การทำธุรกิจที่ขาดระบบกลางก็เหมือนการจราจรที่ติดขัด ต่างคนต่างทำจนเกิด คอขวด การวางระบบ Standard ERP Workflow เปรียบเสมือนการสร้างทางด่วนพิเศษที่เชื่อมทุกแผนกเข้าด้วยกัน ช่วยลดขั้นตอนซ้ำซ้อน เปลี่ยนความยุ่งเหยิงให้เป็นระบบอัตโนมัติ ทำให้งานลื่นไหลและทีมงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพค่ะ
สัญญาณเตือนธุรกิจสะดุด
ก่อนจะไปดูวิธีแก้ ลองสังเกตดูนะคะว่าธุรกิจของคุณกำลังเผชิญกับสัญญาณเตือนเหล่านี้หรือไม่
- งานกองรออนุมัติ เอกสารสำคัญค้างอยู่ที่โต๊ะผู้บริหารนานข้ามวัน ทำให้ทีมงานไปต่อไม่ได้
- ข้อมูลไม่เชื่อมกัน ฝ่ายขายบอกลูกค้าว่ามีของ แต่ฝ่ายคลังบอกของหมด เพราะข้อมูลสต็อกไม่อัปเดตหากัน
- ทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลชุดเดียวต้องคีย์ใหม่หลายรอบ ทั้งใน Excel และโปรแกรมบัญชี เสี่ยงผิดพลาดและเสียเวลา
ERP Standard Workflow คืออะไร
Standard Workflow คือกระบวนการทำงานมาตรฐานสากลที่เชื่อมโยงกิจกรรมของทุกแผนกเป็นเส้นตรงเดียวโดยอัตโนมัติ ระบบ ERP จะบังคับให้งานไหลไปตามลำดับที่ถูกต้อง เช่น เปิดบิลขาย > ตัดสต็อก > ลงบัญชี ทันที โดยที่ไม่มีใครสามารถทำงานข้ามขั้นตอนหรือลัดคิวได้ ซึ่งสิ่งนี้จะเข้ามาทำลายคอขวดและทำให้งานตรวจสอบได้ง่ายขึ้นค่ะ
เปลี่ยนความวุ่นวายหน้างานให้เป็นระบบที่ทำเงิน
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เรามาดู 3 เส้นทางหลักที่จะเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้ลื่นไหลกันค่ะ
1. Order-to-Cash ขายจบ รับเงินไว
เส้นเลือดใหญ่ของธุรกิจ ตั้งแต่ลูกค้าติดต่อจนถึงเงินเข้ากระเป๋า
- Workflow ใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → ส่งของ/ตัดสต็อก → ใบแจ้งหนี้ → รับชำระเงิน
- สิ่งที่เปลี่ยนไป ทันทีที่ฝ่ายขายเปิดบิล ระบบจะจองสินค้าและส่งข้อมูลให้บัญชีรอรับเงินทันที ไม่ต้องโทรตามงานกันให้วุ่นวาย
2. Procure-to-Pay ซื้อคุ้ม คุมงบอยู่
กระบวนการควบคุมรายจ่ายและต้นทุน ไม่ให้เงินรั่วไหล
- Workflow ใบขอซื้อ → ใบสั่งซื้อ → รับสินค้าเข้าคลัง → ตั้งเจ้าหนี้ → จ่ายเงิน
- สิ่งที่เปลี่ยนไป ระบบตรวจสอบงบประมาณตั้งแต่ตอนขอซื้อ และเมื่อรับของเข้าคลัง สต็อกจะเพิ่มพร้อมตั้งหนี้ให้อัตโนมัติ ป้องกันของหายหรือซื้อซ้ำ
3. Record-to-Report ปิดงบไว กำไรชัด
กระบวนการบัญชีเบื้องหลังที่สำคัญที่สุด
- Workflow ข้อมูลจาก O2C และ P2P → บันทึกบัญชี → ปิดงบการเงิน
- สิ่งที่เปลี่ยนไป นักบัญชีไม่ต้องคีย์เดบิต/เครดิตเองทีละใบ ระบบดึงข้อมูลมาลงบัญชีให้อัตโนมัติ ทำให้ปิดงบได้เร็วขึ้น จาก 15 วัน เหลือเพียง 3-5 วัน
ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับระบบนี้หรือยัง?
หากคุณต้องการยกระดับธุรกิจให้เป็นระบบระเบียบ ลองเช็กดูค่ะว่าคุณเข้าข่ายนี้หรือไม่
- มีเอกสารล้นมือ เริ่มคุมด้วยมือหรือ Excel ไม่ไหว
- ต้องการความโปร่งใส อยากตรวจสอบย้อนกลับได้ทุกขั้นตอนว่าใครทำอะไร
- อยากปิดงบไว ต้องการเห็นตัวเลขกำไร-ขาดทุน Real-time เพื่อตัดสินใจทันที
การนำ Standard ERP Workflow มาใช้ ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนโปรแกรมทำงาน แต่คือการปรับโครงสร้างธุรกิจใหม่ทั้งหมด เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโต ผลลัพธ์ที่คุณจะได้คือความลื่นไหลของงาน ข้อมูลที่แม่นยำ และเวลาที่ได้คืนมา เพื่อให้ทีมงานของคุณได้เอาสมองและเวลาไปโฟกัสกับการขยายธุรกิจ แทนที่จะต้องมานั่งแก้ปัญหารายวัน เมื่อระบบการทำงานดี ธุรกิจของคุณก็จะแข็งแรงและพร้อมพุ่งทะยานสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นคง และถ้าคุณกำลังมองหาตัวช่วยที่จะมารับมือกับเรื่องนี้ AccCloud ERP มีเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาคอขวดเหล่านี้โดยเฉพาะ
ตัวอย่างเช่น
- แก้ปัญหารอเซ็นนาน ด้วยระบบ AccCloud Mobile Approver ที่ให้ผู้บริหารกดอนุมัติเอกสาร PO/PR ได้ผ่านมือถือ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน งานก็เดินต่อได้ทันที
- แก้ปัญหาสต็อกมั่ว ด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลแบบ Real-time ระหว่างฝ่ายขายและคลังสินค้า ตัดสต็อกทันทีที่เปิดบิล จบปัญหาขายของที่มีแต่ตัวเลข
- แก้ปัญหาปิดงบช้า ด้วยระบบ Auto-GL Posting ที่บันทึกบัญชีให้อัตโนมัติทุกครั้งที่มีการซื้อขาย ลดภาระนักบัญชี และทำให้ผู้บริหารเห็นงบกำไรขาดทุนได้แบบทันใจ
การลงทุนกับระบบที่ดี คือการลงทุนกับอนาคตของธุรกิจ เริ่มต้นวางรากฐานตั้งแต่วันนี้ เพื่อความสำเร็จที่ยั่งยืนในวันหน้าค่ะ
