ถูกสรรพากรเรียก เตรียมตัวอย่างไรให้พร้อม กับการตรวจสอบบัญชี

เมื่อธุรกิจของคุณได้รับหนังสือเชิญ หรือโทรศัพท์จากเจ้าหน้าที่สรรพากรแจ้งให้ “เข้าชี้แจง” หรือ “ตรวจสอบบัญชีย้อนหลัง” ไม่ว่าจะเป็นการตรวจแบบปกติ หรือเฉพาะเจาะจง หลายๆ ธุรกิจก็มักจะเกิดความตื่นตระหนกอยู่เสมอ โดยเฉพาะธุรกิจที่ยังจัดการระบบบัญชีไม่เรียบร้อย หรือใช้เอกสารแบบกระจัดกระจาย

เพราะสาเหตุที่แท้จริงแล้วการตรวจสอบโดยกรมสรรพากรไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อคาดโทษในทันที แต่เป็นกระบวนการปกติทางภาษีที่เจ้าของกิจการควรให้ความร่วมมือ และเตรียมตัวให้ดี เพื่อลดความเสี่ยงจากค่าปรับ หรือภาระภาษีที่อาจเกิดจากความเข้าใจคลาดเคลื่อน จนนำมาด้วยค่าใช้จ่ายก้อนโตสำหรับยื่นภาษี

สรรพากรเรียกตรวจบัญชี เกิดจากอะไรได้บ้าง

หลายกรณีที่กรมสรรพากรตัดสินใจส่งหนังสือขอตรวจสอบ อาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับความผิดโดยตรง แต่เกิดจาก “ความผิดปกติ” บางอย่างที่ระบบตรวจจับได้ เช่น

• ยื่นแบบภาษีแต่ยอดขายไม่สัมพันธ์กับเงินเข้าในบัญชี
• มีภาษีซื้อเยอะ แต่ยอดขายไม่เติบโตตาม
• ขาดเอกสารประกอบบางรายการ เช่น ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จที่ครบถ้วน
• รายงานภาษีซ้ำ หรือตกหล่นบางรายการ
• ลูกค้าหรือคู่ค้าของคุณอยู่ในข่ายต้องสอบสวน และมีธุรกรรมร่วมกัน

โดยทั่วไป สรรพากรจะใช้ข้อมูลจากแบบ ภ.พ.30, ภ.ง.ด.50 และรายการเดินบัญชีธนาคาร มาเปรียบเทียบกับงบการเงิน หากพบความไม่สอดคล้อง ก็จะมีหนังสือเชิญเข้าชี้แจง หรือบางกรณีเป็น “ตรวจสอบเต็มรูปแบบ”

การเตรียมตัวก่อนเข้าชี้แจงกับสรรพากร

หากธุรกิจได้รับหนังสือขอชี้แจง ควรเตรียมเอกสารสำคัญให้ครบถ้วน พร้อมจัดเรียงให้ง่ายต่อการตรวจสอบ โดยเฉพาะในช่วง 3–5 ปีที่ผ่านมาตามช่วงเวลาที่กรมสรรพากรมีสิทธิเรียกตรวจสอบย้อนหลัง

สิ่งที่ควรเตรียมไว้ให้พร้อม ได้แก่

• งบการเงินประจำปี พร้อมลงนามโดยผู้บริหารและผู้สอบบัญชี
• แบบภาษีต่าง ๆ เช่น ภ.พ.30, ภ.ง.ด.50, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 พร้อมใบแนบ
  รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย พร้อมเอกสารประกอบ เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน
• รายงานบัญชีแยกประเภท (General Ledger)
• รายการเดินบัญชีธนาคารของกิจการ (Bank Statement)
• เอกสารสัญญา หรือใบเสนอราคาที่ใช้ประกอบการขายและบริการ

การจัดเตรียมเอกสารให้ครบไม่เพียงแต่ช่วยให้ตรวจสอบเร็วขึ้น แต่ยังแสดงให้เห็นว่าธุรกิจมีความโปร่งใส และมีระบบที่เป็นระเบียบ ไม่มีเจตนาแอบแฝง หรือซ่อนเร้น

