ใช้รายงานยอดขายจากโปรแกรมบัญชีวางแผนธุรกิจ

ยอดขายเป็นหนึ่งในตัวเลขที่เจ้าของธุรกิจให้ความสำคัญ แต่การรู้เพียงว่า “เดือนนี้ขายได้เท่าไร” อาจยังไม่เพียงพอสำหรับการวางแผนธุรกิจ เพราะตัวเลขยอดขายที่อยู่ในโปรแกรมบัญชียังสามารถนำมาวิเคราะห์ต่อได้อีกหลายมุม

หากธุรกิจมียอดขายเพิ่มขึ้นทุกเดือน แต่เมื่อดูค่าใช้จ่ายกลับพบว่าต้นทุนก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย หรือบางสินค้ามียอดขายสูง แต่กำไรที่ได้รับจริงกลับไม่ได้มากอย่างที่คิด หากดูเฉพาะยอดขายเพียงตัวเลขเดียว อาจทำให้การตัดสินใจคลาดเคลื่อนได้

การรายงานยอดขายจากโปรแกรมบัญชี จึงไม่ได้มีประโยชน์แค่ใช้ตรวจสอบยอดขายหรือจัดทำบัญชีเท่านั้น แต่ยังสามารถนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการวางแผนธุรกิจ ตั้งเป้ายอดขาย วิเคราะห์สินค้า และบริหารกระแสเงินสดได้อีกด้วย

รายงานยอดขายจากโปรแกรมบัญชีบอกอะไรได้บ้าง

ข้อมูลยอดขายที่อยู่ในระบบบัญชีสามารถนำมาวิเคราะห์ได้มากกว่าตัวเลขรายรับรวม โดยขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจเก็บข้อมูลในระบบละเอียดแค่ไหน ข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์ได้ เช่น

• ยอดขายรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน
• ยอดขายแยกตามสินค้าและบริการ
• ยอดขายแยกตามลูกค้า
• ยอดขายแยกตามพนักงานหรือทีมขาย
• ยอดขายตามช่วงเวลา
• จำนวนรายการขาย
• มูลค่าการขายเฉลี่ยต่อรายการ
• สินค้าที่ขายดีและขายช้า
• ยอดขายที่ยังไม่ได้รับชำระ

เมื่อข้อมูลเหล่านี้ถูกนำมาเปรียบเทียบกัน เจ้าของธุรกิจจะเริ่มมองเห็นรูปแบบของยอดขาย และสามารถนำข้อมูลไปใช้วางแผนได้อย่างมีเหตุผลมากขึ้น

ดูแนวโน้มยอดขายก่อนวางแผนธุรกิจ

สิ่งแรกที่สามารถทำได้คือการดู แนวโน้มยอดขาย ในช่วงเวลาที่ผ่านมา เช่น หากดูรายงานย้อนหลัง 12 เดือน แล้วพบว่ายอดขายเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง อาจเป็นสัญญาณว่าธุรกิจมีความต้องการจากตลาดเพิ่มขึ้น หากยอดขายลดลงติดต่อกันหลายเดือน ก็ควรหาสาเหตุเพิ่มเติมว่าเกิดจากอะไร เช่น จำนวนลูกค้าลดลง ราคาสินค้าสูงขึ้น คู่แข่งเพิ่มขึ้น หรือพฤติกรรมของลูกค้าเปลี่ยนแปลง

การดูแนวโน้มจึงช่วยให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องรอจนยอดขายตกลงอย่างชัดเจนแล้วจึงค่อยแก้ปัญหา นอกจากนี้ยังสามารถนำข้อมูลในอดีตมาใช้ประกอบการตั้งเป้าหมายในอนาคตได้ เช่น หากยอดขายในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมาเติบโตเฉลี่ย 8% ต่อเดือน ธุรกิจอาจนำตัวเลขดังกล่าวไปประกอบการตั้งเป้าหมายยอดขายของช่วงถัดไป โดยไม่จำเป็นต้องตั้งเป้าจากการคาดเดาเพียงอย่างเดียว

วิเคราะห์ว่าสินค้าหรือบริการไหนขายดีที่สุด

ธุรกิจที่มีสินค้าหรือบริการหลายรายการไม่ควรมองเพียงยอดขายรวม เพราะยอดขายแต่ละรายการอาจแตกต่างกันมาก เช่น บริษัทมีสินค้า 10 รายการ แต่ยอดขายส่วนใหญ่เกิดจากสินค้าเพียง 2–3 รายการ ข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้วางแผนสต๊อก การตลาด และโปรโมชั่นได้

