การทำงานบัญชีและการเงินมักจะแยกขาดจากกัน ฝ่ายขายออกบิล ฝ่ายบัญชีบันทึกตั้งหนี้ ส่วนฝ่ายการเงินมีหน้าที่ตีเช็คหรือโอนเงิน แล้วค่อยนำเอกสารกองโตมา “กระทบยอด” (Reconcile) กันในตอนสิ้นเดือน
ความล่าช้า ระหว่างการเกิดธุรกรรมจริงกับการบันทึกบัญชี คือ “หลุมพราง” ขนาดใหญ่ที่ทำให้ผู้บริหารมองไม่เห็นกระแสเงินสดที่แท้จริง (Real Cash Flow) อีกทั้งยังเปิดช่องว่างให้เกิดความผิดพลาดจากคน (Human Error) หรือแม้กระทั่งการทุจริต
แต่ในยุค Digital Transformation เส้นกั้นระหว่าง “ซอฟต์แวร์บัญชี” และ “ธนาคาร” กำลังจางหายไป
AccCloud ERP ได้ก้าวข้ามขีดจำกัดเดิมๆ ด้วยการพัฒนาระบบที่สามารถ เชื่อมโยงธุรกรรมการเงินกับธนาคารชั้นนำของไทย ได้อย่างสมบูรณ์แบบ เปลี่ยนเรื่องปวดหัวของการ รับ-จ่าย ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติที่แม่นยำ รวดเร็ว และตรวจสอบได้แบบ Real-time บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึกว่า AccCloud ทำสิ่งนี้ได้อย่างไร และธุรกิจของคุณจะได้ประโยชน์อะไรจากการเปลี่ยนแปลงนี้
ปัญหาคลาสสิกเมื่อ “บัญชี” กับ “แบงก์” คุยคนละภาษา
ก่อนจะไปดูโซลูชัน เราต้องยอมรับความจริงของปัญหาที่เกิดขึ้นในแผนกบัญชีทุกวันนี้
- เสียเวลา Key ข้อมูลซ้ำซ้อน เมื่อลูกค้าโอนเงินเข้ามา พนักงานต้องเปิดแอพธนาคารดูยอด แล้วกลับมาเปิดโปรแกรมบัญชีเพื่อบันทึกรับชำระและตัดลูกหนี้
- ยอดเงินปริศนา (Unidentified Payment) “ยอด 540 บาทที่โอนเข้ามาเมื่อวาน คือค่าอะไร? ของลูกค้าคนไหน?” ปัญหานี้ทำให้ปิดงบไม่ได้ และเสียเวลาไล่เช็กสลิป
- ความเสี่ยงในการจ่ายเงิน การ Export ไฟล์ Excel เพื่อไปอัปโหลดจ่ายเงินเดือนหรือจ่ายซัพพลายเออร์ หากไม่มีระบบตรวจสอบที่ดี อาจมีการแก้ไขตัวเลขบัญชีปลายทางได้
- กระทบยอดช้าเกินไป กว่าจะรู้ว่าเงินในบัญชีไม่ตรงกับ GL (General Ledger) ก็ปาเข้าไปวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ซึ่งสายเกินแก้
AccCloud จึงถูกออกแบบมาเพื่ออุดรอยรั่วเหล่านี้ ด้วยแนวคิด “Seamless Financial Integration”
AccCloud x Thai Banks เชื่อมต่ออย่างไรให้ไร้รอยต่อ?
AccCloud ERP ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูล (Central Hub) ที่เชื่อมต่อกับระบบ Payment Gateway และ API ของธนาคารชั้นนำในประเทศไทย ทำให้ข้อมูลไหลเวียนหากันได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นการ รับเงิน หรือ จ่ายเงิน
1. ฝั่งรายรับ รับเงินง่าย ตัดลูกหนี้อัตโนมัติ
หมดยุคที่ต้องมานั่งจับคู่สลิปโอนเงินกับใบวางบิล AccCloud ช่วยให้การรับชำระเงินฉลาดขึ้นด้วยเทคโนโลยี QR Payment Integration
- Generate QR Code บนเอกสาร ระบบสามารถสร้าง QR Code (Thai QR Payment) แปะลงบนใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลได้ทันที โดย QR นี้จะผูกข้อมูลไว้แล้วว่าเป็นของลูกค้าคนไหน และชำระสำหรับบิลเลขที่เท่าไหร่
- Auto-Reconcile เมื่อลูกค้าสแกนจ่าย เงินเข้าบัญชีบริษัทปุ๊บ ธนาคารจะส่งสัญญาณ (Callback) กลับมาที่ AccCloud
- Real-time Update AccCloud จะทำการ “บันทึกรับชำระ” และ “ตัดหนี้ (Clear AR)” ให้โดยอัตโนมัติทันที! สถานะบิลจะเปลี่ยนเป็น Paid โดยที่พนักงานบัญชีไม่ต้องกระดิกนิ้วคีย์ข้อมูลแม้แต่ตัวเดียว
ผลลัพธ์ ลดภาระงานธุรการลงได้กว่า 80% และยอดเงินเข้าธนาคารตรงกับบัญชีเป๊ะ 100%
2. ฝั่งรายจ่าย จ่ายเป็นกองทัพ ก็จัดการได้ในคลิกเดียว
สำหรับธุรกิจที่มีรอบการจ่ายเงินจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายค่าสินค้าให้ซัพพลายเออร์หลายร้อยราย หรือการจ่ายเงินเดือนพนักงาน
- เตรียมข้อมูลใน AccCloud ฝ่ายบัญชีตั้งเจ้าหนี้และเตรียมรายการจ่ายในระบบ ERP ตามปกติ
- ส่งข้อมูลตรงเข้าธนาคาร (Direct Integration / Text File Export) AccCloud รองรับรูปแบบไฟล์มาตรฐาน (Standard Format) ของธนาคารชั้นนำ ไม่ว่าจะเป็น KBank, SCB, BBL, Krungsri ฯลฯ
- ความปลอดภัยสองชั้น ลดความเสี่ยงในการกรอกเลขที่บัญชีผิด เพราะข้อมูลถูกดึงมาจาก Master Data ของเจ้าหนี้ในระบบโดยตรง ไม่ได้มาจากการพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
ฟีเจอร์ Bank Reconciliation
หนึ่งในงานที่น่าเบื่อหน่ายที่สุดของนักบัญชีคือการทำ Bank Reconcile หรือการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
ในระบบ AccCloud เรามีฟีเจอร์ที่สามารถ Import Bank Statement จากไฟล์ของธนาคาร เข้ามาเทียบกับรายการในสมุดรายวัน (GL) ได้อย่างชาญฉลาด
- Intelligent Matching ระบบจะช่วยจับคู่รายการที่มี ยอดเงิน และ วันที่ ตรงกันให้โดยอัตโนมัติ
- Exception Handling รายการไหนที่ไม่ตรง หรือเป็นค่าธรรมเนียมธนาคารที่ยังไม่ได้บันทึก ระบบจะแจ้งเตือนให้คุณตรวจสอบและบันทึกเพิ่มเติมได้ทันทีในหน้าจอเดียว
- Daily Closing คุณสามารถกระทบยอดได้เป็น “รายวัน” แทนที่จะรอทำสิ้นเดือน ทำให้ผู้บริหารทราบสถานะการเงินที่แท้จริงได้ทุกเช้า
ความปลอดภัยระดับมาตรฐานสากล
เรื่องเงินๆ ทองๆ ความปลอดภัยคือหัวใจสำคัญ AccCloud ให้ความสำคัญสูงสุดกับเรื่องนี้
- User Permission สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเมนูการเงินแยกจากเมนูบัญชีได้อย่างเด็ดขาด คนทำบัญชีอาจจะแค่ “ตั้งหนี้” ได้ แต่ไม่มีสิทธิ์กด “อนุมัติจ่าย”
- Audit Trail ทุกการเคลื่อนไหว ทุกการแก้ไขตัวเลข หรือการ Export ข้อมูลไปธนาคาร จะถูกบันทึกประวัติ (Log) ไว้ทั้งหมด สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่
- Approved Supplier List ป้องกันการทุจริตด้วยการล็อกเลขที่บัญชีธนาคารของคู่ค้า (Supplier Bank Account) หากมีการเปลี่ยนแปลงเลขที่บัญชี ระบบจะแจ้งเตือนหรือต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อน
ประโยชน์ทางธุรกิจที่คุณจะได้รับ
การเปลี่ยนมาใช้ AccCloud ERP ที่เชื่อมต่อระบบธนาคาร ไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวกสบาย แต่คือกลยุทธ์การบริหารจัดการ
- เห็นกระแสเงินสดชัดเจน ผู้บริหารสามารถดู Dashboard ใน AccCloud และเห็นยอดเงินสดในมือที่ใกล้เคียงความจริงที่สุด เพื่อตัดสินใจลงทุนหรือบริหารสภาพคล่องได้ทันท่วงที
- องค์กรกระชับ ลดจำนวนพนักงานที่ต้องทำงาน Data Entry ซ้ำซ้อน ให้พวกเขามีเวลาไปโฟกัสกับการวิเคราะห์ตัวเลข หรือวางแผนภาษีแทน
- สร้างความน่าเชื่อถือ การจ่ายเงินคู่ค้าตรงเวลา ถูกต้อง และการออกบิลที่มี QR Code มาตรฐาน ช่วยสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัยและเป็นมืออาชีพ
- รองรับการเติบโต ไม่ว่าธุรกรรมจะเพิ่มจาก 100 รายการเป็น 10,000 รายการ ระบบอัตโนมัติของ AccCloud ก็รองรับได้โดยไม่ต้องจ้างคนเพิ่มตามจำนวนงาน
โลกการเงินหมุนเร็วขึ้นทุกวัน การใช้โปรแกรมบัญชีที่ทำได้แค่ “บันทึก” ข้อมูลหลังจากเหตุการณ์ผ่านไปแล้ว อาจไม่เพียงพออีกต่อไป
คำตอบสำหรับธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัว (Agility) เราไม่ได้เป็นแค่โปรแกรมบัญชี แต่เราคือ Platform ที่เชื่อมโยง Ecosystem ทางการเงินเข้าไว้ด้วยกัน รองรับการทำงานร่วมกับธนาคารชั้นนำของไทย เพื่อให้ทุกการ รับ-จ่าย ของคุณ เป็นเรื่องง่าย ตรวจสอบได้ และปลอดภัยที่สุด ถึงเวลาหรือยังครับ? ที่จะปลดล็อกศักยภาพทีมบัญชีการเงินของคุณ ให้ก้าวข้ามงานเอกสารแบบเดิมๆ สู่การบริหารจัดการแบบ Real-time อย่างแท้จริง
