คุมกำไรโครงการก่อสร้างก่อนสายตาม BOQ การเบิกวัสดุ และต้นทุนจริง

โครงการก่อสร้างที่ดูเหมือนมีกำไรตั้งแต่วันเซ็นสัญญา อาจกลายเป็นโครงการที่เหลือกำไรน้อยกว่าที่คิด หากต้นทุนวัสดุ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายหน้างานเพิ่มขึ้นระหว่างดำเนินงาน ปัญหาสำคัญคือหลายธุรกิจตรวจสอบต้นทุนอย่างจริงจังเมื่อใกล้ส่งมอบงานหรือปิดโครงการ ซึ่งอาจสายเกินไปที่จะแก้ไข

การควบคุมกำไรจึงควรเริ่มตั้งแต่การวางงบประมาณตาม BOQ การติดตามการเบิกวัสดุ และการเปรียบเทียบต้นทุนจริงกับงบที่ตั้งไว้ เมื่อข้อมูลทั้งสามส่วนเชื่อมโยงกัน ผู้รับเหมาและผู้บริหารจะเห็นได้เร็วขึ้นว่างานส่วนใดใช้ต้นทุนเกินแผน และควรปรับการดำเนินงานตรงไหนก่อนกระทบกำไรของโครงการ

BOQ คืออะไร และสำคัญต่อกำไรโครงการอย่างไร

BOQ (Bill of Quantities) คือบัญชีแสดงปริมาณงานและรายการวัสดุที่ใช้ประกอบการประมาณราคา โดยทั่วไปจะระบุรายละเอียดงาน ปริมาณ หน่วย ราคา และมูลค่าของแต่ละรายการ ช่วยให้ผู้รับเหมาประเมินงบประมาณและวางแผนการใช้ทรัพยากรได้ชัดเจนขึ้น

เช่น โครงการหนึ่งกำหนดงบวัสดุสำหรับงานคอนกรีตไว้ 300,000 บาท หากมีการสั่งซื้อเกินปริมาณที่วางแผนไว้ หรือราคาวัสดุเพิ่มขึ้นโดยไม่ได้ติดตาม งบส่วนนี้อาจสูงกว่าที่กำหนด แม้หน้างานจะยังดำเนินไปตามกำหนดเวลาก็ตาม

BOQ เป็นข้อมูลตั้งต้นสำหรับวางแผนและควบคุมต้นทุน ไม่ใช่ตัวเลขที่รับประกันว่าค่าใช้จ่ายจริงจะไม่เกินงบ ธุรกิจจึงต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงของปริมาณงาน ราคาวัสดุ และเงื่อนไขหน้างานควบคู่กันไป

3 จุดที่ต้องติดตาม หากไม่อยากให้ต้นทุนก่อสร้างบานปลาย

1. งบประมาณตาม BOQ

ก่อนเริ่มงาน ควรแยกงบประมาณตามหมวดงาน เช่น งานโครงสร้าง งานสถาปัตยกรรม งานระบบ และงานภายนอก เพื่อให้ทราบว่าแต่ละส่วนได้รับงบไว้เท่าไร และใช้เป็นเกณฑ์เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง

หากมีการเปลี่ยนแบบ เพิ่มปริมาณงาน หรือปรับสเปกวัสดุ ควรบันทึกผลกระทบต่องบประมาณให้ชัดเจน ไม่ควรใช้ตัวเลข BOQ เดิมต่อไปโดยไม่ปรับปรุง เพราะอาจทำให้ผู้บริหารเข้าใจผิดว่างบยังเพียงพอ ทั้งที่ต้นทุนเปลี่ยนไปแล้ว

2. การเบิกและใช้วัสดุหน้างาน

วัสดุเป็นต้นทุนสำคัญของโครงการก่อสร้าง การควบคุมจึงไม่ควรดูเฉพาะยอดซื้อ แต่ต้องติดตามด้วยว่าวัสดุที่ซื้อเข้ามาถูกเบิกไปใช้กับงานส่วนใด จำนวนเท่าไร และมีวัสดุเหลืออยู่จริงเท่าไร เช่น หาก BOQ กำหนดให้ใช้อิฐจำนวนหนึ่ง แต่ยอดเบิกหน้างานสูงกว่าปริมาณที่คาดไว้ ผู้รับเหมาควรตรวจสอบว่าเกิดจากการสูญเสียระหว่างทำงาน การตัดวัสดุไม่เหมาะสม การแก้ไขงาน หรือการเบิกไปใช้ในส่วนอื่นที่ยังไม่ได้บันทึกหรือไม่

การกำหนดเอกสารเบิกวัสดุ ผู้รับผิดชอบ และโครงการที่นำวัสดุไปใช้ ช่วยให้ตรวจสอบความแตกต่างระหว่างปริมาณตามแผนกับการใช้จริงได้ง่ายขึ้น

3. ต้นทุนจริงที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ

ต้นทุนจริงไม่ได้มีเพียงค่าวัสดุ แต่รวมถึงค่าแรง ค่าเครื่องจักร ค่าขนส่ง ค่าเช่าอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วย หากบันทึกเฉพาะยอดซื้อวัสดุ แต่ไม่ได้รวมต้นทุนส่วนอื่น ภาพรวมที่เห็นอาจไม่สะท้อนค่าใช้จ่ายที่แท้จริง

ธุรกิจจึงควรบันทึกต้นทุนให้สัมพันธ์กับโครงการและหมวดงาน พร้อมกำหนดรอบตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทราบว่ายอดใช้จ่ายสะสมอยู่ในระดับใดเมื่อเทียบกับงบประมาณ