หากพบว่าสินค้าบางรายการขายดีอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจอาจต้องเตรียมสินค้าให้เพียงพอกับความต้องการ ในขณะที่สินค้าที่ขายช้าอาจต้องพิจารณาปรับราคา ทำโปรโมชั่น หรือทบทวนว่ายังควรเก็บสินค้าไว้ในจำนวนเดิมหรือไม่

แต่สิ่งที่ควรระวังคือ สินค้าที่ขายดีที่สุดไม่จำเป็นต้องเป็นสินค้าที่สร้างกำไรมากที่สุด จึงควรนำข้อมูลยอดขายไปพิจารณาร่วมกับต้นทุนและกำไรด้วย เพื่อให้เห็นภาพที่แท้จริงของธุรกิจ

เปรียบเทียบยอดขายกับต้นทุนและกำไร

การวางแผนธุรกิจจากยอดขายเพียงอย่างเดียวอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ สมมติว่าสินค้าชนิดหนึ่งมียอดขาย 500,000 บาทต่อเดือน แต่มีต้นทุนสินค้าและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องสูงมาก ขณะที่อีกสินค้ามียอดขายเพียง 300,000 บาท แต่มีอัตรากำไรที่ดีกว่า

หากดูเฉพาะยอดขาย อาจคิดว่าสินค้าตัวแรกเป็นสินค้าที่ควรให้ความสำคัญมากที่สุด แต่เมื่อพิจารณากำไรแล้ว ผลลัพธ์อาจแตกต่างกัน การใช้รายงานยอดขายควรดูควบคู่กับข้อมูลต้นทุนและค่าใช้จ่าย เพื่อให้ตอบคำถามสำคัญได้ว่า “ขายได้มาก แล้วธุรกิจเหลือกำไรเท่าไร?” ข้อมูลส่วนนี้มีประโยชน์อย่างมากเมื่อต้องตัดสินใจเรื่องราคา โปรโมชั่น หรือการเพิ่มงบการตลาด

ใช้ข้อมูลยอดขายตั้งเป้าหมายให้ทีม

อีกหนึ่งประโยชน์ของรายงานยอดขายคือการนำข้อมูลในอดีตมาใช้กำหนดเป้าหมายให้ทีมขาย แทนที่จะกำหนดว่า “เดือนหน้าต้องขายให้ได้ 1 ล้านบาท” โดยไม่มีข้อมูลรองรับ อาจเริ่มจากการดูยอดขายย้อนหลัง เช่น

• เดือนที่ผ่านมาได้ 800,000 บาท
• เดือนก่อนหน้าได้ 750,000 บาท
• ค่าเฉลี่ย 6 เดือนอยู่ที่ประมาณ 780,000 บาท

จากนั้นจึงนำข้อมูลเหล่านี้มาพิจารณาว่าเป้าหมายใหม่ควรอยู่ที่ระดับใดจึงจะมีความเป็นไปได้ และต้องเพิ่มยอดขายจากช่องทางใดเพื่อให้ไปถึงเป้าหมาย หากระบบสามารถแยกยอดขายตามพนักงานหรือทีมได้ ก็ยังช่วยให้ผู้บริหารเห็นผลงานของแต่ละส่วน และนำไปวางแผนการทำงานได้ละเอียดขึ้น

วางแผนสต็อกจากข้อมูลยอดขาย

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าและสต๊อก รายงานยอดขายสามารถนำไปใช้วางแผนการจัดซื้อได้โดยตรง หากข้อมูลแสดงว่าสินค้าบางรายการขายออกอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจอาจต้องเพิ่มปริมาณการสั่งซื้อเพื่อป้องกันสินค้าขาด

หากพบว่าสินค้าบางรายการมียอดขายต่ำและค้างอยู่ในคลังเป็นเวลานาน การสั่งซื้อเพิ่มอาจทำให้เงินทุนจมอยู่กับสต๊อกมากขึ้น ข้อมูลยอดขายจึงสามารถช่วยตอบคำถามว่า “ควรซื้ออะไรเพิ่ม และควรลดการซื้อสินค้าอะไรลง” โดยเฉพาะธุรกิจที่มีสินค้าจำนวนมาก การนำข้อมูลยอดขายมาประกอบกับข้อมูลสต๊อกจะช่วยให้การวางแผนจัดซื้อมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใช้ยอดขายวางแผนกระแสเงินสด

ยอดขายกับเงินสดที่ได้รับจริงอาจไม่ใช่ตัวเลขเดียวกัน ธุรกิจที่ขายแบบเครดิตอาจมียอดขายเกิดขึ้นแล้ว แต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน ดังนั้น หากผู้บริหารดูเพียงรายงานยอดขาย อาจเข้าใจว่าบริษัทมีเงินสดเพียงพอ ทั้งที่ในบัญชีธนาคารอาจมีเงินไม่มากนัก

