ห่วงโซ่อุปทานมีความผันผวนสูงการจัดซื้อแบบดั้งเดิมที่พึ่งพากระดาษและการอนุมัติหลายขั้นตอนกำลังเป็นภาระที่ฉุดรั้งองค์กรไว้ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ได้เข้ามาปฏิวัติงานจัดซื้อ (Procurement) ให้กลายเป็นกระบวนการที่ โปร่งใส (Transparency), อัตโนมัติ (Automation), และ ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจริง
1. หัวใจของการจัดซื้อยุคดิจิทัลการผสานรวม
หลักการสำคัญที่สุดของการจัดซื้อด้วย ERP คือการหลุดพ้นจากการทำงานแบบ “ไซโล” (Silo) โดยระบบ ERP จะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง 3 แผนกหลักเข้าด้วยกัน
- จัดซื้อสร้างและติดตามใบสั่งซื้อ (Purchase Order – PO)
- คลังสินค้า บันทึกการรับสินค้า (Goods Receipt) และตรวจสอบสต็อก
- บัญชี บันทึกหนี้, ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ (3-Way Matching), และดำเนินการจ่ายเงิน
ความสามารถหลักของ ERP ที่ลดความยุ่งยาก
| กระบวนการเดิม (Manual) | การทำงานด้วยระบบ ERP |
| ใบขอซื้อ (PR) กระดาษ | e-Requisition สร้างใบขอซื้อผ่านระบบ, กำหนดวงเงินและผู้อนุมัติอัตโนมัติ (Workflow) |
| เปรียบเทียบซัพพลายเออร์ | Strategic Sourcing เปรียบเทียบใบเสนอราคา (Quotation) จากซัพพลายเออร์หลายรายในระบบเดียวตามเงื่อนไขที่กำหนด |
| ลงบัญชี AP | 2-Way/3-Way Matching ระบบตรวจสอบความตรงกันของ PO, Goods Receipt (GR) และ Invoice อัตโนมัติ ก่อนส่งให้ฝ่ายบัญชีบันทึกหนี้ |
2. เพิ่มความน่าเชื่อถือและความโปร่งใส
ความโปร่งใสคือหัวใจของ ERP ในงานจัดซื้อ ช่วยลดความเสี่ยงด้านการทุจริตและการใช้จ่ายนอกระบบ (Maverick Spending)
2.1 ลดโอกาสการทุจริตด้วย Audit Trail
- บันทึกทุกการกระทำ ระบบ ERP จะบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงและการอนุมัติทุกขั้นตอน (Audit Trail) ตั้งแต่การสร้าง PR จนถึงการจ่ายเงิน ทำให้สามารถ ตรวจสอบย้อนหลัง ได้อย่างสมบูรณ์
- จำกัดสิทธิ์ (Access Control) กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและการอนุมัติให้เป็นไปตามบทบาทหน้าที่ (Role-Based Access) เพื่อป้องกันบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลสำคัญ
2.2 ควบคุมงบประมาณก่อนเกิดการใช้จ่าย
- ระบบสามารถ ผูกวงเงิน (Commitment) ของ PO ที่อนุมัติแล้วเข้ากับงบประมาณ (Budget) ของแต่ละแผนกได้ทันที
- ประโยชน์ หากการขอซื้อเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ระบบจะไม่อนุญาตให้ดำเนินการต่อ หรือส่งเรื่องให้ผู้บริหารระดับสูงอนุมัติเป็นกรณีพิเศษ ทำให้องค์กรควบคุมต้นทุนได้ตั้งแต่ต้นทาง
3. กลยุทธ์การจัดซื้อยุคดิจิทัลด้วย ERP
การใช้ ERP ในงานจัดซื้อไม่ได้มีไว้แค่บันทึกข้อมูล แต่มีไว้เพื่อสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์
3.1 การวิเคราะห์การใช้จ่าย
ระบบ ERP จัดซื้อที่ดีต้องมีเครื่องมือ BI (Business Intelligence) ที่ช่วยวิเคราะห์
- ผู้ขายยอดเยี่ยม ประเมินประสิทธิภาพของผู้ขาย ตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ราคา, คุณภาพ, และเวลาในการส่งมอบ
- การรวมซื้อ ระบุรายการสินค้าที่ซื้อซ้ำๆ จากหลายแผนก เพื่อนำไปรวมซื้อในปริมาณมากและเจรจาต่อรองราคาที่ดีที่สุด
3.2 การเชื่อมต่อกับซัพพลายเออร์
ERP ยุคใหม่รองรับการเชื่อมต่อข้อมูลกับซัพพลายเออร์โดยตรงผ่าน Supplier Portal หรือ API Integration ทำให้
- ซัพพลายเออร์สามารถ ติดตามสถานะ PO และ ยืนยันการจัดส่ง ได้เอง
- ลดการโทรศัพท์หรืออีเมลติดตามงาน ทำให้กระบวนการสื่อสารรวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น
3.3 การจัดซื้อเชิงพยากรณ์
สำหรับองค์กรที่ใช้ โมดูล MRP/Production ร่วมกับ ERP ระบบสามารถสร้าง ใบขอซื้ออัตโนมัติตามความต้องการของแผนการผลิตหรือระดับสต็อกที่ถึงจุดสั่งซื้อใหม่ โดยไม่ต้องรอให้มนุษย์มาตรวจสอบ
การจัดการระบบจัดซื้อด้วย ERP ในยุคดิจิทัลคือการย้ายจากงานเอกสารสู่งานเชิงกลยุทธ์ ระบบที่ดีจะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเปลี่ยนสถานะจากหน่วยงานที่ถูกมองว่าเป็นเพียงผู้ใช้จ่ายให้กลายเป็นหน่วยงานที่สร้างความประหยัดและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร
