หลายธุรกิจเจอสถานการณ์เดียวกันทุกสิ้นเดือน รายงานกำไรขาดทุนบอกว่ากิจการมีกำไร แต่ยอดเงินในบัญชีธนาคารกลับตึงมือจนรู้สึกว่า “กำไรหายไปไหน” ความจริงคือกำไรทางบัญชีและเงินคงเหลือในธนาคารกำลังตอบคำถามคนละข้อ หากแยกสองตัวเลขนี้ออกจากกันได้ เจ้าของกิจการจะตัดสินใจเรื่องจ่ายเจ้าหนี้ รับงานเพิ่ม หรือวางแผนเงินทุนได้แม่นขึ้นมาก
กำไรทางบัญชีคืออะไร
กำไรทางบัญชีคือผลต่างระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายของงวดนั้น ตามหลักเกณฑ์ทางบัญชี ไม่ได้รอให้เงินสดเข้าหรือออกจริงเสมอไป เมื่อส่งมอบสินค้า ออกใบแจ้งหนี้ หรือให้บริการครบตามเงื่อนไข รายได้นั้นอาจถูกบันทึกแล้ว แม้ลูกค้ายังไม่ได้โอนเงินเข้ามา
ในทางเดียวกัน ค่าใช้จ่ายบางประเภทถูกบันทึกตามช่วงเวลาที่ได้รับประโยชน์ เช่น ค่าเสื่อมราคา ค่าเช่าที่จ่ายล่วงหน้า หรือค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ตัวเลขกำไรจึงช่วยตอบว่า “การดำเนินงานในงวดนี้ทำเงินได้ดีแค่ไหน” ไม่ใช่ “วันนี้มีเงินสดให้ใช้เท่าไร”
ยอดเงินในบัญชีธนาคารบอกอะไร
ยอดเงินในบัญชีธนาคารคือเงินสดที่เคลื่อนไหวจริงผ่านบัญชีนั้น ณ เวลาหนึ่ง จึงตอบคำถามเรื่องสภาพคล่องโดยตรง เช่น พรุ่งนี้จ่ายเงินเดือนและค่าวัตถุดิบได้หรือไม่ แต่ก็อาจยังไม่ใช่เงินสดทั้งหมดของบริษัท เพราะธุรกิจอาจมีเงินสดย่อย เงินอยู่ระหว่างนำฝาก เช็ครับล่วงหน้า หรือบัญชีธนาคารหลายแห่ง
ยอดธนาคารยังไม่บอกด้วยว่าบริษัทมีกำไรหรือขาดทุน เงินเข้าอาจมาจากเงินกู้ เงินเพิ่มทุน หรือการเก็บหนี้เก่าที่เคยบันทึกรายได้ไปแล้ว ขณะที่เงินออกอาจเป็นการซื้อเครื่องจักรหรือชำระเงินต้น ซึ่งไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงวดนั้น
เปรียบเทียบให้เห็นภาพ กำไร vs เงินสด
1. รายได้ขายเชื่อ
สมมติขายสินค้า 100,000 บาท ต้นทุนสินค้า 60,000 บาท และให้เครดิตลูกค้า 30 วัน ในวันขาย บริษัทมีกำไรทางบัญชี 40,000 บาททันที แต่ยอดธนาคารยังไม่เพิ่มจนกว่าลูกค้าจะชำระเงินจริง นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจขายดีแต่ยังขาดเงินหมุนได้
2. ซื้อเครื่องจักรด้วยเงินสด
หากบริษัทซื้อเครื่องจักร 300,000 บาท เงินในธนาคารจะลดลง 300,000 บาททันที แต่ในงบกำไรขาดทุนจะไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดในวันซื้อ โดยทั่วไปจะทยอยรับรู้เป็นค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งาน ดังนั้นเงินสดลดมาก แต่กำไรของเดือนอาจลดเพียงเล็กน้อย
3. รับเงินกู้จากธนาคาร
เมื่อเงินกู้เข้าบัญชี ยอดธนาคารเพิ่มขึ้น แต่ไม่ใช่รายได้ จึงไม่ทำให้กำไรเพิ่ม กลับกัน เวลาผ่อนชำระเงินกู้ ส่วนเงินต้นที่จ่ายออกทำให้เงินสดลดลง แต่ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย ส่วนดอกเบี้ยเท่านั้นที่กระทบกำไร
4. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าคอมมิชชัน หรือค่าบริการที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่าย อาจถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ทำให้กำไรลดลงก่อนเงินออกจากธนาคาร การมองยอดเงินสดอย่างเดียวจึงอาจทำให้ประเมินภาระที่รอจ่ายต่ำเกินจริง
5 เหตุผลที่กำไรมาก แต่เงินในบัญชีธนาคารกลับน้อย
