ช่วงสัปดาห์แรกของทุกเดือนมักจะเป็นช่วงเวลาที่เงียบสงบที่สุดในแผนกบัญชี แต่ความเงียบนั้นเต็มไปด้วยความตึงเครียด กองเอกสารที่วางสูงเป็นภูเขา หน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เปิดโปรแกรมตารางคำนวณไว้รอ และทีมงานที่ต้องนั่งทำโอทีดึกเพื่อพยายามทำให้ตัวเลขฝั่งรายรับและรายจ่ายตรงกันให้ได้
หลายองค์กรเจอกับปัญหานี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนมองว่าเป็นเรื่องปกติที่คนทำบัญชีต้องอดหลับอดนอนช่วงสิ้นเดือน แต่ในความเป็นจริงแล้ว การปิดงบที่ล่าช้าไม่ได้เป็นผลมาจากความสามารถของพนักงานเลยค่ะ ส่วนใหญ่มักเกิดจากขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น และการใช้เครื่องมือที่ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับข้อมูลปริมาณมหาศาล
เมื่อตัวเลขรายรับและรายจ่ายไม่ลงตัว
การทำธุรกิจในแต่ละวันมีการเคลื่อนไหวของเงินตลอดเวลา ทั้งการซื้อวัตถุดิบ การจ่ายค่าขนส่ง การรับเงินจากลูกค้า หรือแม้แต่การจ่ายค่าไฟในออฟฟิศ ข้อมูลเหล่านี้หากไม่ถูกจัดระเบียบให้ดีตั้งแต่วันแรกที่เกิดรายการ พอถึงเวลาต้องมารวบรวมทีเดียวในวันสิ้นเดือน
ความล่าช้าที่เกิดจากระบบที่ไม่รองรับ
หลายบริษัทเริ่มต้นด้วยการให้แต่ละแผนกใช้โปรแกรมที่ตัวเองถนัด ฝ่ายขายอาจจะจดออเดอร์ในแอปพลิเคชันแชต ฝ่ายจัดซื้อบันทึกรายการสั่งของลงในตารางคำนวณ ส่วนฝ่ายโกดังก็จดยอดรับเข้าและเบิกออกลงในสมุด เมื่อแต่ละแผนกทำงานกันเป็นเกาะแยกอิสระ พอถึงเวลาสิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีก็ต้องทำหน้าที่เป็นเหมือนศูนย์กลางที่ต้องวิ่งไปขอข้อมูลจากทุกคนเพื่อนำมาสรุปยอดรวมอีกที
เอกสารกระจัดกระจายตามแผนกต่างๆ ที่รอการรวบรวม
ความยากของการรวบรวมข้อมูลคือเอกสารมักจะเดินทางมาช้ากว่าความเป็นจริงเสมอ บางทีพนักงานเซลส์ออกไปพบลูกค้าแล้วได้บิลเงินสดมา แต่เก็บไว้ในกระเป๋าจนลืม กว่าจะนำมาส่งให้บัญชีก็ผ่านไปแล้วหลายสัปดาห์ ทำให้การบันทึกค่าใช้จ่ายตกหล่นและตัวเลขผลประกอบการเบื้องต้นผิดเพี้ยนไปจากความจริง
ตัวเลขสต็อกสินค้าที่ไม่เคยตรงกับของจริงในโกดัง
อีกหนึ่งสาเหตุที่ดึงเวลาการปิดงบไปมากที่สุดคือการตรวจนับสินค้าคงเหลือ เมื่อตัวเลขในเอกสารไม่ตรงกับของที่วางอยู่บนชั้นวาง ฝ่ายบัญชีและฝ่ายคลังสินค้าก็ต้องเสียเวลามานั่งไล่ดูเอกสารเบิกจ่ายย้อนหลังทีละใบเพื่อหาว่าของหายไปไหน หรือมีใครเบิกไปแล้วลืมจดบันทึกบ้าง
ความเสี่ยงในการตัดสินใจธุรกิจเมื่อไม่มีข้อมูลการเงินที่อัปเดต
ผลกระทบที่น่ากลัวที่สุดของการปิดงบช้า ไม่ใช่แค่การจ่ายเงินค่าโอทีให้พนักงานเพิ่มขึ้น แต่คือการที่เจ้าของธุรกิจต้องบริหารงานแบบปิดตาเดิน หากเราเพิ่งมารู้กำไรขาดทุนของเดือนที่แล้วในอีกยี่สิบวันถัดมา เราอาจจะพลาดโอกาสในการจัดโปรโมชันกระตุ้นยอดขาย หรือแย่กว่านั้นคือเราอาจจะกำลังขาดสภาพคล่องโดยที่ไม่รู้ตัว
5 ปัญหาที่ทำให้ปิดงบช้าและวิธีที่ ERP เข้ามาช่วยจัดการ