การวางแผนธุรกิจจึงควรนำข้อมูลยอดขายมาพิจารณาร่วมกับ ลูกหนี้การค้าและกำหนดชำระเงิน เช่น หากเดือนหน้ามีค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ แต่รายได้ส่วนใหญ่เป็นยอดขายเครดิตที่ยังไม่ถึงกำหนดรับเงิน ธุรกิจอาจต้องเตรียมเงินสดสำรองไว้ล่วงหน้า ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีจึงช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นทั้ง “ยอดขายที่เกิดขึ้น” และ “เงินที่กำลังจะเข้ามา” ซึ่งเป็นคนละเรื่องกัน

วิเคราะห์ช่วงเวลาที่ลูกค้าซื้อสินค้ามากที่สุด

รายงานยอดขายที่สามารถดูตามช่วงเวลาได้ยังช่วยให้ธุรกิจค้นพบพฤติกรรมของลูกค้า บางธุรกิจอาจมียอดขายสูงในช่วงต้นเดือน ขณะที่บางธุรกิจอาจมียอดขายเพิ่มขึ้นในช่วงปลายเดือน หรือบางสินค้ามียอดขายสูงในช่วงเทศกาลเป็นพิเศษ เมื่อเห็นรูปแบบเหล่านี้แล้ว สามารถนำไปใช้วางแผนได้หลายด้าน เช่น

• การจัดโปรโมชั่น
• การเตรียมสต็อก
• การจัดกำลังคน
• การวางงบโฆษณา
• การเตรียมเงินทุนหมุนเวียน

ยิ่งมีข้อมูลย้อนหลังมากเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสเห็นรูปแบบของธุรกิจได้ชัดเจนมากขึ้น

อย่าดูแค่ยอดขาย แต่ควรดูคุณภาพของยอดขายด้วย

ยอดขายที่เพิ่มขึ้นถือเป็นเรื่องที่ดี แต่ไม่ควรสรุปทันทีว่าธุรกิจกำลังเติบโต เพราะยอดขายที่เพิ่มขึ้นอาจมาจากการลดราคาอย่างหนัก การเพิ่มเครดิตให้ลูกค้า หรือการทำโปรโมชั่นที่มีต้นทุนสูง ซึ่งอาจทำให้กำไรลดลงได้ ก่อนนำรายงานยอดขายไปใช้วางแผนธุรกิจ ควรพิจารณาข้อมูลอื่นประกอบด้วย เช่น

• ยอดขาย ธุรกิจขายได้เท่าไร
• ต้นทุน ต้องใช้เงินเท่าไรเพื่อสร้างยอดขายนั้น
• กำไร หลังหักต้นทุนและค่าใช้จ่ายแล้วเหลือเท่าไร
• ลูกหนี้ เงินจากยอดขายเข้าบริษัทแล้วหรือยัง
• กระแสเงินสด ธุรกิจมีเงินสดเพียงพอสำหรับดำเนินงานหรือไม่

เมื่อดูข้อมูลเหล่านี้ร่วมกัน จะช่วยให้การวางแผนธุรกิจมีมุมมองที่รอบด้านมากขึ้น

วางแผนธุรกิจจากข้อมูลจริง ดีกว่าการคาดเดา

การวางแผนธุรกิจไม่สามารถพึ่งพาตัวเลขเพียงชุดเดียวได้ แต่รายงานยอดขายถือเป็นหนึ่งในข้อมูลพื้นฐานที่มีประโยชน์มาก เพราะช่วยให้เจ้าของกิจการมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในธุรกิจ

เมื่อรู้ว่าสินค้าไหนขายดี ช่วงไหนยอดขายเพิ่มขึ้น ลูกค้ากลุ่มไหนสร้างรายได้ และยอดขายที่เกิดขึ้นเปลี่ยนเป็นเงินสดแล้วมากน้อยแค่ไหน ก็สามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปวางแผนด้านการขาย การตลาด การจัดซื้อ และการเงินได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น

โปรแกรมบัญชีไม่ได้มีหน้าที่เพียงบันทึกตัวเลขย้อนหลัง แต่ข้อมูลในระบบสามารถนำมาใช้มองไปข้างหน้าได้เช่นกัน

เพราะการมีข้อมูลที่ถูกต้องและดูได้ในเวลาที่เหมาะสม จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจจากข้อมูลจริง แทนที่จะต้องวางแผนจากความรู้สึกหรือการคาดเดาเพียงอย่างเดียว