เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตขึ้น สิ่งที่มักจะเพิ่มตามมาเป็นเงาตามตัวคือ “กองเอกสาร” ค่ะ ตั้งแต่ใบเสนอราคาของทีมเซลส์ ใบเบิกสินค้าจากคลัง ไปจนถึงใบวางบิลและใบเสร็จรับเงินของแผนกบัญชี การทำงานแบบดั้งเดิมที่ต้องส่งต่อกระดาษกันไปมา นอกจากจะทำให้สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บแล้ว ยังเสี่ยงต่อการที่ข้อมูลจะตกหล่นหรือสูญหายระหว่างทางด้วยค่ะ
การทำงานที่ต้องพึ่งพากระดาษเป็นหลักนอกจากจะทำให้กระบวนการต่างๆ ล่าช้าแล้ว ยังเป็นตัวการสำคัญที่ทำให้เกิดความผิดพลาดในการคำนวณตัวเลขและทำให้ข้อมูลสูญหายได้ง่ายมาก ในยุคที่ธุรกิจต้องแข่งขันกันด้วยความเร็วและความแม่นยำ การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารจัดการจึงเป็นทางออกที่ตอบโจทย์ที่สุด
ต้นทุนแฝงจากการใช้กระดาษในองค์กร
หลายคนอาจจะคิดว่ากระดาษหนึ่งรีมราคาไม่กี่ร้อยบาท การสั่งปริ้นต์เอกสารออกมาเก็บไว้คงไม่ได้ทำให้บริษัทเสียต้นทุนอะไรมากมาย แต่ในความเป็นจริงแล้ว ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่เบื้องหลังกระดาษเหล่านั้นมีมูลค่ามหาศาลกว่าที่เราคิดไว้มากค่ะ
พื้นที่จัดเก็บที่เสียไปกับแฟ้มและตู้เก็บเอกสาร
ลองคำนวณค่าเช่าพื้นที่ออฟฟิศในแต่ละเดือนดูนะคะ ถ้าเราต้องเสียพื้นที่มุมหนึ่งของออฟฟิศไปกับการวางตู้เหล็กเก็บแฟ้มเอกสารที่นับวันยิ่งเพิ่มจำนวนขึ้นเรื่อยๆ แทนที่จะนำพื้นที่ตรงนั้นไปทำเป็นมุมพักผ่อนให้พนักงาน หรือใช้ตั้งโต๊ะทำงานเพื่อขยายทีม การต้องมาเสียค่าเช่าที่ให้กับกองกระดาษที่แทบจะไม่ได้เปิดดู ถือเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่คุ้มค่าเอาเสียเลย
ความล่าช้าเมื่อพนักงานต้องหาข้อมูลย้อนหลัง
เวลาที่ผู้บริหารหรือลูกค้าต้องการดูข้อมูลย้อนหลัง หากระบบของบริษัทยังเป็นกระดาษ พนักงานก็ต้องเดินไปเปิดตู้ ค้นหาแฟ้มของเดือนนั้นๆ แล้วค่อยๆ เปิดหาทีละหน้า การเสียเวลาไปกับขั้นตอนเหล่านี้ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลงอย่างมาก แทนที่จะเอาเวลาไปคิดพัฒนางานส่วนอื่น กลับต้องมานั่งเป็นบรรณารักษ์เฝ้ากองเอกสาร
เอกสารชำรุดและสูญหายมักนำไปสู่ปัญหาทางการเงิน
กระดาษเป็นวัสดุที่เสื่อมสภาพได้ง่ายค่ะ บางครั้งโดนน้ำหกใส่ หมึกซีดจางจนอ่านตัวเลขไม่ออก หรือที่แย่กว่านั้นคือการปลิวหายไประหว่างที่เดินส่งข้ามแผนก หากเอกสารที่หายไปเป็นใบกำกับภาษีซื้อหรือบิลค่าใช้จ่ายสำคัญ ฝ่ายบัญชีก็ไม่สามารถนำมาบันทึกเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ เท่ากับว่าองค์กรต้องเสียเงินจ่ายภาษีเพิ่มขึ้นเพียงเพราะกระดาษแผ่นเดียวหายไป
ความเสี่ยงในการรักษาความลับของข้อมูลบริษัท
ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลลูกค้าถือเป็นความลับสุดยอดของธุรกิจ การปริ้นต์ข้อมูลเหล่านี้ลงบนกระดาษแล้ววางไว้บนโต๊ะ หรือทิ้งไว้ที่เครื่องปริ้นเตอร์ส่วนกลาง ทำให้ใครก็สามารถเดินมาหยิบอ่านหรือนำไปคัดลอกได้ง่ายมาก การควบคุมความปลอดภัยของข้อมูลในรูปแบบกระดาษจึงเป็นเรื่องที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยค่ะ
ระบบ ERP เข้ามาพลิกโฉมการจัดการเอกสารได้อย่างไร
การนำโปรแกรมบัญชีและระบบ ERP เข้ามาใช้งานจึงเป็นการตัดไฟตั้งแต่ต้นลม ซอฟต์แวร์เหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อรวมทุกกระบวนการทำงานของบริษัทเข้าไปไว้ในโลกดิจิทัล ทำให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ตรงกันได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษเป็นสื่อกลางอีกต่อไป
การดึงข้อมูลให้เชื่อมโยงกันทุกแผนกด้วย โปรแกรม ERP
ความสามารถของระบบ ERP คือการที่มันเป็นฐานข้อมูลส่วนกลางขนาดใหญ่ เมื่อฝ่ายขายรับออเดอร์จากลูกค้าแล้วคีย์ข้อมูลเข้าระบบ ข้อมูลนั้นจะวิ่งตรงไปที่หน้าจอของฝ่ายคลังสินค้าเพื่อให้เตรียมของทันที และวิ่งไปที่หน้าจอของฝ่ายบัญชีเพื่อเตรียมเปิดบิลเก็บเงิน กระบวนการทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในเสี้ยววินาทีโดยไม่ต้องมีใครสั่งปริ้นต์กระดาษแล้วเดินถือไปวางที่โต๊ะของอีกแผนกเลยค่ะ
เปลี่ยนบิลเงินสดและใบเสร็จให้เป็นไฟล์
สำหรับพนักงานที่ต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ การเก็บสะสมบิลค่าใช้จ่ายแล้วนำมาเบิกตอนสิ้นเดือนมักจะทำให้เอกสารสูญหาย โปรแกรม ERP สามารถใช้มือถือถ่ายรูปใบเสร็จ แล้วอัปโหลดข้อมูลเข้าระบบเพื่อตั้งเรื่องเบิกเงินได้ทันที ฝ่ายบัญชีก็สามารถเห็นรูปภาพใบเสร็จนั้นได้จากหน้าจอคอมพิวเตอร์และตรวจสอบได้รวดเร็วขึ้น
การอนุมัติเอกสารออนไลน์ผ่านมือถือ
การทำงานแบบเดิม เมื่อมีการขอซื้อสินค้าหรือขอส่วนลดให้ลูกค้า พนักงานต้องปริ้นต์เอกสารออกมาแล้วนำไปวางใส่แฟ้มรอให้ผู้บริหารเซ็นอนุมัติ ซึ่งถ้าผู้บริหารไม่อยู่ออฟฟิศ งานทุกอย่างก็จะต้องหยุดชะงัก ระบบ ERP เข้ามาแก้ปัญหานี้ด้วยระบบการอนุมัติออนไลน์ ผู้บริหารสามารถเปิดดูรายละเอียดและกดอนุมัติผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือได้ทันทีไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนบนโลก ช่วยให้งานเดินหน้าต่อได้ไม่สะดุด
ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จบครบในระบบเดียว
หมดยุคของการที่ต้องปริ้นต์ใบกำกับภาษีใส่กระดาษแล้วใส่ซองจดหมายส่งไปรษณีย์ไปให้ลูกค้าแล้วค่ะ โปรแกรมบัญชี จะรองรับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อรับชำระเงินเรียบร้อย ระบบสามารถสร้างไฟล์เอกสารที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลและส่งอีเมลหาลูกค้าได้โดยตรง ช่วยลดทั้งค่ากระดาษ ค่าแสตมป์ และลดเวลาทำงานได้อย่างดี
ขั้นตอนการทำงานเมื่อมีระบบ ERP จัดการเอกสาร
ลำดับการทำงานที่เทคโนโลยีสามารถจัดการให้จบได้โดยไม่ต้องพึ่งพากระดาษเลยสักแผ่น
