วางระบบอนุมัติในโปรแกรมบัญชี ก่อนจ่ายเงินทุกครั้ง ต้องผ่านใครบ้าง?

การจ่ายเงินเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ธุรกิจควรมีระบบควบคุมที่ชัดเจน เพราะทุกครั้งที่เงินออกจากบริษัท ไม่ว่าจะเป็นค่าสินค้า ค่าใช้จ่ายประจำ ค่าแรง หรือค่าใช้บริการ ย่อมเกี่ยวข้องกับทั้งเอกสาร ผู้รับเงิน และอำนาจในการอนุมัติ หากธุรกิจใช้วิธีให้พนักงานส่งเอกสารมาให้ผู้บริหารเซ็นเพียงอย่างเดียว เมื่อจำนวนรายการเพิ่มขึ้นก็อาจเกิดปัญหา เช่น เอกสารตกหล่น จ่ายซ้ำ จ่ายผิดจำนวน หรือไม่แน่ใจว่ารายการไหนได้รับอนุมัติแล้ว

การวาง Approval Workflow หรือขั้นตอนการอนุมัติในโปรแกรมบัญชี จึงช่วยกำหนดให้ชัดเจนว่า รายการแบบไหนต้องผ่านใคร ใครมีสิทธิ์อนุมัติ และเมื่อใดจึงสามารถดำเนินการจ่ายเงินได้

ทำไมการอนุมัติก่อนจ่ายเงินจึงสำคัญ

การควบคุมการจ่ายเงินไม่ได้มีเป้าหมายเพียงป้องกันการจ่ายเงินผิด แต่ยังช่วยให้บริษัทตรวจสอบที่มาของค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น เช่น บริษัทได้รับใบแจ้งหนี้จาก Supplier จำนวน 80,000 บาท ก่อนจ่ายเงิน อาจต้องตรวจสอบว่า

• มีการสั่งซื้อจริงหรือไม่
• สินค้าหรือบริการได้รับครบแล้วหรือไม่
• จำนวนเงินตรงกับเอกสารหรือไม่
• ค่าใช้จ่ายนี้อยู่ในงบประมาณหรือไม่
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย
• ใครมีอำนาจอนุมัติรายการดังกล่าว

หากขั้นตอนเหล่านี้ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า ฝ่ายบัญชีจะไม่ต้องตัดสินใจเองว่ารายการใดควรจ่ายหรือไม่ควรจ่าย แต่สามารถตรวจสอบตาม Workflow ที่บริษัทกำหนดไว้

ก่อนจ่ายเงินควรผ่านใครบ้าง

ไม่มีโครงสร้างเดียวที่เหมาะกับทุกบริษัท เพราะจำนวนผู้อนุมัติควรสัมพันธ์กับขนาดองค์กร ประเภทธุรกิจ และวงเงิน ตัวอย่าง Workflow พื้นฐาน

ผู้ขอซื้อหรือผู้ขอเบิก → หัวหน้างาน → ผู้มีอำนาจอนุมัติ → ฝ่ายบัญชี/การเงิน → จ่ายเงิน

แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกคนต้องเป็นผู้อนุมัติทั้งหมด บางขั้นตอนมีหน้าที่ตรวจสอบข้อมูล ขณะที่บางขั้นตอนมีหน้าที่อนุมัติให้เกิดการจ่ายเงินจริง

1. ผู้ขอซื้อหรือผู้ขอเบิก

จุดเริ่มต้นของกระบวนการคือผู้ที่ต้องการใช้เงิน ผู้ขอควรระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น

• ซื้ออะไรหรือจ่ายค่าอะไร
• จำนวนเงินเท่าไร
• Supplier หรือผู้รับเงินคือใคร
• ใช้กับแผนกหรือโครงการใด
• มีเอกสารประกอบอะไรบ้าง
• ต้องการจ่ายภายในวันไหน

ขั้นตอนนี้ช่วยให้รายการมีข้อมูลเพียงพอก่อนส่งต่อให้ผู้อนุมัติ

2. หัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบงบประมาณ

ผู้อนุมัติระดับหัวหน้างานควรเป็นผู้ที่รู้ว่ารายการนั้นเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานจริงหรือไม่ เช่น ฝ่ายการตลาดขออนุมัติค่าโฆษณา หัวหน้าฝ่ายการตลาดอาจเป็นผู้ตรวจสอบว่ารายการดังกล่าวเกี่ยวข้องกับแผนงานและงบประมาณของฝ่ายหรือไม่

การให้ผู้รับผิดชอบหน่วยงานเป็นผู้ตรวจสอบก่อน ช่วยแยกเรื่อง “จำเป็นต้องใช้หรือไม่” ออกจากเรื่อง “สามารถจ่ายเงินได้หรือไม่”

