ทำบัญชีร้านค้าออนไลน์ด้วย Excel vs โปรแกรมบัญชี ต่างกันอย่างไร เสี่ยงตรงไหน

ช่วงที่ขายของออนไลน์ใหม่ ๆ หลายร้านอาจเลือกใช้โปรแกรม Excel ในการจดรายรับ-จ่าย และยอดขาย เพราะใช้งานง่าย ไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ระบบใหม่ และสามารถสร้างตารางตามรูปแบบที่ตัวเองต้องการได้

ในช่วงที่มีออเดอร์ไม่มาก วิธีนี้อาจยังตอบโจทย์อยู่ แต่เมื่อร้านเริ่มมีหลายช่องทางการขาย ออเดอร์เพิ่มขึ้น มีค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา รวมถึงรายการรับเงินหลายรูปแบบ การจัดการข้อมูลด้วย Excel อาจเริ่มไม่ง่ายเหมือนเดิม

Excel เหมาะกับการทำบัญชีร้านค้าออนไลน์แบบไหน

ในโปรแกรม Excel การเริ่มต้นใช้งานสามารถทำเองได้ง่าย และร้านค้าสามารถออกแบบตารางเองได้ เช่น ทำตารางยอดขายรายวัน บันทึกค่าใช้จ่าย หรือสรุปยอดขายแต่ละเดือน

สำหรับร้านที่เพิ่งเริ่มต้น มีสินค้าไม่มาก และมีคำสั่งซื้อจำนวนไม่เยอะ การใช้ Excel จึงอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่สะดวก แต่ Excel เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับจัดเก็บและคำนวณข้อมูล เจ้าของร้านต้องเป็นคนกำหนดเองว่าจะบันทึกอะไร ใช้สูตรอะไร และตรวจสอบข้อมูลอย่างไร เมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้น ความซับซ้อนก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

โปรแกรมบัญชี ต่างจากการใช้ Excel อย่างไร

โปรแกรมบัญชี ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการข้อมูลทางบัญชีโดยเฉพาะ ไม่ได้มีหน้าที่เพียงบันทึกตัวเลข แต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากขั้นตอนต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เช่น เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการขาย ออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง ติดตามลูกหนี้ และนำข้อมูลไปใช้ในการจัดทำรายงานทางบัญชีได้ตามระบบที่โปรแกรมรองรับ

ทำให้เจ้าของร้านไม่จำเป็นต้องนำข้อมูลจากแต่ละส่วนมาคีย์ซ้ำหลายครั้งเหมือนการจัดการด้วยไฟล์ Excel หลายชุด Excel 

เปรียบเทียบ Excel กับโปรแกรมบัญชีสำหรับร้านค้าออนไลน์

ความเสี่ยงของการทำบัญชีร้านค้าออนไลน์ด้วย Excel

การใช้ Excel ไม่ได้หมายความว่าจะทำบัญชีผิดเสมอไป แต่ความเสี่ยงส่วนใหญ่เกิดจากการที่เจ้าของร้านต้องจัดการข้อมูลหลายอย่างด้วยตัวเอง

1. ข้อมูลผิดจากการกรอกซ้ำ

ร้านค้าออนไลน์อาจมีข้อมูลจากหลายช่องทาง เช่น เว็บไซต์ Marketplace Social Commerce หรือการขายผ่านแชต

ถ้าต้องนำข้อมูลจากแต่ละช่องทางมากรอกใน Excel เอง ก็มีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล เช่น ใส่จำนวนผิด ใส่ยอดผิด หรือบันทึกรายการซ้ำ ยิ่งมีออเดอร์มาก การตรวจสอบด้วยสายตาก็ยิ่งทำได้ยากขึ้น

2. สูตรใน Excel ผิดโดยไม่รู้ตัว

Excel สามารถช่วยคำนวณยอดขาย กำไร หรือค่าใช้จ่ายได้ แต่เจ้าของร้านต้องเป็นคนสร้างและดูแลสูตรเหล่านั้นเอง หากมีการเพิ่มหรือลบแถว เปลี่ยนสูตร หรือคัดลอกข้อมูลผิดตำแหน่ง ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจคลาดเคลื่อนได้โดยไม่รู้ตัว

ปัญหาคือบางครั้งตัวเลขที่ผิดอาจไม่ได้แสดงให้เห็นทันที แต่ไปปรากฏตอนสรุปยอดสิ้นเดือนแทน

3. ไฟล์หลายเวอร์ชันจนไม่รู้ว่าไฟล์ไหนล่าสุด

เมื่อมีคนช่วยกันทำบัญชี ปัญหาอีกอย่างที่อาจเกิดขึ้นคือการมีไฟล์หลายเวอร์ชัน เช่น

• บัญชีร้าน.xlsx
• บัญชีร้าน_แก้ไข.xlsx
• บัญชีร้าน_ล่าสุด.xlsx
• บัญชีร้าน_ล่าสุดจริง.xlsx

ฟังดูเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้น การหาว่าไฟล์ไหนเป็นข้อมูลล่าสุดอาจกลายเป็นเรื่องที่เสียเวลา และหากมีการแก้ไขข้อมูลในไฟล์คนละเวอร์ชัน ข้อมูลก็อาจไม่ตรงกัน

4. ข้อมูลจากหลายช่องทางรวมกันได้ยาก

ร้านค้าออนไลน์ในปัจจุบันอาจไม่ได้ขายเพียงช่องทางเดียว บางร้านมีทั้งเว็บไซต์ Marketplace Facebook และช่องทางอื่น ๆ แต่ละช่องทางอาจมีค่าธรรมเนียม ค่าจัดส่ง ส่วนลด หรือรูปแบบการรับเงินแตกต่างกัน