หลายคนเจอปัญหาแบบนี้บ่อยมาก ดูงบแล้วกำไรดีมาก แต่เปิดแอปธนาคารกลับเหลือน้อย หรือแทบไม่มีเลย สาเหตุหลัก ๆ มีอยู่ 5 อย่าง roughly นี้
1. ขายได้แต่ยังไม่ได้เงินจริง
ธุรกิจส่วนใหญ่ขายเป็นเงินเชื่อ บันทึกเป็นรายได้และกำไรทันทีตามระบบบัญชี แม้ลูกค้าจะยังไม่โอนเงินก็ตาม เงินยังค้างอยู่ในบัญชีลูกหนี้ ไม่ได้เข้าบัญชีธนาคาร ยิ่งขยายยอดขายเงินเชื่อมาก ยิ่งเงินสดขาดแคลน ถ้าลูกค้าชำระช้าหรือเบี้ยว ปัญหาก็ยิ่งหนัก วิธีดูง่าย ๆ คือดูระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย ถ้านานเกิน 45-60 วัน แสดงว่ามีปัญหาเรื่องนี้ชัดเจน
2. เงินจมอยู่ในสินค้าคงคลัง
ซื้อของมาเก็บไว้เยอะ ๆ เงินออกจากบัญชีไปแล้ว แต่ในบัญชียังบันทึกเป็นสินทรัพย์ ไม่นับเป็นค่าใช้จ่ายจนกว่าจะขายได้ กำไรจากส่วนที่ขายไปอาจยังดูดี แต่เงินสดถูกใช้ไปซื้อของเก็บไว้แล้ว ถ้าสินค้าขายช้า หมดอายุ หรือล้าสมัย ยิ่งแย่ เพราะเงินจมอยู่เฉย ๆ และยังมีต้นทุนเก็บรักษาเพิ่มอีก ควรเช็คดูว่าสินค้าหมุนเวียนเร็วแค่ไหน ถ้านานเกินไปแสดงว่าสต็อกเยอะเกินจำเป็น
3. เอาเงินไปลงทุนซื้อของใหญ่ ๆ
ซื้อเครื่องจักร อุปกรณ์ รถยนต์ หรือขยายกิจการ เงินสดจ่ายออกไปทันทีเป็นก้อนใหญ่ แต่ในบัญชีจะทยอยตัดค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายทีละน้อยหลายปี ทำให้กำไรในปีนั้นยังดูดี แม้เงินในบัญชีจะลดลงมากก็ตาม การลงทุนที่ดีจะสร้างรายได้ในอนาคต แต่ระยะสั้นจะกดดันสภาพคล่องแน่นอน โดยเฉพาะถ้ากู้เงินมาลงทุนด้วย ยิ่งมีภาระดอกเบี้ยและเงินต้นเพิ่ม
4. เอาเงินไปจ่ายหนี้และภาระอื่น ๆ
ผ่อนหนี้ธนาคาร จ่ายดอกเบี้ย จ่ายภาษี หรือเจ้าของเบิกเงินส่วนตัว เหล่านี้เงินสดหายไปจากบัญชีทันที แต่ส่วนใหญ่ไม่ได้ลดกำไรโดยตรง (ยกเว้นดอกเบี้ยและภาษีบางส่วน) บางทีกำไรสุทธิ 2-3 ล้าน แต่ต้องผ่อนหนี้เดือนละหลายแสน เงินที่เหลือจริงก็เหลือน้อยหรือติดลบได้ อย่าลืมดูตารางการผ่อนชำระและรายการจ่ายเงินปันผลด้วย
5. กำไรทางบัญชีกับเงินสดจริงคนละเรื่องกัน
งบกำไรขาดทุนใช้เกณฑ์คงค้าง บันทึกเมื่อเกิดสิทธิหรือภาระ ไม่ว่าเงินจะเข้าออกจริงหรือไม่ ส่วนเงินในบัญชีสะท้อนเฉพาะเงินสดที่เคลื่อนไหวจริง เลยเกิดช่องว่างขึ้นได้ง่าย ตัวอย่างเช่น มีกำไร 3 ล้าน แต่ลูกหนี้ค้าง 1.5 ล้าน สต็อกเพิ่ม 8 แสน ซื้อเครื่องจักร 1 ล้าน ผ่อนหนี้ 7 แสน เงินสดสุทธิอาจเหลือน้อยมากหรือติดลบเลย
ถ้าอยากแก้ ควรติดตามงบกระแสเงินสดเป็นประจำ เร่งเก็บหนี้ บริหารสต็อกให้พอดี วางแผนการลงทุนและการกู้ยืมให้สอดคล้องกับเงินที่มี และสำรองเงินสดเผื่อฉุกเฉินอย่างน้อย 3-6 เดือนของค่าใช้จ่าย จะช่วยลดความเสี่ยงได้เยอะ
ระบบบัญชีที่เชื่อมข้อมูลขาย ซื้อ คลัง และการเงิน ช่วยให้เห็นรายการต้นทางและบันทึกบัญชีได้ต่อเนื่อง AccCloud ระบุว่าสามารถเชื่อมข้อมูลเข้าสู่บัญชีแยกประเภทและจัดทำรายงานกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสดได้ จึงช่วยให้ทีมไม่ต้องไล่ข้อมูลซ้ำจากหลายไฟล์ กำไรไม่ใช่เงินสด และเงินสดก็ไม่ใช่กำไร กำไรทางบัญชีบอกว่าธุรกิจสร้างผลตอบแทนจากการดำเนินงานได้หรือไม่ ส่วนยอดเงินในบัญชีธนาคารบอกว่าธุรกิจมีสภาพคล่องแค่ไหนในตอนนี้ เมื่อดูทั้งสองตัวเลขพร้อมกัน เจ้าของกิจการจะเห็นปัญหาเร็วขึ้นและวางแผนการเติบโตได้อย่างมั่นใจกว่าเดิม