3. ผู้มีอำนาจอนุมัติ

รายการที่มีวงเงินสูงหรือมีความสำคัญมากขึ้น อาจต้องส่งต่อให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตามนโยบายของบริษัท เช่น

ตัวเลขข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่เกณฑ์ตายตัว ธุรกิจควรกำหนดวงเงินให้เหมาะกับขนาดและโครงสร้างการบริหารของตนเอง

4. ฝ่ายบัญชีหรือการเงิน

ฝ่ายบัญชีและการเงินไม่ควรมีหน้าที่เพียง “จ่ายเงิน” แต่ควรมีจุดตรวจสอบก่อนดำเนินการด้วย ตัวอย่างสิ่งที่ควรตรวจ ได้แก่

• เอกสารประกอบครบหรือไม่
• ผู้อนุมัติถูกต้องตามวงเงินหรือไม่
• ชื่อผู้รับเงินถูกต้องหรือไม่
• จำนวนเงินตรงกับเอกสารหรือไม่
• รายการถูกบันทึกในบัญชีหรือไม่
• มีการจ่ายรายการนี้ไปแล้วหรือไม่

เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนการจ่ายเงินตามวิธีที่บริษัทกำหนด

5. ผู้มีสิทธิ์สั่งจ่ายเงิน

ในบางธุรกิจ ผู้อนุมัติค่าใช้จ่ายกับผู้ที่มีสิทธิ์สั่งจ่ายเงินอาจเป็นคนละคนกัน เช่น ผู้บริหารอนุมัติรายการ แต่ฝ่ายการเงินเป็นผู้จัดเตรียมการโอน และกรรมการเป็นผู้อนุมัติการโอนผ่านธนาคาร

การแบ่งหน้าที่ลักษณะนี้ช่วยลดการรวมอำนาจไว้ที่บุคคลเดียว โดยเฉพาะธุรกิจที่มีจำนวนเงินหมุนเวียนสูง

แบ่งระดับการอนุมัติตามประเภทและวงเงิน

หากทุกค่าใช้จ่ายต้องรอผู้บริหารอนุมัติด้วยตัวเองทั้งหมด ระบบอาจกลายเป็นคอขวดแทนที่จะช่วยให้ทำงานเร็วขึ้น ค่าใช้จ่ายประจำ เช่น ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าเช่าสำนักงาน หรือค่าสาธารณูปโภค อาจกำหนด Workflow ที่แตกต่างจากการซื้อเครื่องจักรหรือค่าใช้จ่ายโครงการขนาดใหญ่ จึงควรแบ่งรายการออกเป็นประเภทและกำหนดระดับการอนุมัติตามความเหมาะสม

• ค่าใช้จ่ายประจำ อาจใช้การอนุมัติระดับหัวหน้า หรือกำหนดผู้รับผิดชอบไว้ล่วงหน้า หากเป็นรายการที่เกิดซ้ำและอยู่ในกรอบงบประมาณ
• การจัดซื้อสินค้า อาจให้ผู้ขอซื้อส่งรายการให้หัวหน้าอนุมัติก่อน จากนั้นฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ และส่งเอกสารให้บัญชีตรวจสอบก่อนจ่าย
• ค่าใช้จ่ายวงเงินสูง อาจเพิ่มผู้อนุมัติระดับผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจตามที่บริษัทกำหนด
• ค่าใช้จ่ายนอกงบประมาณ อาจกำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติเพิ่ม แม้ว่าวงเงินจะไม่สูงมาก เพราะเป็นรายการที่ไม่ได้อยู่ในแผนการใช้เงินเดิม

ควรแยก “ผู้บันทึก” กับ “ผู้อนุมัติ”

อีกหลักสำคัญของการควบคุมภายในคือไม่ควรให้บุคคลเดียวทำทุกขั้นตอนตั้งแต่สร้างรายการจนถึงจ่ายเงิน หากโครงสร้างของธุรกิจสามารถแยกหน้าที่ได้ เช่น

1. พนักงาน สร้างคำขอซื้อ
2. หัวหน้า ตรวจสอบและอนุมัติ
3. ฝ่ายจัดซื้อ ดำเนินการสั่งซื้อ
4. ฝ่ายคลัง ยืนยันการรับสินค้า
5. ฝ่ายบัญชี ตรวจสอบเอกสารและบันทึกบัญชี
6. ฝ่ายการเงิน ดำเนินการจ่าย
7. ผู้มีอำนาจ อนุมัติการจ่ายตามวงเงิน