หากใช้ Excel เจ้าของร้านต้องนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดระบบและตรวจสอบเอง ซึ่งอาจใช้เวลามากขึ้นเมื่อธุรกิจขยายตัว

5. มองกำไรจริงได้ยาก

ยอดขายที่เห็นบนหน้าร้านไม่ได้เท่ากับเงินที่ธุรกิจได้รับจริงเสมอไป ร้านค้าอาจมีค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง ส่วนลด และต้นทุนสินค้า

หากดูเฉพาะยอดขายแล้วนำมาหักต้นทุนแบบง่าย ๆ อาจทำให้เข้าใจผลประกอบการของร้านคลาดเคลื่อนได้ การมีข้อมูลรายรับและค่าใช้จ่ายที่จัดหมวดหมู่อย่างเป็นระบบจึงช่วยให้มองภาพทางการเงินได้ชัดเจนขึ้น

โปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างไร

จุดสำคัญของโปรแกรมบัญชีไม่ได้อยู่ที่การทำให้ร้าน “ไม่ผิดพลาดเลย” เพราะสุดท้ายข้อมูลที่นำเข้าระบบก็ยังต้องถูกต้อง แต่ระบบสามารถช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำ และช่วยจัดโครงสร้างข้อมูลให้เป็นระบบมากขึ้น

เช่น หากระบบรองรับการเชื่อมต่อกับช่องทางขาย ข้อมูลบางส่วนสามารถส่งเข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องคีย์ใหม่ทั้งหมด โปรแกรมบัญชี ยังสามารถช่วยจัดการเอกสาร รายรับ รายจ่าย ลูกหนี้ และรายงานต่าง ๆ ตามความสามารถของแต่ละระบบ ทำให้เจ้าของร้านใช้เวลาไปกับการดูข้อมูลและบริหารธุรกิจได้มากขึ้น แทนที่จะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดไฟล์

ร้านค้าออนไลน์ควรเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมบัญชีเมื่อไหร่

ไม่มีตัวเลขตายตัวว่าต้องมียอดขายเท่าไรหรือมีออเดอร์กี่รายการจึงควรเปลี่ยนระบบ สิ่งที่ควรสังเกตมากกว่าคือ ความซับซ้อนของธุรกิจ หากเริ่มมีสถานการณ์เหล่านี้ อาจถึงเวลาที่ควรพิจารณา โปรแกรมบัญชี

• มีหลายช่องทางการขาย
• มีออเดอร์เพิ่มขึ้นจนต้องใช้เวลาสรุปยอดนาน
• มีพนักงานหลายคนช่วยดูแลข้อมูล
• ต้องออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารการขายเป็นประจำ
• ต้องติดตามลูกหนี้และยอดค้างชำระ
• มีค่าใช้จ่ายหลายประเภทที่ต้องติดตาม
• ต้องการดูรายงานทางการเงินอย่างเป็นระบบ
• ต้องส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีเป็นประจำ
• ต้องการเชื่อมข้อมูลจากระบบขายหรือแพลตฟอร์มอื่น
• เริ่มรู้สึกว่าเวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการจัดการ Excel

ถ้าเริ่มเจอหลายข้อพร้อมกัน ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ Excel แต่เป็นเพราะธุรกิจเริ่มมีขนาดและความซับซ้อนเกินกว่าที่การจัดการด้วยไฟล์เดียวจะสะดวกเหมือนเดิม

เลือกโปรแกรมบัญชีสำหรับร้านค้าออนไลน์ ควรดูอะไรบ้าง

ก่อนเลือกโปรแกรมบัญชี ไม่ควรดูเพียงว่ามีฟีเจอร์เยอะหรือราคาเท่าไร แต่ควรดูว่าระบบตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจของเราหรือไม่ ร้านค้าออนไลน์อาจพิจารณาเรื่องเหล่านี้เป็นหลัก

• รองรับช่องทางขายที่ใช้อยู่หรือไม่ หากมีทั้งเว็บไซต์ Marketplace และช่องทาง Social Commerce ควรตรวจสอบว่าระบบสามารถเชื่อมต่อกับช่องทางเหล่านี้ได้หรือไม่
• จัดการรายรับรายจ่ายได้สะดวกหรือไม่ ควรสามารถดูข้อมูลย้อนหลังและแยกประเภทค่าใช้จ่ายได้ง่าย
• มีรายงานที่จำเป็นหรือไม่ เช่น รายงานรายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ และรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
• รองรับการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีหรือไม่ หากมีสำนักงานบัญชีดูแลเรื่องบัญชี ควรเลือกระบบที่ช่วยให้การส่งต่อข้อมูลทำได้สะดวก
• สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตหรือไม่ หากร้านกำลังวางแผนเพิ่มสินค้า เพิ่มช่องทางขาย หรือเพิ่มจำนวนทีมงาน ควรเลือกระบบที่สามารถขยายการใช้งานได้

Excel ยังคงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับร้านค้าออนไลน์ที่เพิ่งเริ่มต้นและมีข้อมูลไม่ซับซ้อน เพราะสามารถเริ่มใช้งานได้ง่ายและปรับแต่งได้ตามต้องการ

แต่เมื่อจำนวนออเดอร์เพิ่มขึ้น มีหลายช่องทางการขาย มีค่าใช้จ่ายและธุรกรรมมากขึ้น ความเสี่ยงจากการกรอกข้อมูลผิด สูตรผิด ไฟล์หลายเวอร์ชัน หรือการสรุปข้อมูลที่ใช้เวลานานก็อาจเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

ส่วนโปรแกรมบัญชีเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ ลดงานที่ต้องคีย์ซ้ำ และสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อในการบริหารธุรกิจและงานบัญชีได้ง่ายขึ้น