เมื่อระบบแบบแยกส่วนคือปัญหา การนำระบบ ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่เชื่อมโยงข้อมูลทุกแผนกในบริษัทเข้าไว้เป็นฐานข้อมูลเดียวกัน จึงเป็นทางออกที่ตรงจุดที่สุด ลองมาเจาะลึก 5 ปัญหาและดูวิธีที่ระบบส่วนกลางนี้เข้ามาช่วยแก้ปัญหากันค่ะ
ปัญหาที่ 1 การคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนจากหลายโปรแกรมที่ไม่เชื่อมต่อกัน
ปัญหาคลาสสิกที่สุดคือฝ่ายขายคีย์ออเดอร์ในระบบหนึ่ง แล้วปริ้นต์กระดาษออกมาให้ฝ่ายบัญชีคีย์ตัวเลขเดิมลงไปในอีกโปรแกรมหนึ่ง การทำแบบนี้นอกจากจะเสียเวลาเป็นสองเท่าแล้ว ยังเสี่ยงต่อการพิมพ์ตัวเลขผิดอีกด้วย
เมื่อใช้ระบบ ERP ข้อมูลจะถูกส่งต่อกันแบบอัตโนมัติ ทันทีที่ฝ่ายขายกดยืนยันออเดอร์และฝ่ายจัดส่งกดยืนยันการส่งสินค้า ระบบจะสร้างรายการตั้งลูกหนี้และบันทึกรายได้ในฝั่งบัญชีให้ทันทีโดยไม่ต้องมีใครมานั่งคีย์ใหม่ ช่วยลดเวลาการทำงานซ้ำซ้อนได้ดีเลยค่ะ
ปัญหาที่ 2 ตามหาเอกสารและบิลค่าใช้จ่ายที่ตกหล่นไม่เจอ
การรอคอยเอกสารจากแผนกอื่นคือสิ่งที่ทำให้บัญชีไม่สามารถเดินหน้าต่อได้ บางครั้งต้องรอใบเสร็จค่าทางด่วนเพียงใบเดียวเพื่อที่จะปิดงบหมวดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
โปรแกรม ERP มักจะรองรับการทำงานผ่านมือถือ พนักงานสามารถถ่ายรูปบิลค่าใช้จ่ายแล้วอัปโหลดเข้าระบบจากหน้างานได้ทันที ฝ่ายบัญชีจะเห็นข้อมูลและเอกสารแนบแบบเรียลไทม์ สามารถตรวจสอบและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ตั้งแต่วันที่เกิดรายการ ไม่ต้องมารอกองรวมกันตอนสิ้นเดือนอีกต่อไป
ปัญหาที่ 3 การทบยอดบัญชีธนาคารที่ต้องมานั่งเทียบทีละบรรทัด
การเอารายการเดินบัญชีจากธนาคารมานั่งเทียบกับบิลที่เราเปิดไว้ เพื่อดูว่าลูกค้าคนไหนโอนเงินมาแล้วบ้าง เป็นงานที่ต้องใช้ความอดทนอย่างมาก ยิ่งถ้าบริษัทมีรายการเข้าออกวันละหลายร้อยรายการ งานนี้อาจต้องใช้เวลาทำเป็นวันๆ
ระบบ ERP จะมีฟังก์ชันดึงความเคลื่อนไหวจากธนาคารเข้ามาในระบบ แล้วทำการจับคู่ยอดเงินที่ตรงกันให้อัตโนมัติ ฝ่ายบัญชีมีหน้าที่แค่ตรวจสอบรายการที่ระบบสงสัยหรือจับคู่ไม่ได้เพียงไม่กี่รายการ ทำให้งานที่เคยใช้เวลาทั้งวันเสร็จได้ในเวลาไม่กี่นาที
ปัญหาที่ 4 การคำนวณต้นทุนการผลิตและต้นทุนขายที่ซับซ้อน
สำหรับธุรกิจที่มีการผลิตสินค้า การคำนวณต้นทุนเป็นสิ่งที่ยากและซับซ้อนมาก หากต้องทำด้วยมือ อาจจะทำให้การปิดงบล่าช้าออกไปอีกหลายวัน เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ขอแบ่งขั้นตอนความซับซ้อนที่ระบบ ERP จะเข้ามาช่วยคำนวณให้อัตโนมัติ
- ระบบทำการดึงราคาวัตถุดิบที่ใช้จริงตามหลักการเข้าก่อนออกก่อนหรือต้นทุนเฉลี่ย
- คำนวณค่าแรงงานที่เกิดขึ้นจริงในสายการผลิตและกระจายเข้าสู่ต้นทุนของสินค้าแต่ละชิ้น
- ปันส่วนค่าใช้จ่ายในการผลิตอย่างค่าไฟโรงงาน หรือค่าเสื่อมเครื่องจักร เข้าไปในสินค้าสำเร็จรูปอย่างแม่นยำ
- เมื่อมีการส่งสินค้าขายออกไป ระบบจะหักล้างสินค้าคงเหลือและบันทึกเป็นต้นทุนขายในงบกำไรขาดทุนให้ทันที