- ลูกค้าคอนเฟิร์มออเดอร์ ฝ่ายขายคีย์ข้อมูลในระบบ ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อแบบดิจิทัลให้อัตโนมัติ
- ระบบส่งแจ้งเตือนไปที่หน้าจอของฝ่ายคลังสินค้า เพื่อให้พนักงานเดินหยิบของและจัดเตรียมสินค้าตามข้อมูลที่เห็น
- เมื่อฝ่ายคลังสินค้ายืนยันการจัดของ ระบบจะแจ้งเตือนไปที่ฝ่ายบัญชีเพื่อทำการดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อมาแปลงเป็นใบแจ้งหนี้โดยที่นักบัญชีไม่ต้องคีย์ตัวเลขใหม่
- ระบบจะทำการตรวจสอบเครดิตลูกค้า หากเกินวงเงินจะส่งข้อความไปยังมือถือของผู้บริหารเพื่อขออนุมัติปล่อยของ
- เมื่อลูกค้ายืนยันการโอนเงินและบัญชีกดรับชำระ ระบบจะส่งเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินเข้าอีเมลของลูกค้าทันทีพร้อมกับตัดยอดสต็อกสินค้าในคลัง
ข้อดีของการเปลี่ยนระบบแบบเดิมมาเป็น โปรแกรม ERP
การที่องค์กรพยายามปรับตัวลดการใช้กระดาษและหันมาพึ่งพาระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น ไม่ได้ส่งผลดีแค่เรื่องของการลดต้นทุนค่าอุปกรณ์สำนักงาน แต่ยังเป็นการยกระดับคุณภาพชีวิตของคนทำงานอีกด้วยค่ะ
ประหยัดเวลาทำงานแอดมินและลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล
ความเหนื่อยล้าของคนทำงานส่วนใหญ่มักจะเกิดจากการต้องทำเรื่องเดิมซ้ำๆ การคีย์ข้อมูลจากกระดาษแผ่นหนึ่งลงคอมพิวเตอร์ แล้วให้คอมพิวเตอร์อีกเครื่องคีย์ข้อมูลซ้ำอีกรอบ เป็นงานที่สิ้นเปลืองพลังงานมากค่ะ เมื่อเรามีระบบส่วนกลางที่ให้คีย์ข้อมูลเพียงครั้งเดียว พนักงานก็จะมีเวลาว่างมากขึ้น ความเครียดลดลง และอัตราการพิมพ์ตัวเลขผิดพลาดก็จะลดลงจนแทบจะเป็นศูนย์เลยค่ะ
ผู้บริหารเรียกดูรายงานได้แบบเรียลไทม์
เมื่อข้อมูลทุกอย่างไหลเวียนอยู่ในระบบดิจิทัล ผู้บริหารไม่จำเป็นต้องสั่งให้ลูกน้องรวบรวมเอกสารมาทำรายงานสรุปส่งให้ตอนสิ้นเดือนอีกต่อไป เพียงแค่เปิดหน้าจอแดชบอร์ดของระบบ ERP ผู้บริหารก็จะมองเห็นยอดขายรายวัน ยอดสินค้าคงเหลือ และกระแสเงินสดที่หมุนเวียนอยู่ในบริษัทได้อย่างทะลุปรุโปร่ง การตัดสินใจทางธุรกิจจึงรวดเร็วมากขึ้น
สิ่งสำคัญที่สุดคือการทำความเข้าใจกับทีมงานทุกคน ให้พวกเขามองเห็นประโยชน์ที่ตัวเองจะได้รับจากการลดงานเอกสาร พนักงานบางคนอาจจะคุ้นชินกับการจับกระดาษและรู้สึกต่อต้านการใช้โปรแกรมใหม่ การจัดอบรมให้ความรู้และมีทีมสนับสนุนคอยให้คำแนะนำอย่างใกล้ชิด จะช่วยลดความกังวลและทำให้ทุกคนเปิดใจยอมรับระบบใหม่ได้เร็วขึ้น
การลงทุนในโปรแกรมบัญชีหรือระบบ ERP เพื่อลดงานเอกสาร เป็นการลงทุนเพื่อสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งให้กับบริษัทในระยะยาว เมื่อโต๊ะทำงานของพนักงานว่างเปล่าจากกองกระดาษ พวกเขาจะมีพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ องค์กรจะสามารถทำงานได้รวดเร็ว โปร่งใส และพร้อมที่จะเติบโตแข่งขันในตลาดยุคดิจิทัลได้อย่างเต็มศักยภาพค่ะ