เปรียบเทียบงบกับต้นทุนจริง เพื่อเห็นความเสี่ยงก่อนกำไรหาย

การมีข้อมูลต้นทุนอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ หากไม่รู้ว่าควรเปรียบเทียบกับตัวเลขใด ผู้บริหารควรดูทั้งงบประมาณตาม BOQ ยอดจัดซื้อ ยอดเบิกวัสดุ และต้นทุนจริงที่บันทึกแล้ว เช่น

• งบวัสดุตามแผน 300,000 บาท
• ต้นทุนวัสดุที่เกิดขึ้นแล้ว 220,000 บาท
• มูลค่างบที่เหลือ 80,000 บาท

เมื่อเห็นตัวเลขนี้ ควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่างานดำเนินไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์ และยังต้องใช้วัสดุอีกเท่าไร หากงานเพิ่งเสร็จเพียงครึ่งเดียว แต่ใช้เงินไปแล้วเกือบสามในสี่ของงบ อาจเป็นสัญญาณว่าต้นทุนกำลังสูงกว่าแผน

ตัวเลขดังกล่าวเป็นเพียงตัวอย่าง เพราะการประเมินความเสี่ยงต้องพิจารณาปริมาณงานที่ทำเสร็จจริง ภาระผูกพันจากการสั่งซื้อ และค่าใช้จ่ายที่ยังไม่บันทึกร่วมด้วย

นอกจากดูยอดใช้จ่ายสะสมแล้ว ควรประมาณต้นทุนที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจนจบโครงการ หากคาดว่าต้นทุนรวมจะสูงกว่างบที่ตั้งไว้ ควรรีบหาสาเหตุและวางแผนแก้ไขก่อนที่งานจะดำเนินไปถึงขั้นตอนที่ปรับเปลี่ยนได้ยาก

วางระบบควบคุมต้นทุนก่อสร้างให้ทำงานต่อเนื่อง

เพื่อให้การควบคุมต้นทุนเกิดขึ้นจริง ธุรกิจควรกำหนดขั้นตอนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนี้

1. จัดทำงบประมาณแยกตามหมวดงาน ใช้ BOQ เป็นข้อมูลตั้งต้นและกำหนดงบสำหรับวัสดุ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
2. กำหนดขั้นตอนจัดซื้อและเบิกวัสดุ ระบุผู้ขอซื้อ ผู้อนุมัติ และโครงการที่นำวัสดุไปใช้ พร้อมเก็บหลักฐานให้ตรวจสอบได้
3. บันทึกต้นทุนตามโครงการ แยกรายการค่าใช้จ่ายให้ตรงกับหมวดงาน เพื่อไม่ให้ต้นทุนของหลายโครงการปะปนกัน
4. ตรวจสอบผลต่างเป็นประจำ เปรียบเทียบงบประมาณกับต้นทุนจริง พร้อมหาสาเหตุเมื่อพบรายการที่สูงกว่าแผน
5. ปรับประมาณการต้นทุนจนจบงาน เมื่อมีการเปลี่ยนแบบ ราคาวัสดุ หรือเงื่อนไขหน้างาน ควรประเมินผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายและกำไรที่คาดว่าจะได้รับใหม่

การตรวจสอบเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนขึ้นอยู่กับขนาดและความเสี่ยงของโครงการ แต่ไม่ควรรอจนปิดงานแล้วจึงสรุปว่ามีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร

ใช้ระบบบัญชีและต้นทุนช่วยให้เห็นภาพรวมโครงการ

เมื่อมีหลายโครงการพร้อมกัน การติดตาม BOQ การจัดซื้อ การเบิกวัสดุ และค่าใช้จ่ายจากไฟล์แยกกันอาจทำให้ข้อมูลล่าช้าหรือไม่ตรงกัน การใช้ระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลจัดซื้อ สต๊อก และบัญชีเข้าด้วยกันจึงช่วยให้ตรวจสอบต้นทุนได้สะดวกขึ้น ระบบที่เหมาะสมควรช่วยให้ธุรกิจสามารถ

• แยกต้นทุนตามโครงการและหมวดงาน
• ตรวจสอบรายการจัดซื้อและการเบิกวัสดุ
• ติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
• เปรียบเทียบงบประมาณกับต้นทุนสะสม
• จัดทำรายงานเพื่อใช้ตัดสินใจและวางแผนต้นทุนที่เหลือ

ทั้งนี้ ธุรกิจควรตรวจสอบความสามารถของระบบที่เลือกใช้ว่ารองรับการจัดการ BOQ การควบคุมวัสดุ และการติดตามต้นทุนโครงการได้ครบตามกระบวนการจริงหรือไม่ เพราะบางระบบอาจต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บริหารงานก่อสร้างเพิ่มเติม

การรักษากำไรของโครงการก่อสร้างไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเสนอราคาให้เหมาะสมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องควบคุมต้นทุนตลอดระยะเวลาทำงาน ตั้งแต่งบประมาณตาม BOQ การเบิกวัสดุ ไปจนถึงค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นหน้างาน

เมื่อธุรกิจตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้อย่างต่อเนื่องและเปรียบเทียบกับแผนที่ตั้งไว้ จะช่วยให้เห็นสัญญาณต้นทุนเกินงบได้เร็วขึ้น มีเวลาหาสาเหตุและปรับแผนก่อนกำไรลดลง การมีข้อมูลต้นทุนที่ถูกต้องและเชื่อมโยงกันจึงเป็นพื้นฐานสำคัญในการบริหารโครงการให้เดินหน้าตามแผนและรักษาผลตอบแทนของธุรกิจ