กระบวนการทั้งหมดนี้เกิดขึ้นแบบอัตโนมัติอยู่หลังบ้าน ทำให้เมื่อถึงเวลาสิ้นเดือน ทีมบัญชีสามารถเรียกดูรายงานต้นทุนที่สมบูรณ์ได้ทันทีโดยไม่ต้องมานั่งกดเครื่องคิดเลขเองเลยค่ะ
ปัญหาที่ 5 การปรับปรุงรายการทางบัญชีและการตั้งค้างรับค้างจ่าย
ทุกสิ้นเดือนบัญชีจะต้องมีการตั้งรายการค้างจ่ายต่างๆ เช่น ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ที่บิลยังไม่มา หรือการทยอยตัดค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน ซึ่งหากต้องมานั่งคีย์รายการพวกนี้ใหม่ทุกเดือนก็กินเวลาไม่น้อย
ในระบบ ERP สามารถตั้งค่าให้ระบบทำการบันทึกรายการประจำเดือนเหล่านี้ล่วงหน้าแบบอัตโนมัติได้ เมื่อถึงกำหนดเวลาระบบจะสร้างรายการให้เอง บัญชีเพียงแค่เข้าไปตรวจสอบความถูกต้องและกดยืนยัน ก็สามารถประหยัดเวลาในการเตรียมข้อมูลปรับปรุงรายการไปได้มากเลยค่ะ
ปิดงบให้รวดเร็วและแม่นยำด้วยระบบส่วนกลาง
เมื่อเราสามารถกำจัดข้อผิดพลาดและการทำงานที่ซ้ำซ้อนออกไปได้ การปิดงบการเงินก็จะไม่ใช่งานที่น่ากลัวอีกต่อไป การเปลี่ยนมาใช้ระบบที่เชื่อมโยงทุกส่วนเข้าด้วยกัน จะช่วยเปลี่ยนวิถีชีวิตของคนทำงานหลังบ้านไปอย่างสิ้นเชิงค่ะ
ขั้นตอนการส่งข้อมูลที่ช่วยให้บัญชีทำงานจบในที่เดียว
เมื่อฝ่ายต่างๆ ทำงานบนระบบเดียวกัน ข้อมูลจะถูกจัดระเบียบและไหลมารวมกันที่แผนกบัญชีอย่างเป็นธรรมชาติ
- ฝ่ายจัดซื้อรับของเข้า ระบบบันทึกตั้งเจ้าหนี้
- ฝ่ายขายส่งของออก ระบบบันทึกยอดขายและตั้งลูกหนี้
- ฝ่ายคลังสินค้าอัปเดตยอดคงเหลือ สต็อกก็เชื่อมตรงกับงบดุล
ทุกการเคลื่อนไหวมีที่มาที่ไปและตรวจสอบย้อนหลังได้เสมอ ทำให้การกดปุ่มปิดงบตอนสิ้นเดือนกลายเป็นเพียงแค่การตรวจสอบความเรียบร้อยรอบสุดท้ายเท่านั้น
ยกระดับทีมบัญชีให้เป็นนักวิเคราะห์การเงิน
เมื่อระบบไอทีเข้ามาช่วยรับภาระงานเอกสารและการคีย์ข้อมูลที่น่าเบื่อหน่ายออกไป ทีมบัญชีก็จะมีเวลาว่างมากขึ้น พวกเขาสามารถนำเวลาเหล่านั้นไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล วางแผนภาษี จัดทำงบประมาณล่วงหน้า หรือหาแนวทางลดต้นทุนให้กับบริษัท ซึ่งเป็นงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มและเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงานของผู้บริหารอย่างแท้จริงค่ะ
ความล่าช้าในการทำรายงานการเงินคือสัญญาณเตือนว่าธุรกิจของคุณอาจจะกำลังเติบโตจนเกินขีดจำกัดของระบบเดิม การลงทุนในระบบ ERP ไม่ใช่แค่การซื้อ โปรแกรมบัญชี มาให้พนักงานใช้ แต่มันคือการวางโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญที่สุดให้กับองค์กร
การมีระบบที่ดีจะช่วยให้ข้อมูลไหลถึงกันได้อย่างอิสระแต่มีความปลอดภัยและรัดกุม ทุกคนในบริษัทสามารถทำงานประสานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความขัดแย้งระหว่างแผนก และที่สำคัญที่สุดคือช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีข้อมูลตัวเลขที่ถูกต้อง แม่นยำ และเป็นปัจจุบันที่สุดอยู่ในมือเสมอ