หากยังเตรียมเอกสารไม่พร้อม จะส่งผลอย่างไร

การที่ไม่สามารถนำส่งเอกสารให้ครบ หรือชี้แจงได้ไม่ชัดเจน อาจทำให้เจ้าหน้าที่ตีความว่ายอดที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้นั้นเป็น “รายได้ที่ไม่แจ้ง” หรือ “รายจ่ายที่ไม่มีสิทธิหักภาษี” ซึ่งจะนำไปสู่การประเมินภาษีย้อนหลัง และอาจมีเบี้ยปรับหรือเงินเพิ่มตามมา

ดังนั้นการมีระบบบัญชีที่แม่นยำ และสามารถเรียกดูเอกสารย้อนหลังได้ทันที ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการปกป้องธุรกิจจากความเสี่ยงเหล่านี้

บทบาทของโปรแกรมบัญชี ตัวช่วยรับมือกับสรรพากร

การใช้ โปรแกรมบัญชี ไม่เพียงช่วยบันทึกรายการรับจ่าย แต่ยังทำหน้าที่เป็นแหล่งเก็บข้อมูลทางภาษีและการเงินที่สำคัญ ซึ่งสามารถสกัดรายงานออกมาได้ทันทีเมื่อต้องชี้แจงกับเจ้าหน้าที่

จุดเด่นของโปรแกรมบัญชีที่ช่วยเรื่องการตรวจสอบ มีดังนี้

• เก็บข้อมูลแบบมีลำดับชั้น สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทั้งยอดรวม และรายรายการแบบเจาะจง
• ออกเอกสารภาษีได้อัตโนมัติ เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จ ที่สอดคล้องกับรายงานภาษี
• สร้างรายงานที่สรรพากรต้องใช้ เช่น รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย งบกำไรขาดทุน งบดุล
• ตรวจสอบยอดรายวันและรายเดือนแบบเรียลไทม์ พร้อมบันทึกการแก้ไขย้อนหลัง
• ลดโอกาสตกหล่นหรือซ้ำซ้อนของรายการ ด้วยระบบตรวจสอบอัตโนมัติ

ธุรกิจที่ใช้โปรแกรมบัญชีอย่างมีวินัย มักใช้เวลาเตรียมเอกสารเพียงไม่กี่วัน ต่างจากการรวบรวมจากแฟ้มเอกสารแบบกระดาษที่ต้องย้อนหาทุกเดือนทีละรายการ

แนวทางวางระบบเพื่อให้พร้อมตรวจสอบทุกเวลา

อย่ารอให้ถูกเรียกตรวจแล้วค่อยจัดเอกสาร เพราะการวางระบบที่ดีตั้งแต่ต้นคือสิ่งที่ช่วยให้คุณไม่ต้อง “แก้ไขย้อนหลัง” ซึ่งการมาเตรียมหลังโดนเรียกมักใช้เวลานานมาก และเต็มไปด้วยความเครียด

แนวทางที่ทำได้ทันที มีดังนี้

• ใช้ โปรแกรมบัญชี จัดเก็บข้อมูลทางภาษี และเอกสารประกอบทุกครั้งที่มีรายการ
• ตรวจสอบ ยอดขาย ยอดภาษี ยอดโอนเงินในบัญชีธนาคาร ให้ตรงกันทุกเดือน
• สรุปรายงานภาษีประจำเดือนและประจำไตรมาส ส่งต่อให้สำนักงานบัญชีหรือผู้บริหารตรวจสอบ
• ตั้งระบบเตือนครบกำหนดยื่นภาษี เพื่อไม่ให้พลาดวันส่งแบบหรือจ่ายเงิน

การมีระบบที่ดีทำให้ไม่ต้องกลัวสรรพากร เพราะสามารถแสดงความโปร่งใสได้ทุกเวลา

หลายธุรกิจมองว่าการถูกสรรพากรตรวจคือ “ภัยเงียบ” แต่หากมองอีกมุม นี่คือจุดเปลี่ยนที่ทำให้เจ้าของกิจการหันกลับมาทบทวนระบบภายใน ว่ามีอะไรที่ควรปรับปรุงเพิ่มเติม การเตรียมตัวที่ดีไม่ใช่แค่ป้องกันความผิดพลาด แต่ยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพ และสร้างความเชื่อมั่นต่อทั้งทีมงาน คู่ค้า และหน่วยงานรัฐ 

ดังนั้น ความมั่นใจในธุรกิจเริ่มจากระบบที่ดี ระบบบัญชีที่มีระเบียบและใช้งานง่าย จะช่วยลดความกังวลใจ และทำให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างปลอดภัย