สอนทำ “บัญชีแยกประเภท” ทีละขั้นตอน สำหรับมือใหม่หัดทำบัญชี

การทำบัญชีแยกประเภทเป็นหนึ่งในขั้นตอนพื้นฐานที่สำคัญสำหรับการจัดการบัญชีในธุรกิจ แต่สำหรับมือใหม่ การเริ่มต้นอาจดูซับซ้อนและยากเข้าใจ หากคุณกำลังหัดทำบัญชีและอยากรู้วิธีการจัดการบัญชีแยกประเภทให้ถูกต้อง บทความนี้จะสอนคุณแบบทีละขั้นตอน พร้อมตัวอย่างง่าย ๆ เพื่อให้คุณเริ่มต้นการทำบัญชีได้อย่างมั่นใจ

บัญชีแยกประเภทคืออะไร?

บัญชีแยกประเภท (General Ledger) คือ บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ บันทึกข้อมูลทางการเงินที่เกิดขึ้นทั้งหมดในธุรกิจ โดยแยกตามหมวดหมู่ เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หนี้สิน และทุน เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลการเงินได้ง่ายและช่วยเตรียมข้อมูลสำหรับการทำงบการเงิน เช่น งบดุล และงบกำไรขาดทุน ที่ใช้ในการตรวจสอบและวิเคราะห์สถานะทางการเงิน

บัญชีแยกประเภท มีกี่ประเภท

บัญชีแยกประเภทแบ่งออกเป็น 2 แบบ ซึ่งประกอบด้วย

1. บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)

บัญชีแยกประเภททั่วไป คือสมุดบัญชีหลักที่ใช้บันทึกข้อมูลทางการเงินของธุรกิจทั้งหมด แยกตามประเภทบัญชี เช่น ทรัพย์สิน หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย 

• บัญชีสินทรัพย์   ทรัพย์สินทั้งหมดที่ธุรกิจเป็นเจ้าของ ซึ่งสามารถนำมาใช้หรือแปลงเป็นเงินสดได้
• บัญชีหนี้สิน หนี้ที่ธุรกิจต้องชำระในอนาคต 
• บัญชีทุน มูลค่าที่เจ้าของธุรกิจมีในธุรกิจหลังหักหนี้สิน เช่น ทุนจดทะเบียน กำไรสะสม
• บัญชีรายได้รายได้ที่ธุรกิจได้รับจากกิจกรรมหลัก เช่น การขายสินค้าและบริการ
• บัญชีค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสร้างรายได้ เช่น ค่าไฟฟ้า เงินเดือนพนักงาน

ตัวอย่างบัญชีแยกประเภทแบบทั่วไป

หน้าตาของบัญชีแยกประเภทก็จะแยกเป็น 2 ด้าน ให้ง่ายๆฝั่งซ้ายเดบิต ฝั่งขวาเครดิต

ด้านซ้ายมือหรือฝั่งเดบิต จะประกอบด้วย
1.วัน เดือน ปี
2.รายที่เราต้องการบันทึก
3.จำนวนเงินในฝั่งเดบิต

ด้านขวามือฝั่ง เครดิต
1.วัน เดือน ปี
2.รายที่เราต้องการบันทึก
3.จำนวนเงินในฝั่งเครดิต

2. บัญชีแยกประเภทย่อย (Sub-Ledger)

บัญชีแยกประเภทย่อย คือบัญชีที่แยกออกมาจากบัญชีหลักในบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกรรมเฉพาะด้าน เช่น ลูกหนี้แต่ละราย หรือเจ้าหนี้แต่ละราย ใช้บันทึกข้อมูลเชิงลึกในหมวดบัญชีหลัก 

ตัวอย่างบัญชีประเภทแบบย่อย

หน้าตาของบัญชีแยกประเภทแบบย่อยประกอบด้วย
1.วัน เดือน ปี
2.รายที่เราต้องการบันทึก
3.จำนวนเงินในฝั่งเดรบิต
4.จำนวนเงินฝั่งเครดิต
หน้าตาจะเหมือนสมุดรายวันแต่จะมียอดคงเหลือในการบันทึกรายการ
5.ยอดคงเหลือฝั่งเดรบิต
6.ยอดคงเหลือฝั่งเครดิต

ขั้นตอนการทำบัญชีแยกประเภท

• เตรียมข้อมูลพื้นฐาน รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ

• บันทึกข้อมูลในสมุดรายวัน บันทึกธุรกรรมทางการเงินตามวันที่เกิดขึ้น ระบุบัญชีที่เกี่ยวข้อง ฝั่งเดบิต และเครดิต
• โอนรายการเข้าสู่บัญชีแยกประเภท ย้ายรายการจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทที่เหมาะสม ใช้รูปแบบ T-Account โดยฝั่งซ้ายคือเดบิต และฝั่งขวาคือเครดิต
• ตรวจสอบยอดคงเหลือ รวมยอดฝั่งเดบิตและเครดิตในแต่ละบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมทั้งสองฝั่งสมดุลกัน
• ปิดบัญชี โอนยอดคงเหลือจากบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุน

ความสำคัญของการใช้บัญชีแยกประเภท

1. การจัดการการเงิน 

บัญชีแยกประเภทช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามและตรวจสอบสถานะทางการเงินได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หรือหนี้สิน ซึ่งทำให้มองเห็นภาพรวมการเงินของธุรกิจอย่างชัดเจน

2. การวางแผนและการตัดสินใจ

ข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทช่วยให้เจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารสามารถวางแผนและตัดสินใจในเรื่องสำคัญ เช่น กำหนดงบประมาณ การลงทุนในโครงการใหม่ การปรับปรุงกระบวนการดำเนินงาน

3. การตรวจสอบและการควบคุม

การใช้บัญชีแยกประเภทช่วยให้สามารถตรวจสอบและควบคุมการใช้จ่าย รวมถึงการบริหารทรัพย์สินในธุรกิจ ลดความเสี่ยงในการใช้เงินเกินงบประมาณ เพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการทำงาน

4. รายงานทางการเงิน

ข้อมูลที่บันทึกในบัญชีแยกประเภทเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการจัดทำรายงานทางการเงิน เช่น

• งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เพื่อดูว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุนในช่วงเวลาที่กำหนด
• งบดุล (Balance Sheet) เพื่อแสดงสถานะทรัพย์สิน หนี้สิน และทุนของธุรกิจ

เครื่องมือช่วยทำบัญชีแยกประเภท

ปัจจุบันมีโปรแกรมช่วยทำบัญชีมากมายที่สามารถอำนวยความสะดวกในการทำบัญชีแยกประเภทได้ เช่น

• Microsoft Excel สามารถสร้างตารางบัญชีแยกประเภทได้ง่าย ๆ แต่ต้องมีสูตรเพื่อการคำนวณ
• โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป มีฟังก์ชันการทำงานที่สามารถสร้างรายงานทางการเงินหรือการทำบัญชีที่หลากหลากได้อย่างครอบคลุมภายในโปรแกรมเดียว

การทำบัญชีแยกประเภทเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ช่วยให้คุณเข้าใจสถานะการเงินและเตรียมข้อมูลสำหรับงบการเงิน การเริ่มต้นอาจดูยาก แต่หากทำตามขั้นตอนที่แนะนำ พร้อมเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมที่จะเป็นตัวช่วยการทำบัญชีอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อการทำบัญชีจะกลายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและสำคัญต่อธุรกิจของคุณ