เคยเจอปัญหาเหล่านี้ไหมครับ? งานด่วนรอเซ็นแต่เจ้านายไม่อยู่, เอกสารขอซื้อ (PR) หายไปในกองกระดาษบนโต๊ะผู้จัดการ, หรือฝ่ายขายต้องรอลายเซ็นอนุมัติราคาพิเศษนานหลายวันจนลูกค้าหนีไปซื้อเจ้าอื่น ธุรกิจที่ความเร็วคือความได้เปรียบ “กระบวนการอนุมัติ (Workflow)” คือหัวใจสำคัญที่กำหนดว่าธุรกิจของคุณต้องอัพเดทอยู่ตลอดเวลา
AccCloud ERP เข้าใจดีว่าการควบคุมภายใน (Internal Control) ต้องมาคู่กับความรวดเร็ว เราจึงพัฒนาระบบ Intelligent Workflow ที่ช่วยให้คุณออกแบบเส้นทางการอนุมัติเอกสารได้ดั่งใจ เปลี่ยนขั้นตอนที่ยุ่งยากให้เป็นระบบดิจิทัลที่ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา
1. บอกลา “กองเอกสาร” สู่อิสระแห่งการทำงานบน Cloud
หมดยุคที่ผู้บริหารต้องเข้าออฟฟิศเพื่อมานั่งเซ็นเอกสารตั้งๆ อีกต่อไป ด้วยความเป็น 100% Cloud ERP ของ AccCloud ทำให้ระบบ Workflow ของเราทำงานได้แบบ Real-time บนทุกอุปกรณ์
- Anywhere, Anytime ไม่ว่าคุณจะดูงานอยู่ต่างประเทศ ประชุมอยู่นอกสถานที่ หรือ Work from Home คุณก็สามารถได้รับแจ้งเตือนและกดอนุมัติเอกสารผ่าน Tablet หรือ Smartphone ได้ทันที
- No More Lost Papers ตัดปัญหาเอกสารสูญหายระหว่างทาง หรือการเดินเอกสารที่ล่าช้า ทุกอย่างส่งตรงถึงผู้มีอำนาจอนุมัติในวินาทีเดียว
2. กำหนดเงื่อนไขซับซ้อนได้ดั่งใจ (Customizable Logic)
ธุรกิจแต่ละแห่งมีโครงสร้างอำนาจไม่เหมือนกัน AccCloud จึงไม่ได้ให้แค่ระบบอนุมัติชั้นเดียว (Single Layer) แต่เราให้คุณกำหนดเงื่อนไข (Logic) ได้ลึกซึ้งตามความเสี่ยงและวงเงิน
- อนุมัติตามวงเงิน (Amount-based)
- ซื้อของไม่เกิน 5,000 บาท > หัวหน้าแผนกอนุมัติจบ
- ซื้อของเกิน 100,000 บาท > ต้องผ่าน ผู้จัดการฝ่ายการเงิน และ MD
- อนุมัติตามประเภทรายการ แยกสายการอนุมัติสำหรับ “การสั่งซื้อวัตถุดิบ” กับ “การเบิกค่าใช้จ่ายทั่วไป” ออกจากกัน เพื่อให้คนอนุมัติเป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นจริงๆ
- Sequential Approval กำหนดลำดับก่อน-หลังได้ชัดเจน (ต้องผ่าน A ก่อน ถึงจะไปหา B)
3. ความโปร่งใสที่คุณตรวจสอบได้ (Audit Trail & Transparency)
ความเร็วต้องมาพร้อมความปลอดภัย ระบบ Workflow ของ AccCloud ช่วยสร้างระบบการควบคุมภายในที่เข้มแข็ง
- Digital Footprint ทุกการกดอนุมัติ, การตีกลับ (Reject), หรือการแก้ไขเอกสาร จะถูกบันทึกไว้หมดว่า “ใครทำ เวลาไหน” (Who & When)
- Reason for Rejection หากไม่อนุมัติ ผู้บริหารสามารถระบุเหตุผลลงในระบบได้ทันที เพื่อให้พนักงานแก้ไขได้ตรงจุด โดยไม่ต้องโทรตามถามให้วุ่นวาย
- Lock After Approval เมื่อเอกสารถูกอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว ระบบจะล็อก (Lock) ข้อมูลสำคัญทันที ป้องกันการแอบแก้ไขตัวเลขภายหลัง
4. เชื่อมต่อทุกแผนกเป็นหนึ่งเดียว
Workflow ใน AccCloud ไม่ได้แยกส่วน แต่เชื่อมโยงทั้งระบบ ERP
- Sales to Warehouse ทันทีที่ผู้บริหารอนุมัติใบสั่งขาย (Sale Order) ระบบสามารถส่งข้อมูลไปจองสินค้าในสต็อกทันที
- Purchase to Finance เมื่อใบขอซื้อ (PR) ผ่านการอนุมัติ สามารถแปลงเป็นใบสั่งซื้อ (PO) ส่งให้บัญชีตั้งเจ้าหนี้ต่อได้เลยโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่
ระบบอนุมัติเอกสารใน AccCloud ที่คุณควรรู้
1. Multi-Channel Approval อนุมัติง่าย ผ่าน 3 ช่องทางหลัก
เพื่อตอบโจทย์วิถีการทำงานแบบ Hybrid Work ที่ผู้บริหารไม่ได้นั่งติดโต๊ะตลอดเวลา AccCloud อำนวยความสะดวกให้ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบและตัดสินใจได้ทันทีผ่านช่องทางที่สะดวกที่สุด
- อนุมัติผ่าน LINE OA
- ระบบจะส่งแจ้งเตือน (Notification) ไปยัง LINE ส่วนตัวของผู้บริหารทันทีที่มีเอกสารรออนุมัติ
- สามารถกดดูรายละเอียดเบื้องต้นและกด “Approve” หรือ “Reject” ได้ทันทีผ่านหน้าแชท สะดวก รวดเร็ว เหมือนคุยกับเลขาฯ ส่วนตัว
- อนุมัติผ่าน Email
- เหมาะสำหรับการตรวจสอบที่เป็นทางการ ระบบจะส่งลิงก์เอกสารไปทางอีเมล ผู้บริหารสามารถคลิกเพื่อเข้าไปดูรายละเอียดฉบับเต็มและกดอนุมัติได้
- อนุมัติผ่าน Web Browser (AccCloud System)
- ช่องทางหลักสำหรับการบริหารจัดการ สามารถดู Dashboard ภาพรวมว่ามีเอกสารค้างอนุมัติกี่ใบ ดูประวัติย้อนหลัง และดูไฟล์แนบต่างๆ ได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ที่สุด
2. Unlimited Flexibility ออกแบบ Workflow ได้ตามใจคุณ
ไม่มีสองธุรกิจไหนที่เหมือนกัน AccCloud จึงเปิดกว้างให้คุณ “วาดผังการอนุมัติ” ให้ตรงกับโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ของคุณ ไม่ว่าจะซับซ้อนแค่ไหน ระบบก็รองรับได้
A. การอนุมัติขั้นบันได สร้างลำดับการตรวจสอบเป็นชั้นๆ เพื่อความรอบคอบ
- ตัวอย่าง: พนักงานจัดซื้อเปิดใบขอซื้อ (PR) > ส่งต่อให้ หัวหน้าแผนก ตรวจสอบ > ส่งต่อให้ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ อนุมัติ > ส่งต่อให้ ฝ่ายบัญชี รับทราบ (Flow จะวิ่งไปตามลำดับ A > B > C หากคนก่อนหน้าไม่อนุมัติ เอกสารจะไม่ไปถึงคนถัดไป)
B. การอนุมัติตามวงเงิน ควบคุมความเสี่ยงด้านการเงิน โดยกำหนดสิทธิ์ตามมูลค่าเอกสาร
- ยอดไม่เกิน 10,000 บาท: หัวหน้าแผนกอนุมัติจบได้เลย (เพื่อความรวดเร็ว)
- ยอด 10,001 – 100,000 บาท: ต้องผ่านลายเซ็นผู้จัดการฝ่าย
- ยอดเกิน 100,000 บาท: ระบบจะส่งเรื่องตรงไปถึง MD หรือ CEO โดยอัตโนมัติ
C. การอนุมัติตามแผนกหรือโครงการ (Department/Project Based) เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขา หรือธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง
- แยกตามไซต์งาน: ใบขอซื้อวัสดุของ “โครงการ A” จะวิ่งไปหา “Project Manager A” เท่านั้น ส่วนของ “โครงการ B” ก็จะวิ่งไปหา “Project Manager B” ไม่ปะปนกัน
- แยกตาม Cost Center: ค่าใช้จ่ายฝ่ายการตลาด วิ่งหาผู้จัดการฝ่ายการตลาด, ค่าใช้จ่ายฝ่ายผลิต วิ่งหาผู้จัดการโรงงาน
3. Smart Features ที่ช่วยให้งานง่ายขึ้น
นอกเหนือจากโครงสร้างพื้นฐาน AccCloud ยังใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ
- การแจ้งเตือนเมื่อถูกตีกลับ หากเอกสารไม่ผ่าน ระบบจะแจ้งเตือนกลับไปยังคนทำเอกสารทันที พร้อมเหตุผล (Comment) ว่าต้องแก้ไขจุดไหน
- ระบบตัวแทน หากผู้มีอำนาจลางานหรือไปต่างประเทศ สามารถตั้งค่าโอนสิทธิ์การอนุมัติให้ผู้อื่นทำแทนได้ชั่วคราว เพื่อไม่ให้งานสะดุด
- Digital Signature เมื่อกดอนุมัติแล้ว ระบบสามารถแปะลายเซ็นดิจิทัลลงในเอกสาร PDF ให้อัตโนมัติ พร้อมพิมพ์หรือส่งต่อคู่ค้าได้เลย
ระบบ Workflow ของ AccCloud ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมืออำนวยความสะดวก แต่คือ “กุญแจสำคัญ” ที่ช่วยให้เจ้าของกิจการวางใจได้ว่า ทุกเม็ดเงินที่จ่ายออกไป ได้ผ่านการตรวจสอบอย่างถูกต้องตามระเบียบที่วางไว้ โดยไม่สูญเสียความรวดเร็วในการแข่งขันทางธุรกิจ
