หลายองค์กรตัดสินใจเปลี่ยนผ่านจากระบบกระดาษหรือ Excel มาใช้ โปรแกรมบัญชี แบบเต็มรูปแบบ ด้วยความหวังที่ว่าระบบอัตโนมัติจะช่วยสร้างงบการเงินให้เสร็จสิ้นได้เพียงแค่คลิกเดียว แต่ความเป็นจริง เมื่อถึงช่วงสิ้นเดือนหรือสิ้นปี นักบัญชีก็ยังคงต้องทำงานล่วงเวลา และผู้บริหารก็ยังคงได้เห็นรายงานกำไรขาดทุนล่าช้าไปหลายสัปดาห์อยู่ดีค่ะ คำถามคือ เทคโนโลยีไม่ได้ผล หรือเรากำลังใช้งานมันผิดวิธีกันแน่?
สัญญาณที่บอกว่าคุณกำลังใช้ระบบเทคโนโลยีแบบผิดวิธี
ถ้าลองเปิดดูในระบบแล้วพบว่า ยอดขายของสัปดาห์แรกเพิ่งจะถูกคีย์เข้าระบบในสัปดาห์สุดท้ายของเดือน หรือข้อมูลหนี้สินของ Supplier ยังต้องมานั่งพิมพ์ใส่กระดาษก่อนแล้วค่อยคีย์เข้าระบบอีกที สิ่งเหล่านี้คือสัญญาณเตือนที่ชัดเจนมากค่ะว่า องค์กรของคุณกำลังใช้โปรแกรมที่มีความสามารถสูงมาทำหน้าที่เป็นเพียงแค่สมุดจดบันทึกดิจิทัลธรรมดาๆ เท่านั้นเอง
ความเข้าใจผิดว่าคอมพิวเตอร์จะทำงานแทนคนได้ทั้งหมด
ระบบหลังบ้านสามารถคำนวณตัวเลขและออกรายงานที่ซับซ้อนให้เราได้ในเสี้ยววินาทีก็จริงค่ะ แต่ระบบไม่สามารถเดินไปทวงบิลเงินสดจากพนักงานขาย ไม่สามารถเช็กได้ว่าสต็อกสินค้าที่วางอยู่ในโกดังจริงตรงกับที่คีย์ไว้ไหม หากคนควบคุมระบบยังไม่ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงาน ตัวโปรแกรมก็จะไม่สามารถดึงศักยภาพที่แท้จริงออกมา
ต้นตอที่แท้จริงของปัญหาข้อมูลตกหล่นในการทำบัญชี
ความล่าช้าในการทำงบการเงินเกือบทั้งหมด มักจะเกิดจากขั้นตอนก่อนที่ข้อมูลจะเดินทางมาถึงมือแผนกบัญชีค่ะ เมื่อแผนกจัดซื้อ แผนกคลังสินค้า และแผนกขาย ทำงานแยกกันโดยไม่มีกติกาที่เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ฝ่ายบัญชีก็ต้องรับบทเป็นผู้รับเคราะห์ที่ต้องคอยตามและคอยแก้ไขข้อมูลที่คลาดเคลื่อนตอนสิ้นเดือนอยู่เสมอ
ความเสียหายเมื่อข้อมูลบัญชีไม่สามารถนำมาใช้บริหารได้ทันเวลา
การที่ผู้บริหารต้องรอรายงานสรุปตัวเลขกำไรขาดทุนนานเกินไป ส่งผลเสียต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมากค่ะ ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงแบบนี้ การรู้ตัวเลขช้าไปเพียงสองสัปดาห์ อาจทำให้เราประเมินกระแสเงินสดผิดพลาด สั่งซื้อสินค้ามาตุนไว้มากเกินไปจนเงินจม หรือไม่สามารถปรับลดงบโฆษณาในช่องทางที่ทำยอดขายได้ไม่คุ้มทุนได้ทันเวลา
5 เหตุผลสำคัญที่ทำให้การปิดงบล่าช้าแม้จะมีระบบช่วย
1. พฤติกรรมการดองเอกสารแล้วนำมาคีย์รวมกันช่วงสิ้นเดือน
พนักงานหลายคนมักจะคุ้นชินกับการเก็บรวมบิลใบเสร็จ ค่าเดินทาง ค่าใช้จ่ายต่างๆ ใส่ลิ้นชักไว้ แล้วค่อยนำมาส่งให้ฝ่ายบัญชีทีเดียวในสัปดาห์สุดท้ายของเดือน แทนที่นักบัญชีจะได้ทยอยตรวจความถูกต้องและบันทึกข้อมูลในแต่ละวันอย่างผ่อนคลาย กลับต้องมาเผชิญหน้ากับกองกระดาษมหาศาลในเวลาจำกัด ทำให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานและปิดงบไม่ทันตามกำหนดค่ะ
2. ข้อมูลคลังสินค้าไม่เชื่อมโยงกับระบบฝั่งบัญชี
ปัญหาบ่อยครั้งเกิดจากการที่ฝ่ายโกดังใช้โปรแกรมจัดการสต็อก ฝ่ายบัญชีใช้ โปรแกรมบัญชี โปรแกรมแยกกันโดยสิ้นเชิง พอถึงสิ้นเดือนก็ต้องส่งไฟล์เอกสารมาเทียบยอดกัน ซึ่งส่วนใหญ่มักจะไม่ตรงกันเพราะมีการรับของหรือเบิกของออกไปแล้วลืมคีย์ข้อมูลในระบบใดระบบหนึ่ง ฝ่ายบัญชีจึงต้องเสียเวลาหลายวันในการไล่ตรวจบิลเข้าออกย้อนหลังทีละใบเพื่อหาจุดต่าง
3. ขั้นตอนการกระทบยอดธนาคารที่ยังใช้ระบบแบบเดิม
แม้โปรแกรมบัญชีจะดีแค่ไหน แต่ถ้าพนักงานยังต้องมานั่งเปิด Statement ธนาคารในกระดาษ แล้วต้องคอยไล่เช็กตัวเลขทีละบรรทัดเพื่อจับคู่กับบิลในคอมพิวเตอร์ งานนี้ก็ยังคงกินเวลาหลายชั่วโมงต่อเดือน ยิ่งบริษัทไหนมีรายการโอนเงินเข้าออกหลายรายการต่อวัน ขั้นตอนนี้จะเป็นจุดที่ดึงเวลาการปิดงบไปมากที่สุดค่ะ
4. การตั้งค่าเริ่มต้นและการผูกรหัสบัญชีที่ไม่ถูกต้อง
ในช่วงที่เริ่มติดตั้งระบบครั้งแรก หากไม่มีการวางโครงสร้างผูกรหัสบัญชีและรหัสภาษีอย่างละเอียดและถูกต้อง เวลาที่พนักงานคีย์เอกสารเข้าไป ระบบก็จะประมวลผลแยกหมวดหมู่ผิดพลาด พอสิ้นเดือนฝ่ายบัญชีเปิดรายงานดูแล้วพบว่าตัวเลขแปลกๆ ก็ต้องมานั่งเสียเวลาค้นหาและทำรายการปรับปรุงบัญชีใหม่ทั้งหมด
5. การทำงานแบบต่างคนต่างทำและขาดกติการ่วมกัน
หากฝ่ายขายเปิดใบกำกับภาษีแล้วไม่เคยสนใจว่าเงินเข้าหรือยัง หรือฝ่ายจัดซื้อรับของเข้าคลังแล้วดองใบส่งของไว้ที่โต๊ะไม่ยอมส่งให้บัญชี ข้อมูลทางการเงินในระบบก็จะขาดความต่อเนื่อง ฝ่ายบัญชีไม่สามารถปิดงวดได้เพราะข้อมูลต้นทุนหรือรายได้ยังมาไม่ครบ การขาดวินัยการทำงานร่วมกันของทุกแผนกจึงเป็นอุปสรรคชิ้นใหญ่ที่ทำให้ระบบล้มเหลว
ต้นเหตุความล่าช้าของการทำบัญชี
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ระบบไม่มีประสิทธิภาพ แต่เป็นเพราะ “กระบวนการไหลเวียนของข้อมูล” ในองค์กรยังมีความเป็น Manual และขาดการประสานงานที่ดีพอ การมี โปรแกรมบัญชี จึงช่วยได้แค่ครึ่งเดียว ส่วนอีกครึ่งหนึ่งที่เหลือคือการปรับพฤติกรรมของคนในองค์กรให้ทำงานบนมาตรฐานเดียวกันค่ะ
แนวทางแก้ไขที่ช่วยให้ระบบทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
หากต้องการเปลี่ยนให้การปิดงวดบัญชีทำได้รวดเร็วขึ้น เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องตั้งกฎและเปลี่ยนแนวคิดการทำงานจากระบบ “ทำทีเดียวตอนสิ้นเดือน” ให้กลายเป็นระบบ “ทำทันทีเมื่อเกิดรายการ” ค่ะ เช่น การกำหนดให้พนักงานต้องอัปโหลดรูปใบเสร็จค่าใช้จ่ายเข้าระบบภายใน 24 ชั่วโมงหลังเกิดรายการ หรือตั้งกติกาให้ฝ่ายโกดังต้องคีย์รับสินค้าทันทีที่รถขนส่งมาส่งของ การกระจายงานบันทึกข้อมูลให้จบที่หน้างานของแต่ละแผนก
การเปลี่ยนเป็นระบบการทำงานแบบเรียลไทม์
ปัจจุบัน เทคโนโลยีได้พัฒนาไปไกลมาก หาก โปรแกรมบัญชี ที่คุณใช้อยู่ยังคงแยกส่วนและทำให้ทำงานช้า การขยับขยายไปสู่ ระบบบัญชีออนไลน์ ที่มีความสามารถสูง หรือระบบ ERP ที่เชื่อมโยงข้อมูลทุกภาคส่วน ตั้งแต่งานขาย งานจัดซื้อ งานคลังสินค้า ไปจนถึงงานบัญชีให้ทำงานอยู่บนฐานข้อมูลเดียวกัน ก็เป็นทางเลือกที่คุ้มค่ามากค่ะ ทันทีที่ฝ่ายขายปิดยอด สต็อกจะตัดอัตโนมัติ และระบบจะวิ่งไปบันทึกบัญชีให้ทันทีโดยไม่มีใครต้องคีย์ซ้ำ
เมื่อเราสามารถจัดระเบียบข้อมูลและปรับกระบวนการทำงานจนสามารถปิดงบได้อย่างรวดเร็ว สิ่งที่บริษัทจะได้กลับมาไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกสบายของพนักงานนะคะ แต่มันคือ “ความได้เปรียบทางธุรกิจ” คนเป็นเจ้าของจะสามารถเปิดดูรายงานกำไรขาดทุนที่สะท้อนสถานการณ์จริงของบริษัทได้ตลอดเวลา ทำให้กล้าตัดสินใจเดินเกมการตลาดได้อย่างแม่นยำ วางแผนภาษีล่วงหน้าได้อย่างปลอดภัย และพาธุรกิจเติบโตไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงบนฐานของข้อมูลที่ถูกต้องและน่าเชื่อถืออย่างแท้จริงค่ะ
