ออก “ใบกำกับภาษี” อย่างไร ให้ถูกต้องตามกฎหมาย?

“ใบกำกับภาษี” เอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานการซื้อขาย และแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ การออกใบกำกับภาษี “อย่างถูกต้อง” ไม่เพียงแต่แสดงถึงความโปร่งใส และเป็นมืออาชีพ แต่ยังช่วยให้ธุรกิจ “ปลอด” จากความเสี่ยงทางกฎหมาย และบทลงโทษจากกรมสรรพากร แล้ว “ใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง” ต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง? บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึกทุกข้อ สงสัย พร้อมคำแนะนำที่เข้าใจง่าย ทำตามได้จริง

ใครบ้าง มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี?

ผู้ประกอบการที่ “จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)” และมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษี เมื่อเกิดการขายสินค้าหรือบริการ โดยมีรายได้จากกิจการ “เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี” จะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

ประเภทของใบกำกับภาษี

• ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ใช้สำหรับการขายสินค้าหรือบริการทั่วไป มีรายละเอียดครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด
• ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใช้สำหรับการขายสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าไม่สูง และเป็นการขายให้กับผู้บริโภคทั่วไป โดยได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร มีรายละเอียดน้อยกว่าแบบเต็มรูป แต่ต้องมีข้อมูลสำคัญครบถ้วน
• ใบเพิ่มหนี้ (Debit Memo) ใช้สำหรับเพิ่มมูลค่าสินค้า บริการ หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว
• ใบลดหนี้ (Credit Memo) ใช้สำหรับลดมูลค่าสินค้า บริการ หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว
• ใบรับ (Receipt) ใช้เป็นหลักฐานแสดงการรับชำระเงิน

องค์ประกอบสำคัญใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย

1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

• คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ (ผู้ออกใบกำกับภาษี)
• ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ (ถ้ามี)
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และ หมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
• คำว่า “เอกสารออกเป็นชุด” (ถ้ามี)
• ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยแยกออกจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการให้ชัดแจ้ง
• ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด (ถ้ามี) เช่น “สำนักงานใหญ่” หรือ “สาขาที่ …”

2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

• คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
• ชื่อหรือชื่อย่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย/ผู้ให้บริการ
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และ หมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
• ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
• ราคาสินค้าหรือบริการ โดยต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่า “ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว”
• ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด (ถ้ามี) เช่น “รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว”

ข้อควรระวัง และบทลงโทษ

• ออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือบริการ ที่อยู่ในข่ายต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ข้อมูลในใบกำกับภาษีต้องถูกต้อง ครบถ้วน ห้ามแก้ไข ขูดลบ หรือขีดฆ่า หากต้องการแก้ไข ต้องยกเลิกฉบับเดิมและออกฉบับใหม่
• จัดทำสำเนาใบกำกับภาษี เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อย 5 ปี
• ออกใบกำกับภาษีภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยทั่วไปคือภายในเดือนถัดไป
• หากไม่ออกใบกำกับภาษี มีโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ
• หากออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ มีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ
• หากออกใบกำกับภาษีปลอม มีโทษจำคุกตั้งแต่ 3 เดือน ถึง 7 ปี และปรับตั้งแต่ 2,000 บาท ถึง 200,000 บาท

เครื่องมือช่วยออกใบกำกับภาษี ให้ถูกต้อง สะดวก และรวดเร็ว

สำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ AccCloud การออกใบกำกับภาษีนั้นง่ายดายมาก ไม่ต้องมานั่งเขียนหรือคีย์ข้อมูลเองให้เสียเวลา

ขั้นตอนการพิมพ์ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินผ่าน AccCloud

1. เข้าสู่ระบบ AccCloud และไปที่เมนู “ระบบขาย”

2. สร้างเอกสารการขาย เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา หรือใบวางบิล โดยกรอกข้อมูลสินค้า/บริการ และข้อมูลลูกค้าให้ครบถ้วน หรือหากทำการเชื่อมต่อระบบ API แล้วก็ไม่จำเป็นต้องเข้าไปบันทึกข้อมูลอีก ดูวิธีบันทึกข้อมูลได้ที่ : https://www.youtube.com/@acccloudv2112

3. ไปที่เมนู “ระบบขาย” แล้วเลือก “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี” คลิกเลือกเอกสารการขายที่คุณต้องการจะพิมพ์ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

4. ตรวจสอบความถูกต้อง ของข้อมูลในเอกสาร

5. คลิกที่ “พิมพ์เอกสาร” จากนั้นเลือก “พิมพ์สำเนา”

6. ตรวจสอบความถูกต้อง ของข้อมูล และรูปแบบใบกำกับภาษี

7. กด “พิมพ์” เพื่อพิมพ์ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน หรือ “ดาวน์โหลด” เพื่อดาวน์โหลดในรูปแบบ PDF Excel หรือ Report

ดูคลิปวิดีโอสอนการใช้งานได้ที่: https://www.youtube.com/watch?v=lnoGWCXa2WE

ข้อดีของการใช้ AccCloud ออกใบกำกับภาษี

• สะดวก รวดเร็ว ออกใบกำกับภาษีได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่คลิก
• ข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง ระบบจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน ตามที่กฎหมายกำหนด
• ประหยัดเวลา ไม่ต้องเสียเวลา กรอกข้อมูลซ้ำๆ
• เป็นระเบียบ จัดเก็บเอกสารเป็นระบบ ค้นหาง่าย
• ลดความผิดพลาด ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยตนเอง

การออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง ไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจของคุณปฏิบัติตามกฎหมาย แต่ยังแสดงถึงความโปร่งใส และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้าอีกด้วย เริ่มต้นใช้งาน AccCloud วันนี้ เพื่อการออกใบกำกับภาษีที่ง่าย รวดเร็ว และถูกต้อง ลดความยุ่งยาก และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจของคุณ