ภาพที่คุ้นตาในหลายออฟฟิศคือโต๊ะทำงานที่เต็มไปด้วยแฟ้มเอกสารและใบเสร็จรอการตรวจสอบ ซึ่งปัญหานี้ไม่ใช่แค่เรื่องความรก แต่คือ ต้นทุนแฝง ที่น่ากลัวที่สุดของการทำธุรกิจแบบดั้งเดิม เพราะการพึ่งพากระดาษเป็นตัวถ่วงที่ทำให้ธุรกิจช้ากว่าคู่แข่งและ เสี่ยงต่อความผิดพลาดของข้อมูล ทางออกของปัญหานี้จึงไม่ใช่การจ้างคนเพิ่ม แต่คือการปฏิวัติระบบการทำงานใหม่สู่ Digital Workflow ด้วยระบบ ERP เพื่อเปลี่ยนเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่คืนเวลาและความแม่นยำให้ธุรกิจของคุณค่ะ
เช็กด่วนธุรกิจคุณติดกับดักกระดาษอยู่หรือไม่?
หากธุรกิจของคุณเข้าข่าย 2 ข้อนี้ แสดงว่าระบบกระดาษกำลังฉุดรั้งการเติบโตของคุณอยู่ค่ะ
- มีปริมาณเอกสารล้นมือ ต้องเปิดบิลขายหรือใบสั่งซื้อจำนวนมากต่อวัน ทำให้เสียเวลาจัดการและเสี่ยงผิดพลาด
- ทีมงานอยู่กระจัดกระจาย มีเซลล์วิ่งงานข้างนอก มีโรงงานคนละที่กับออฟฟิศ หรือมีสาขาต่างจังหวัด ทำให้การรอส่งเอกสารตัวจริงเป็นอุปสรรคใหญ่
ERP เปลี่ยนเอกสารเป็นข้อมูล
ระบบ ERP จะเปลี่ยนวิธีการทำงานจาก Document-based เป็น Data-based โดยพนักงานคีย์ข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ข้อมูลนั้นจะไหลไปหาทุกแผนกที่เกี่ยวข้องทันทีโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
- ฝ่ายขาย เปิดใบสั่งขายผ่านแท็บเล็ต
- ฝ่ายคลัง ระบบแจ้งเตือนให้จัดของและตัดสต็อกอัตโนมัติ
- ฝ่ายบัญชี ระบบดึงข้อมูลไปสร้างใบแจ้งหนี้ รอไว้ทันที
กระบวนการทั้งหมดเกิดขึ้นในเสี้ยววินาที ข้อมูลเชื่อมโยงกันแม่นยำ 100% โดยไม่ต้องใช้กระดาษแม้แต่แผ่นเดียว
เปรียบเทียบชัดๆจาก 3 วัน เหลือ 3 นาที
เพื่อให้เห็นภาพความเร็วที่เปลี่ยนไป ลองดูขั้นตอนการขออนุมัติสั่งซื้อค่ะ
- แบบเดิม พิมพ์ใบขอซื้อ > เดินถือไปวางโต๊ะผู้จัดการ > ผู้จัดการไม่อยู่/ติดประชุม > เอกสารค้างข้ามวัน > เสี่ยงเอกสารหาย > ใช้เวลา 2-3 วัน
- แบบใหม่ เปิด PR ในระบบ > แจ้งเตือนเข้ามือถือผู้จัดการ > กดอนุมัติผ่านแอปฯ ได้ทันที > ระบบสร้าง PO ต่อให้อัตโนมัติ > ใช้เวลา 3-5 นาที
ความเร็วระดับนี้คือกุญแจสำคัญที่ทำให้ธุรกิจยุคใหม่สามารถตอบสนองลูกค้าและคู่ค้าได้ทันท่วงที
ความแม่นยำที่ระบบทำให้คุณ
การใช้สายตาคนตรวจเอกสารกองโต โอกาสหลุดมีเสมอค่ะ แต่ด้วยระบบ ERP ของ AccCloud เรามีกลไก Auto-Validation ที่ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยตรวจละเอียดคอยดักจับความผิดพลาดให้คุณในทุกขั้นตอนสำคัญ
- เช็กสต็อกแม่นยำ ถ้าของในคลังไม่พอ AccCloud จะล็อกไม่ให้เปิดบิลขายทันที หมดปัญหาเซลล์เผลอรับปากลูกค้าแล้วไม่มีของส่งค่ะ
- คุมราคาและส่วนลด ระบบจะดึงราคามาตรฐานหรือส่วนลดตามสิทธิ์ของลูกค้าเจ้านั้นๆ ให้อัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งเปิดสมุดจำราคาเอง หรือกังวลว่าพนักงานจะใส่ราคาผิดค่ะ
- เฝ้าระวังเครดิต ถ้าลูกค้าเจ้านี้วงเงินเต็มแล้ว ระบบ AccCloud จะแจ้งเตือนทันที ก่อนที่คุณจะปล่อยสินค้าออกไป ช่วยลดความเสี่ยงหนี้เสียได้ตั้งแต่ต้นทางค่ะ
- คำนวณภาษี เรื่องปวดหัวอย่างการถอด VAT หรือปัดเศษทศนิยม ปล่อยให้ระบบคำนวณให้ค่ะ รับรองว่าเป๊ะทุกตำแหน่งตามหลักบัญชี
สิ่งเหล่านี้จะช่วย ปิดประตูความผิดพลาด ตัดปัญหาตัวเลขหน้างานกับหลังบ้านไม่ตรงกัน และที่สำคัญคือ ทำให้ข้อมูลบัญชีของคุณ คลีน จนปิดงบสิ้นเดือนได้รวดเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัดเลยค่ะ
การเปลี่ยนจากระบบกระดาษมาสู่ระบบ Digital ERP ในวันนี้ ไม่ใช่แค่ทางเลือกเสริม แต่เป็น ทางรอด สำหรับการบริหารจัดการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพค่ะ
หากคุณต้องการเริ่มต้น AccCloud ERP มีเครื่องมือที่พร้อมเปลี่ยนออฟฟิศของคุณให้เป็น Digital Workplace ได้ทันทีค่ะ
- ใช้ AccCloud Mobile App เปลี่ยนการเดินแฟ้มรอเซ็น เป็นการกดอนุมัติ ผ่านมือถือได้ทุกที่
- ใช้ระบบ File Attachment แนบไฟล์เอกสารต้นฉบับ บิล หรือสลิปโอนเงิน ผูกติดไปกับรายการบัญชีในระบบเลย ไม่ต้องเสียเวลาไปรื้อค้นในตู้เก็บเอกสาร
- ใช้ระบบ API Connection เชื่อมต่อข้อมูลจากหน้าเว็บหรือแอปฯ อื่นๆ เข้ามาลงบัญชีโดยตรง ตัดงานคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนทิ้งไป
การลงทุนในระบบเหล่านี้ คือการซื้อ เวลา และ ความถูกต้อง กลับคืนมาให้องค์กรครับ เมื่อพนักงานไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเดินเอกสาร หรือตามหาแฟ้มที่หายไป พวกเขาก็จะมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่ม หรืองานเชิงกลยุทธ์ที่จะช่วยให้บริษัทเติบโตได้อย่างแท้จริงค่ะ
