ทำความรู้จัก 4 ฟีเจอร์โปรแกรมบัญชี ERP ช่วยจัดการธุรกิจอย่างมืออาชีพ

ธุรกิจอาจรู้สึกว่าการจัดการเรื่องบัญชีคือหนึ่งในเรื่องที่ซับซ้อนที่สุด ทั้งตัวเลข รายงาน เอกสาร หรือแม้แต่การติดตามข้อมูลย้อนหลัง แต่รู้ไหมว่า เราไม่จำเป็นต้องจัดการทุกอย่างด้วยตัวเองอีกต่อไปแล้ว เพราะมีเครื่องมือที่ช่วยทำให้ชีวิตง่ายขึ้น นั่นคือ โปรแกรมบัญชี ERP

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) คือ ซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการกระบวนการในองค์กรแบบครบวงจร ซึ่งหนึ่งในฟีเจอร์ที่โดดเด่นของ ERP คือฟีเจอร์บัญชี ที่สามารถทำให้การวางแผน วิเคราะห์ และติดตามต้นทุนธุรกิจกลายเป็นเรื่องที่ง่ายกว่าเดิมมาก

4 ฟีเจอร์โปรแกรมบัญชี ERP

1. CRM 

หลายครั้งที่ข้อมูลลูกค้าแยกกระจัดกระจายระหว่างฝ่ายขาย การตลาด และฝ่ายบริการหลังการขาย การพึ่งแต่ Excel หรือระบบแยกอาจทำให้เราไม่รู้เลยว่าลูกค้าคนไหนสนใจอะไร ไม่ว่าจะใช้ ERP หรือโปรแกรมบัญชี ERP ที่มีระบบ CRM จะช่วยเก็บประวัติของลูกค้าทั้งหมดไว้ในระบบเดียว ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก โปรโมชั่นที่สนใจ ประวัติซื้อ/คืนสินค้า และ feedback ต่างๆ

2. Inventory Management

ถ้าคลังสินค้าไม่ตรงกับข้อมูลบัญชี หรือสต็อกสินค้าขาดบ่อยจนลูกค้ารอนาน นั่นเพราะระบบเก่าของคุณจัดการไม่ดีพอ การใช้โปรแกรมบัญชี ERP ที่มีระบบจัดการคลังในตัวจะช่วยติดตามยอดสินค้าแบบ FIFO รู้ทันว่ามีของขาด ของเกิน หรือสินค้าค้างล็อตไหน

ฟีเจอร์ติดตามการรับ–จ่ายสินค้าในหน้าคลังได้อัตโนมัติ เชื่อมกับฝ่ายจัดซื้อเมื่อสินค้าขาด หรือฝ่ายบัญชีเมื่ออัปเดตต้นทุน เห็นภาพรวมว่าสต็อกเท่าไหร่ จดบันทึกความเคลื่อนไหวแบบเรียลไทม์

3. Manufacturing / MRP

MRP จะเข้ามาช่วยจัดการสูตรการผลิต คำนวณปริมาณวัตถุดิบ และวางแผนการผลิตได้จากระบบบัญชีโดยตรงโดยไม่ต้องซ้ำส่วนกลางกับ ERP หลายระบบ

ข้อมูลใบสั่งผลิตเชื่อมต่อกับคลังวัตถุดิบ ถ้าวัตถุดิบไม่พอ ระบบจะเตือนให้สั่งซื้อเพิ่มทันที อีกทั้งช่วยตรวจสอบต้นทุนจริงของแต่ละล็อตผลิต เห็นทั้งวัตถุดิบ เครื่องจักร และแรงงาน ว่าควบคุมต้นทุนได้ไหม

4. Accounting & Finance 

ฟีเจอร์บัญชีหลักๆ ของ ERP คือ บัญชีแยกประเภท สมุดรายวัน และงบการเงิน (งบดุล, กำไรขาดทุน, กระแสเงินสด) รวมถึงระบบออกใบแจ้งหนี้ ดึงข้อมูลจากระบบขายและสต็อกมาอัปเดตบัญชีอัตโนมัติ 

จุดเด่นอีกอย่างคือ ระบบกระทบยอดกับธนาคาร (Bank Reconciliation) ที่ช่วยลดงานกระดาษ ลดการผิดพลาด และดูยอดเงินเข้า–ออกได้ทันทีด้วยการเชื่อมจากธนาคาร 

ทำไมต้องเลือกโปรแกรมบัญชี ERP ที่มีครบทั้ง 4 ฟีเจอร์

1. ข้อมูลเชื่อมต่อ ไม่ขาดตอน

ทุกฝ่ายอัปเดตข้อมูลจากระบบเดียว ไม่ต้องย้ายข้อมูลซ้ำ ลดความเสียหายจากการกรอกผิดพลาด

2. มองเห็นภาพธุรกิจแบบองค์รวม

เห็นตั้งแต่ใบสั่งลูกค้า ยันต้นทุนการผลิตและยอดขายจริง ซึ่งช่วยให้วางแผนต้นทุน งบประมาณ และกำไรได้แม่นยำ

3. ประหยัดเวลา & ลดต้นทุน

ระบบออโต้ ที่ช่วยลดงานซ้ำ ให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้น แล้วเอาเวลาไปโฟกัสจุดสำคัญของธุรกิจแทน

4. ขยายธุรกิจง่ายขึ้น

เมื่อข้อมูลทั้งระบบอัปเดตแบบเรียลไทม์ Scale ธุรกิจมากขึ้น ระบบบัญชีก็โตตามได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่

วางแผนใช้งานแต่ละฟีเจอร์ยังไงให้ได้ประโยชน์สูงสุด

1. ประเมินธุรกิจเบื้องต้น ว่ามีระบบขาย คลัง หรือผลิตที่ต้องเชื่อมกับบัญชีไหม
2. ทดลองใช้ฟรี AccCloud มีทดลองฟรี 30 วัน ลองเชื่อมข้อมูลง่ายๆ ก่อน
3. ปรับใช้จริง โดยวาง Workflow ให้เป็นมาตรฐาน ก่อนค่อยเริ่ม Roll-out ให้ทีมใช้งานจริง
4. วัดผลทันที ใช้รายงานระบบบัญชี วัดความรั่วไหล ต้นทุนที่ลดลง และเวลาที่ประหยัดไป
   

โปรแกรมบัญชี ERP ที่มีฟีเจอร์ครบครันอย่าง CRM, Inventory, Manufacturing/MRP และ Accounting & Finance ไม่ใช่แค่อัปเกรดระบบบัญชี แต่เป็นการเปลี่ยนให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมืออาชีพมากขึ้น ข้อมูลครบ เชื่อมกันทุกฝ่าย และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากกำลังมองหาวิธีลดงานซ้ำ เพิ่มความแม่น ลดความผิดพลาด และวางแผนให้ธุรกิจโตแบบมีแนวทาง ฟีเจอร์ต่างๆ เหล่านี้คือก้าวแรกที่มองข้ามไม่ได้ค่ะ