธุรกิจ
หากต้องติดต่อกับคู่ค้า ธนาคาร หรือผู้ลงทุน การมีข้อมูลการเงินที่เป็นระบบและโปร่งใส ย่อมเพิ่มความมั่นใจให้กับอีกฝ่าย
ประเภทของบัญชีที่ควรแยกในการดำเนินธุรกิจ
เพื่อให้การจัดการการเงินในกิจการมีประสิทธิภาพมากที่สุด ควรแยกบัญชีอย่างน้อย 3 ประเภทดังนี้
1. บัญชีธุรกิจ (บัญชีรายรับ/รายจ่าย)
ใช้สำหรับเก็บรายได้จากยอดขาย และจ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจทั้งหมด เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าแรง ค่าการตลาด หรือค่าขนส่ง
2. บัญชีส่วนตัว
ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวโดยเฉพาะ เช่น ค่าบ้าน ค่าอาหาร ค่าครอบครัว ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ
3. บัญชีสำรองหรือบัญชีเก็บภาษี
แยกเงินสำหรับภาษี เช่น VAT, ภาษีเงินได้นิติบุคคล หรือเงินสำรองเผื่อฉุกเฉิน เพื่อให้ไม่กระทบกระแสเงินสดระหว่างปี
การแยกบัญชีตามลักษณะนี้จะช่วยให้จัดการเงินได้มีระเบียบ ลดโอกาสผิดพลาดในการวางแผนและยื่นภาษี และง่ายต่อการตรวจสอบย้อนหลัง
จัดการบัญชีให้เป็นระบบด้วยโปรแกรมบัญชี
ต่อให้แยกบัญชีชัดเจนแค่ไหน แต่ถ้ายังต้องมานั่งจดเองหรือใช้ โปรแกรม Excel ก็ยังมีโอกาสผิดพลาดอยู่ดี เจ้าของกิจการยุคใหม่จึงควรใช้ โปรแกรมบัญชี เข้ามาช่วยจัดการข้อมูลเหล่านี้
โปรแกรมบัญชีสามารถช่วยธุรกิจได้ ดังนี้
- แยกรายการส่วนตัวและธุรกิจได้อัตโนมัติ
- สร้างรายงานการเงินอย่างเป็นระบบ เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด
- ติดตามรายรับ-รายจ่ายได้เรียลไทม์
- แจ้งเตือนกำหนดชำระเจ้าหนี้ ลูกหนี้ หรือภาษี
- รองรับการยื่นภาษีและจัดทำเอกสารภาษีแบบออนไลน์ได้
การใช้โปรแกรมบัญชีจะช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อน และทำให้คุณใช้เวลาจัดการธุรกิจแทนที่จะต้องเสียเวลาเพราะความผิดพลาดในการจัดเก็บเอกสาร
สรุปได้ว่าทุกธุรกิจควรเริ่มต้นแยกบัญชีตั้งแต่วันนี้ เพื่อธุรกิจที่เติบโตอย่างมั่นคง เพราะไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นธุรกิจเล็ก ๆ หรือมีกิจการที่กำลังขยายตัว การแยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจอย่างมีวินัยคือพื้นฐานสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เพราะจะส่งผลต่อทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นการบริหาร การวางแผนภาษี หรือการเติบโตในอนาคต
หากคุณยังไม่มีระบบจัดการบัญชีที่ดีพอ นี่คือเวลาที่ควรพิจารณาใช้ โปรแกรมบัญชี ที่สามารถช่วยให้ทุกอย่างชัดเจนและแม่นยำมากขึ้น ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกตัวเลขสะท้อนสถานะของธุรกิจที่แท้จริง เพราะธุรกิจที่มีการเงินเป็นระบบ คือธุรกิจที่พร้อมเติบโตอย่างยั่งยืน