การแยกหน้าที่เช่นนี้ทำให้แต่ละฝ่ายมีบทบาทต่างกัน และช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าแต่ละขั้นตอนดำเนินการโดยใคร

Approval Workflow ในโปรแกรมบัญชีช่วยอะไรได้บ้าง

หากใช้ระบบที่รองรับ Workflow ผู้ใช้งานสามารถกำหนดขั้นตอนการอนุมัติไว้ในระบบแทนการติดตามด้วยเอกสารหรือข้อความเพียงอย่างเดียว เมื่อมีรายการเข้ามา ระบบสามารถส่งรายการไปยังผู้รับผิดชอบตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น แผนก ประเภทรายการ หรือวงเงิน

ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบรายละเอียดและดำเนินการตามสิทธิ์ของตนเอง ส่วนรายการที่ยังไม่ได้รับอนุมัติก็สามารถแยกออกจากรายการที่พร้อมดำเนินการได้

ทั้งนี้ ความสามารถจริงของแต่ละโปรแกรมแตกต่างกัน จึงควรตรวจสอบว่า Workflow รองรับรูปแบบการอนุมัติที่ธุรกิจต้องการหรือไม่

สิ่งที่ควรกำหนดก่อนเริ่มวางระบบ

ก่อนนำ Approval Workflow ไปใช้จริง ไม่ควรเริ่มจากการตั้งค่าบนโปรแกรมทันที แต่ควรวางกติกาการทำงานของบริษัทก่อน

กำหนดประเภทของรายการ

แยกให้ชัดว่ารายการใดต้องขออนุมัติ เช่น ซื้อสินค้า ค่าใช้จ่ายทั่วไป ค่าใช้จ่ายโครงการ การเบิกเงินสด หรือการจ่าย Supplier

กำหนดวงเงิน

ระบุว่าแต่ละระดับวงเงินต้องผ่านใครบ้าง และรายการใดต้องมีผู้อนุมัติมากกว่าหนึ่งระดับ

กำหนดผู้แทนกรณีผู้อนุมัติไม่อยู่

หากผู้อนุมัติลางานหรือไม่สามารถดำเนินการได้ ควรมีผู้รับผิดชอบแทนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้รายการค้างอยู่ในระบบ

กำหนดเอกสารประกอบ

ระบุว่าแต่ละประเภทค่าใช้จ่ายต้องแนบเอกสารอะไรบ้าง เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้อง

กำหนดสิทธิ์ของแต่ละฝ่าย

ผู้ใช้งานแต่ละคนควรเข้าถึงเฉพาะข้อมูลและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตน

AccCloud ERP ตัวช่วยจัดการ Workflow ทางบัญชี

การวางระบบอนุมัติที่ดีต้องอาศัยการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างฝ่ายให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ สำหรับธุรกิจที่มีหลายฝ่ายและมีรายการทางการเงินจำนวนมาก AccCloud ERP ช่วยนำข้อมูลการซื้อ การขาย สต๊อก และบัญชีมาเชื่อมโยงในระบบเดียว ทำให้กระบวนการตรวจสอบเป็นระบบมากขึ้น

AccCloud ERP สามารถนำข้อมูลจากกระบวนการทำงานของธุรกิจมาใช้ประกอบการจัดการด้านบัญชีและการเงิน ทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถทำงานกับข้อมูลชุดเดียวกัน และลดการส่งต่อข้อมูลระหว่างไฟล์หรือเอกสารหลายชุด

ระบบอนุมัติก่อนจ่ายเงินไม่จำเป็นต้องซับซ้อนหรือมีผู้อนุมัติหลายระดับเสมอไป แต่ควรออกแบบให้เหมาะกับประเภทค่าใช้จ่าย วงเงิน และโครงสร้างของแต่ละธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือแยกหน้าที่ของผู้ขอซื้อ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ ฝ่ายบัญชี และผู้จ่ายเงินให้เหมาะสม พร้อมกำหนดสิทธิ์และเงื่อนไขให้ชัดเจน

เมื่อ Workflow ถูกวางไว้ในโปรแกรมบัญชี รายการที่ต้องอนุมัติจะมีขั้นตอนที่ตรวจสอบได้มากขึ้น และฝ่ายการเงินสามารถเห็นได้ว่ารายการใดผ่านขั้นตอนแล้ว รายการใดยังรออนุมัติ และรายการใดต้องตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนจ่าย

สุดท้ายแล้ว ระบบที่ดีไม่ใช่ระบบที่มีขั้นตอนมากที่สุด แต่คือระบบที่ กำหนดความรับผิดชอบชัดเจน ตรวจสอบย้อนหลังได้ และไม่ทำให้กระบวนการจ่ายเงินติดขัดโดยไม่จำเป็น